Задачи администрации:
-регистрация
-систематизация
-обработка информации о всех приходящих и уходящих денежных потоках в процессе эксплуатации недвижимости, включая составление отчетов согласно действующему законодательству.
Этот перечень дополняется инструкциями управляющего на тактическом уровне. Помимо этого для нужд информационного обеспечения управления на оперативном либо тактическом уровне производится сбор, систематизация и обработка информации, имеющая отношение к недвижимости и пользователю.
5 этапов административного управления:
1-инкассо
2-контроль за сменой жильцов
3-ведение и контроль расходов на обслуживание либо коммунальные расходы
4-составление отчетности
5-прочие
1-инкассо
Согласно договору аренды пользователи обязаны ежемесячно или ежеквартально вносить оплату за предоставляемое помещение. Арендная плата может облагаться или не облагаться НДС в зависимости от законодательства страны. Плата должна переводиться съемщиком на счет инвестора, либо управляющей компании в определенный момент времени. Перевод суммы может проводиться путем автоматического инкассо (автоматического списания со счета пользователя или путем оплаты посланной фактуры). Арендная плата, как правило, повышается на сумму аванса на обслуживание и в некоторых случаях на рекламу, которая потом учитывается при окончательном произведении расчетов с пользователем. Администрация следит за рассылкой фактур и контролирует получение оплаты или задержки по оплате
В случае неуплаты пользователю направляется предупреждение и, если необходимо , к должнику м.б. применимы дальнейшие санкции.
2-контроль за сменой жильцов
Окончание или заключение нового договора аренды происходит согласно установленной процедуре. С этими операциями сопряжен обмен информацией между пользователями управляющими фондами на тактическом уровне и некоторыми отделами управления на оперативном уровне, в частности администрацией, техническим или коммерческим отделами. Полученные данные обрабатываются и в дальнейшем используются для анализа и проведения консультации по вопросам политики управления.
3-ведение и контроль расходов на обслуживание либо коммунальные расходы
В договоре аренды указываются те услуги, выполнение которых управляющим на тактическом уровне приходится на пользователя. На основе сметы расходов определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс, который учитывается в регулярно проводимых расчетах с пользователем. Объем пакета оплачиваемых пользователем услуг варьируется в зависимости от сектора рынка и типа договора. Ежегодно проводятся расчеты всех расходов и внесенных авансов. Расчеты с пользователями ведутся на основе полученного сальдо. При этом расходы на администрацию по обслуживанию приходятся на счет пользователя. Т.о. к общим расходам добавляются проценты расходов на администрацию. Для получения относительных показателей используются данные анализа расходов, которые систематизируются по секторам, видам недвижимости и типу жилья.
4-составление отчетности
Информационным обеспечением управления на тактическом уровне служат данные оперативного управления, которые готовят технические и коммерческие отделы с необходимой обработкой всей финансово-экономической информации в форме периодических отчетов. Тоже касается управляющего на тактическом уровне перед управляющим портфелем и имущественного фонда (стратегический уровень). Такой отчет предоставляется ежеквартально, иногда ежемесячно по установленной форме.
Техническое управление
Это область оперативного управления недвижимостью включает в сея мероприятия, связанные с поддержанием недвижимости в рабочем состоянии, проведение плановых и внеплановых (т.е. по вызову ремонтных работ), проведение обновления и перепланировок, консультацию по техническим вопросам коммерческого отдела и консультацию по вопросам технического состояния недвижимости.
1 этап – ремонт по вызовам
2 этап – ремонт при смене съемщиков
3 этап – договоры о техническом обслуживании
4 этап – плановый ремонт
5 этап – коммерческий ремонт
1. Ремонт по вызовам (ремонт по жалобам пользователей)
Этапы
1. Жалобы анализируются с проведением осмотра места пришествия или без такового;
2. Необходимо определить, кто несет ответственность за неполадку;
3. За чей счет производится ее устранение, необходимо оговорение с пользователем.
2. Ремонт при смене съемщика
1. осмотр освобождаемого помещения техником-смотрителем;
2. составление протокола осмотра;
3. отчет должен быть представлен в технический отдел.
4.Плановый ремонт
Технический управляющий предоставляет сведения о ремонтной политике на тактическом уровне.
На основе этой политики управляющий на оперативном уровне получает указания по организации работ п содержанию комплекса. На их основе технический управляющий дает заключение о финансовом бюджете на проведение плановых ремонтных работ. Бюджет плановых работ составляется на основе акта осмотра недвижимости, при это составляется отдельный бюджет на предстоящий год и отдельно на длительную перспективу.
