Поняття інформація походить від латинського слова «informatio», що означає викладення, повідомлення, пояснення факту, явища, події. У процесі вивчення інформації враховуються закономірності її створення, перероблення й використання в різних сферах діяльності.
Інформацію як продукт виробництва та використання відрізняє передусім предметна сфера. Вона дуже різноманітна та поділяється за видами діяльності: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо.
Кожний вид інформації має свої технології оброблення, змістову цінність, форми представлення й відображення, вимоги до достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.
Предметом подальшого розгляду буде бухгалтерська інформація, особливостями якої є:
достовірність;
повнота;
цінність і актуальність;
ясність;
зрозумілість.
Економічна інформація (ЕІ) — це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами та колективом людей у виробничій і невиробничій сферах.
Вона кількісно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об’єкта через систему натуральних і вартісних показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сферах, органах управління. За допомогою економічної інформації можна простежити взаємозв’язки між ланками, напрями його розвитку та прийняття управлінських рішень. Іншими словами, економічна інформація — це дані, що використовуються в управлінні об’єктом.
Економічна інформація налічує багато різновидів. Відповідно до виконуваних функцій управління виокремлюють такі види інформації:
прогнозна — пов’язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів. Наприклад, прогнозований розмір прибутку;
планово-договірна — пов’язана з функцією планування та описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, обсяг випуску конкретного найменування продукції, кількість матеріалів конкретного найменування за договором.
облікова — пов’язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку та відбиває господарські процеси, які вже здійснилися, а також фактичний стан.
нормативна — пов’язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує витрати матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів і заділів. Наприклад, норми витрати матеріалу на виріб.
цінова — охоплює ціни, тарифи, розцінки (ціни можуть бути планові, фактичні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні).
довідкова — призначена для деталізації процесів, розшифрування та доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та адреса підприємства.
таблична — містить коефіцієнтні величини. Наприклад, розмір податку з оподаткованої суми заробітку.
Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення.
За технологією оброблення економічну інформацію поділяють на види:
первинна — інформація, що надходить до об’єкта. Первинна інформація — інформація, що виникає на початковій стадії процесу управління. Це сукупність початкових даних, потрібних для розв’язання задач;
внутрішня — інформація, що виникає у процесі господарської діяльності об’єкта;
зовнішня — інформація, що виникає за межами об’єкта;
змінна — інформація, що характеризується зміною своїх значень під час кожної її реєстрації. Використовується в одному циклі оброблення.
умовно-стала — інформація, що зберігає свої значення протягом тривалого часу;
необроблена — інформація, що в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну.
вхідна — інформація, що вводиться до оброблення;
похідна — інформація заново створена;
проміжна — інформація, що надходить для чергового оброблення. Проміжна інформація характеризується тим, що містить результати розрахунків, що використовуються для наступних розрахунків;
вихідна — видається наприкінці оброблення як кінцевий результат. Вихідна інформація утворюється як результат розв’язання задач і використовується для управління об’єктом і прийняття ефективних управлінських рішень.
31.1. Інформація і дані
Будь-яка діяльність людини базується на інформації. У контексті автоматизованої обробки інформації та інформаційних систем термін "інформація" має надзвичайно важливе значення і від правильної його інтерпретації залежить ефективність людино-машинних систем. У загальному розумінні інформація (від лат. informatio — роз'яснення) — це незвичайний ресурс, споживання якого не зменшує його кількості та якості. Вартість виробництва разом з витратами на збирання, зберігання, пошук і обробку інформації значна, тому величезну перевагу має колективне використання інформації. Отже, однією з головних цілей розробки інформаційних систем є полегшення колективного використання інформації.
Інформація невіддільна від процесу інформування користувачів, тому відомості стають інформативними, тобто перетворюються на інформацію, лише у разі їх новизни й достовірності, коли вони зменшують невизначеність з того чи іншого питання. На шляху від джерела до користувача інформація зазнає перетворень, в яких змістові аспекти повідомлень відходять на другий план. Інформація — це не будь-які відомості, вона несе щось нове, що зменшує наявну невизначеність. Інформація стає повідомленням, виражається певною мовою у вигляді знаків і може бути записана на матеріальному носії (повідомлення є формою передачі інформації). Інформація передається в канали суспільної комунікації.
Інформація — це відомості про навколишній світ (об'єкти, явища, події, процеси тощо), які зменшують міру наявної невизначеності, неповноти знань, відчужені від їх творця та які стали повідомленнями (вираженими певною мовою у вигляді знаків, у тому числі й записаними на матеріальному носії). їх можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншими способами (за допомогою умовних сигналів, технічних та обчислювальних засобів та ін.).
Обов'язкові атрибути інформації: наявність носія, джерела і приймача, а також каналів зв'язку між ними (рис. 1,1).
Рис. 1.1. Атрибути інформації
Процес насичення виробництва й усіх сфер життя і діяльності людини інформацією називається інформатизацією.
Наука, що вивчає властивості інформації, питання її збирання, зберігання, пошуку, опрацювання, перетворення, поширення і використання у різних сферах діяльності людини, називається інформатикою.
Говорячи про інформацію, мають на увазі її властивості, а саме:
1) інформація достовірна, якщо вона відображає істинний стан справ, не містить перекручень;
2) інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень;
3) інформація чітка й зрозуміла, якщо вона виражена мовою, якою спілкуються ті, для кого вона призначена;
4) цінність, якість інформації — це міра розширення, розвитку тезауруса (систематизованого словника понять із зазначенням смислових зв'язків між ними, тобто сукупності відомостей, які має у своєму розпорядженні користувач або система) сприймаючою стороною під час приймання та інтерпретації повідомлення, міра зниження стану невизначеності економічного суб'єкта, міра просування до мети;
5) адекватність інформації — це певний рівень відповідності, що створюється за допомогою отриманої інформації, образу реального об'єкта, процесу, явища та ін.
Таким чином, інформація має бути достовірною, переконливою, повною, точною, корисною, новою, оперативною та актуальною.
Дані — це інформація, подана у формалізованому вигляді, прийнятому для опрацювання автоматичними засобами за можливої участі людини (вхідні, вихідні дані, база даних тощо).
Виходячи з наведених визначень, співвідношення понять "інформація" і "дані" можна відобразити такою схемою (рис. 1.2):
Рис. 1.2. Співвідношення інформації та даних
Властивості інформації
Властивості економічної інформації:
o вхідна інформація, в основному, фіксується в первинних документах, які не завжди придатні для автоматичного введення в комп'ютерну пам'ять;
o ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для здобуття показників у різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;
o основна частина економічної інформації підлягає періодичному, регулярному оновленню;
o здобута вихідна інформація часто використовується як вхідна при подальших розрахунках;
o економічна інформація характеризується тривалістю збереження.
