Документ – це основний вид ділового мовлення, що носить інформацію зафіксовану на матеріальному носії. Функцією документа є зберігання інформації в часі і просторі.
Основні вимоги до документа:
- Документ видається уповноваженим органом або особою, відповідно до компетенції.
- Не суперечити із законодавством
- Бути точним, достовірним і переконливим.
- Бути належно відредагованим та оформленним до чинних стандартім.
- Містить конкретні вказівки та пропозиції
- Бути придатним до тривалого зберігання.
Документи поділяються на:
- За способом фіксації інформації: а) графічні б) письмові в) фото документи г) фотодокументи
- За призначенням: а) організаційні документи б) розпорядчі в) інформаційні
- За назвою: автобіографія, резюме, протокол, характеристика, контракт, заява, тощо.
- За походженням: а) службові (стосуються діяльності установи) б) особисті (поза службовою діяльністю)
- За місцем складання: а) внутрішні (в межах установи\органу) б) зовнішні
- За формою: а) стандартні (типові) – документ складається за зразком б) індивідуальні в) високо стандартні-трафаретні
- За терміном виконання: а) не термінові (звичайні) б) термінові
- За ступенем гласності: а) несекретні б) секретні в) цілком секретні г) таємні
- За стадіями створення: а) оригінали б) копії (-відпуск, повна копія документу, - витяг, копія не всього документу, - дублікат, має юридичну силу ніж звичайні копії)
- За складністю: а) прості (містять інформацію з одного питання) б) складні (2 і більше питань)
- За терміном зберігання: а) тимчасового зберігання (від 3 до 10 років) б) тривалого зберігання ( 10 років і більше) в) постійного зберігання (не існує терміну)
- За технікою складання: а) рукописний б) відтворенні електронним способом.
