В конце 80-х годов ПКТБ АСУЖТ была создана автоматизированная информационная система организации перевозок грузов по безбумажной технологии с использованием электронной накладной (электронной дорожной ведомости) АИС ЭДВ. Она автоматизировала документооборот между участниками перевозочного процесса и клиентами за счет использования электронных документов сообщений при выполнении операций оформления договора перевозки, переадресовки груза и пересечение границы. Впервые на перевозку, оформленную в АИС ЭДВ велось электронная транспортная «ДОСЬЕ». Однако АИС ЭДВ обладала рядом недостатков, она не поддерживала современные технологии обработки данных. В АИС ЭДВ не предоставлялись некоторые важные функции, например система не давала место расположения груза во время перевозки, «помнила» только последнюю, произведенную с отправкой операцию, в ней не была реализована ЭЦП, которая является обязательным атрибутом электронных документов. Решить эту проблему можно созданием промышленной системы электронного документооборота ЭТРАН.
Основой для создания явилась:
- Электронный документооборот в режиме реального времени
- Автоматизация технологических циклов, включая электронное взаимодействие с клиентами
- Четкое закрепление полномочий должностных лиц «вертикали» ЦФТО по отношению к функциям системы
- Взаимодействие со смежными автоматизированными системами в рамках интеграционных проектов (ЕКАСУФР, ДИСПАРК, АСУТР)
В обобщенную систему электронного документооборота вошли следующие программные модули (подсистемы):
- Архивы электронных документов
- Маршрутизация документов – передача документов между пользователями системы, раньше каждый отправитель сам решал, кто будет следующим получателем документов. Перемещение документа между пользователями происходит по технологическому, строго описанному заранее маршруту
- Модуль поиска – обеспечивающий полнотекстовый поиск любого документа
- Модуль безопасности – обеспечивающий разграничение доступа к документам на основе использования электронной цифровой подписи.
Все перечисленные средства дали возможность создания единой интегрированной системы, упразднить рутинную работу по оформлению перевозочных документов, канцелярских отчетов, при этом существенно упрощена процедура приема и выдачи грузов, ликвидировано множество формальностей, например составление комплекта перевозочных документов, сопровождающих перевозку, учетно-технологические операции, составляются полностью в электронном виде. Главный принцип без документной грузовой и коммерческой работы состоит в том, что с момента подачи заявки поступление груза на жд и до момента выдачи грузополучателю вся необходимая информация находится в системе ЭТРАН.
Процесс перемещения по жд моделируется движением данных о грузе интегрированных с ЭТРАН системах. При этом строится глобальная (ГВЦ РЖД) и локальная (в территориальных ИВЦ) динамические информационные модели движения грузов.
Система ЭТРАН обеспечивает взаимодействие на пути следования каждой отправки с корпоративными системами ЕКА СУФР, процессинговый центр и единой модели перевозочного процесса
При осуществлении перевозки отправитель (экспедитор) вносит деньги в банк, в системе ЕКА СУФР фиксируется поступление денежных средств на счет. Осуществляется выделение лимита для перевозки, ГО подает заявку, которая согласовывается с РАВТО. После этого ГО готовит свою часть перевозочного документа. После получения разрешения происходит списание суммы провозной платы. Оформляется перевозочный документ подкрепленный подписями. После чего происходит зачисление провозной платы. Система ЭТРАН сообщает о факте отправки ЕМПП. Здесь же в ЕКА СУФР передается сообщение. А система ЕКАСУФР передает документ в систему ЭТРАН.
Все это фиксируется в ЕМПП. События, связанные с отправкой передаются в ЭТРАН. Стрелкой 15 фиксируется прибытие груза в ЭТРАН. Стрелкой 16 п о прибытию производится окончательный расчет провозной платы. Стрелка 17 – списание сумм начислений по прибытию. Стрелка 19 – составляется реестр операций по лицевому счету. Стрелка 20 эти же сведения передаются в систему ЭТРАН.
Перевозочный процесс сопровождают несколько десятков документов. Их можно разделить на 5 основных групп:
- Организационно-распределительные – заявки на перевозку, конвенционные распоряжения, распоряжения о перегрузе груза в другой вагон, переадресация груза
- Перевозочные документы - накладная, дорожная ведомость, корешок дорожной ведомости, квитанция, вагонный лист – они сопровождают отправку на всем пути следования до станции назначения, все они имеют электронную подпись и юридическую силу.
- Сопроводительные документы – используются для выполнения дополнительных операций с грузом – таможенный, санитарный, ветеринарный контроль, документы о качестве скоропортящихся грузов, ветеринарное свидетельство о перевозке животных, аварийный листок для разрядных грузов, гарантийный сертификат – все эти документы жестко структурированы
- Акты – общей формы, коммерческие, технические, акт экспертизы груза, акт о недосливе цистерн
- Служебные документы - это архив осуществленных перевозок, заполнение форм отчетности по выполнению грузовой и коммерческой работы, книги учета и регистрации уведомлений ГП, книги подачи вагонов под погрузку, сдаче груза и т.д.
