Оскільки займенники не виражають конкретного значення, а виступають у ролі замінників членів речення, вказуючи на особу чи предмет, тому слід обережно вводити їх в текст. Це особливо стосується займенників третьої особи він, вона, воно і вказівних займенників цей, ця, це. Може виникнути неясність, якщо ці займенники співвідносяться за родом і числом з кількома іменниками. Найчастіше помилка полягає в тому, що з тексту не зрозуміло, якого слова стосується займенник, а це вносить у текст двозначність. Наприклад: 1) Коли Петренко познайомився з Степаненком, він (?) був уже начальником відділу. Хто був начальником відділу, Петренко чи Степаненко? Тому речення потрібно скласти так. Познайомившись з Петренком, Степаненко вже 90був начальником відділу. Або: Степаненко вже був начальником відділу, коли познайомився з Петренком.
Більшість ділових паперів оформляється від імені установи, підприємства, організаці ї . Проте, займенник ми в цій ситуаці ї опускається. Документи, як правило, починаються дієсловами у першій особі ножини: просимо…, надсилаємо…, повідомляємо… Особовий займенник ми використовується в документах для пом’якшення категоричності вимоги чи наказу. Паралельно вживається форма третьої особи: Дирекція просить…, завод повідомляє…, фірма надсилає…, дирекція повідомляє…, ректорат зобов’язує. . .Для підкреслення поваги, ввічливості в усному й писемному професійному мовленні вживається займенник Ви (у заявах, запрошеннях, офіційних листах, приватних листах, адресованих старшій за віком особі) : Прошу Вашого дозволу на поїздку…, Одержав Вашого листа. При займеннику Ви дієслово-присудок вживається у множині : Ви сказали, Ви повідомили.
Займенник Ви (Вам) (наприклад: Надсилаємо Вам для ознайомлення…) теж можна уникати, що створить загальне враження строгої об’єктивності викладу, типової для ділового стилю: Надсилаємо для ознайомлення.
Проте бувають ситуаці ї , в яких наявність чи відсутність займенників Ви, Вас, Вам, Вами змінює спрямування й тональність висловлювання. Так звороти типу пропоную з’явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до… виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовими займенниками Вам, Вас, Вами. Наприклад: Пропоную Вам з’явитись; Прошу Вас уточнити. Введення у текст особового займенника пом’якшує категоричність вимоги.
Якщо більшість документів оформляється офіційно від третьої особи і не містить займенника, то в особових документах чи при адресуванні певній особі вживається особовий займенник я (в автобіографіях, дорученнях, розписках) .
Займенник я в офіційно-діловому, науковому та публіцистичному (крім тих випадків коли є відтінок автобіографічності) стилях замінюється авторським ми з метою залучити слухача (читача) до участі в міркуваннях, а також, коли є потреба пом’якшити категоричність висловленого ( . . . у процесі дослідження ми прийшли до таких висновків) .
Дійова особа в реченні , виражена особовим займенником, повинна стояти у називному відмінку, а не в орудному: мною запроваджено – я запровадив, нами запропоновано – ми запропонували, ними переказано – вони переказали, вами доведено – ви довели.
Не рекомендується використовувати у документах вказівний займенник це при переліку. Наприклад, у такому контексті : Доповідачі говорили і про недоліки, і про досягнення. Це слід врахувати в подальшій роботі (з протоколу) . Незрозуміло, що слід врахувати: позитивне, чи негативне? 91Директор звільнив Петренка з займаної посади і призначив на його місце Остапенка. Це (?) рішення не схвалюють у колективі . Яке ж рішення не схвалюють у колективі , про призначення Остапенка чи про звільнення Петренка?
Присвійний займенник свій не вживається у діловому документі , оскільки він, як правило, дублює вже наявне у тексті слово. Наприклад: Петренко В.П. не справився зі своїми обов’язками диспетчера.Вживання присвійного займенника свій може, деколи, спричинити двозначність у тексті , наприклад: Представник митниці наказав депутатові віддати свій паспорт. У даному реченні займенник свій може стосуватися як іменника представник, так і іменника депутат. Тому щоб внести ясність, речення слід змінити: Представник митниці наказав, щоб депутат віддав свій паспорт.
Займенники усякий (всякий), будь-який, кожний є близькими (синонімічними) , але не тотожними за значенням. Займенник усякий вживається з відтінком узагальнення (У нашому класі є всякі учні) ; будь-який має значення такого, якому не віддається перевага у виборі , який завгодно на вибір (Мене влаштує будь-який квиток) . Кожний (кожен) – означає виділення будь-якого предмета з кола однорідних. Наприклад: Кожний документ в кінці року здається в архів.
У деяких випадках займенники усякий (всякий), кожний, будь-який можуть заміняти один одного без будь-яких смислових змін, наприклад: Кожна (або всяка) людина прагне бути щасливою; Президент зможе відповісти на будь-яке (всяке) запитання (заміна можлива) .
Паралельні форми означального займенника кожний і кожен використовуються в усіх стилях мови, але в офіційно-діловому мовленні надається перевага формі кожний.
Займенник усякий (всякий) вживається переважно у розмовному мовленні , та художньому стилі . Наприклад: У всякого своя доля і свій шлях широкий (Т.Шевченко) .
Займенник будь-який вживається у публіцистичному і науковому стилях. Наприклад: Сучасний Київ можна порівняти з будь-якою європейською столицею.
Займенник будь-який дуже часто під впливом російської мови замінюється прикметником любий. Наприклад: Завтра ми надамо вам любу (треба будь-яку) інформацію з питань, що належать до нашої компетенці ї.
Для уникнення зайвого паралелізму, у діловому мовленні перевагу слід надавати займеннику їхній, а не їх (від – вони) : їх обладнання – їхнє обладнання, надійшли їх пропозиці ї – надійшли їхні пропозиці ї , еалізовано їх продукцію – реалізовано їхню продукцію.
На означення особи перевага надається вживанню займенника який (-а, -і), а на означення предметів, дій, явищ – що: студент, який навчається…; юрист, який захищає…; контракт, що був підписаний…92Прикметник окремий іноді вживається замість неозначеного займенника деякий (окремі підприємства, окремі студенти) . Не можна забувати, що основне значення слова окремий – це «незалежний». Наприклад: Не виконали план окремі підприємства міста. Як зрозуміти цю фразу: деякі , певні чи самостійні , незалежні?
Російським прислівникам по-моему, по-вашему, по-нашему в українській мові відповідають особові займенники, що стоять у знахідному відмінку з прийменником на: На нашу думку, на Ваш розсуд, як на мене.
Неозначені займенники, зокрема ті , у яких є частки аби-, казна- , хтозна: абихто, казна-хто, хтозна-що, абиякий вживається у розмовному мовленні . Займенники будь-хто, будь-який, будь-що зустрічаються у художньому і публіцистичному стилях.
Не вживаються у документах і архаїчні форми вказівних займенників: тая, тую, ті ї , цяя, ці ї , теє, такая, такеє, отакий та інші , що надають мові експресивного забарвлення: І там степи, і тут степи, та тут не такі ї (Т.Шевченко) .
У документах вживаються тільки нормативні форми займенників: у чиїм – у чийому, мойого – мого, твойого – твого, сі – ці , цеї – цієї , сей – цей та ін. Перші приклади є розмовними, діалектними.
