Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров.
· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительские расходы.
При выдаче денежных средств организация обязана:
· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3-х рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций.
К представительским расходам относятся затраты:
- по проведению официального приема представителей других организаций(завтраки,обеды)
-по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
-по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
· цель командировки;
· кто направляется в командировку;
· место командировки;
· срок командировки;
· какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
· условия командировки за пределами России;
· порядок оформления командировки;
· порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации.
Вместе с авансовым отчет сотрудник должен вернуть деньги в кассу. Оформляется приходник и делается запись дт50 кт71. Перерасход оформляется записью –дт71 кт50
Учет расчетов по прочим операциям. Для обобщения информации испл счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты следующие субсчета: 73.1«Расчеты по предоставленным займам», 73.2«Расчеты по возмещению материального ущерба»
На субсчете «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с персоналом организации по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).
Условия выдачи займов определяются организацией
Наиболее распространенные ограничения при выдаче займов:
- руководитель не имеет права без согласия собственников предоставлять заем одному лицу более установленного размера (например, определенной части чистой прибыли организации, или ее чистых активов, или размера уставного капитала и др.);
- устанавливается предельный срок, на который может быть предоставлен заем;
- ограничивается круг лиц, которые могут претендовать на предоставление займа.
Договор займа должен быть заключен в письменной форме.
Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, заем подлежит возврату организации досрочно.
Если займ, выданный работнику организации, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию на счет 91 «Прочие доходы и расходы» как внереализационные расходы организации.
На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Списание недостач и хищений за счет виновных лиц может быть произведено в следующих случаях:
· если граждане признаны виновными по решению суда;
· если граждане являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности;
Если факт недостачи зафиксирован, а работник добровольно не возмещает ущерб и не представляет заявление о согласии удержания суммы недостачи из заработной платы, то администрация вправе подать иск в суд.
При хищении, недостаче, умышленной порче (уничтожении) размер причиненного ущерба определяют исходя из рыночных цен.
Проведение аудита расчетов с персоналом организации по прочим операциям.
В качестве информации используются унифицированные формы первичной документации:
- приказы о приеме и увольнении сотрудников;
- инвентаризационные ведомости;
- акты о браке на производстве;
- кассовые документы;
- расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы.
Также в качестве источников информации используются:
- трудовые договора с сотрудниками;
- договора об индивидуальной и коллективной ответственности;
- договора о выдаче займов;
- банковские выписки и платежные документы на перечисление сумм по выданным займам;
- прочие документы.
Приступая к проверке, необходимо выяснить:
- правильно ли оформлены приказы, наличие подписей материально-ответственных лиц в приказах;
- правильно ли отражены на счетах бухгалтерского учета суммы указанные в расчете разницы между рыночной стоимостью и балансовой стоимостью недостачи материальных ценностей с учетом НДС;
- наличие первичных документов, оформляющих получение и возврат, изменение условий предоставления займов сотрудникам;
- наличие первичных документов, оформляющих начисление процентов по договорам займов сотрудникам;
- соответствие записей на счетах бухгалтерского учета (синтетического и аналитического) по расчетам с персоналом по прочим операциям;
- правильно ли выведены остатки на конец отчетного периода по счёту 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
По результатам проведенного аудита учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям аудиторская организация выражает мнение о достоверности ведения бухгалтерского учета по данным видам расчетов.
