Требования к тексту документа
Текст- главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку
правила оформления документов - по созданию, реорганизации, ликвидации организаций, предприятий (учредительные документы, протоколы собраний, приказы о реорганизации, сообщения о ликвидации и т. д.);
- по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- по распорядительной деятельности организаций, предприятий (приказы по вопросам основной деятельности, по распределению обязанностей между руководством и др.);
- по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. д.);
- по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия (акты, письма по вопросам основной деятельности, справки по вопросам основной и кадровой деятельности);
- по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий (заявления, приказы, докладные записки).
Речевой этикет в документе
Деловые документы содержат информацию, необходимую для стабильной работы любого предприятия. Она служит основой для принятия соответствующих управленческих решений. Во многих случаях документы выступают главным аргументом в разрешении спорных ситуаций.
Письмо - это обобщенное название документов с различным содержанием, пересылаемых почтой.
Исходя из своего назначения и содержания, письма разделяются на: гарантийные, инструкционные, информационные, коммерческие, рекламные, рекламационные, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы, письма-приглашения.
Как известно, встречают по одежке. Именно поэтому «одежка» вашего письма, а именно - бумага и конверт, должны быть безукоризненными. В противном случае ваше письмо рискует оказаться непрочитанным в корзине с макулатурой, какая бы ценнейшая информация в нем не содержалась. Это особенно актуально для писем, представляющих компанию, предлагающих продукты, товары, услуги, а также заявления о приеме на работу. Необходимо подобрать соответствующий конверт - плотный, непрозрачный, из белой бумаги, стандартного размера. Адрес на конверте обязательно должен быть виден из прозрачного окошка или напечатан блоком. Здесь не существует никаких строгих правил и ограничений. Если вам необходимо заказать услуги или товары, запросить какую-либо информацию, то и бумагу, и конверт можно выбирать не самые дорогие, но все-таки аккуратные и качественные.
Реквизиты документа
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие: 01- государственный герб РФ; 02- герб субъекта РФ; 03- эмблема организации или товарный знак; 04- код организации; 05- код формы документа; 06- наименование организации; 07- справочные данные об организации; 08- наименование вида документа; 09- дата документа; 10- распространенный номер документа; 11- ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12- место составления или издания документа;13- гриф ограничения доступа к документу; 14- адресат; 15- гриф утверждения документа; 16- резолюция; 17- заголовок к тексту; 18- отметка о контроле; 19- текст документа; 20- отметка о наличии приложения; 21- подпись; 22- гриф согласия документа; 23- виды согласования документа; 24- печать; 25- отметка о заверении копии; 26- отметка об исполнители 27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28- отметка о поступлении документа в организацию; 29- отметка для автоматического поиска документа.
Этикет делового письма.
В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использо¬вания этикетных средств остается неизменной. В значительной степе¬ни оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адреса¬та, о котором уже шла речь.
Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу. Еще А.С. Пушкин заметил в "Путешествии из Москвы в Петербург": "Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры".
Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.
За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.
