У офіційних документах застосовуються різні типи скорочень. Усі ці скорочення повинні відповідати вимогам, закріпленим у словниках, інструкціях, статутах, довідниках (Словник скорочень в українській мові . – К. , 1988.)
У ділових документах вживаються складноскорочені слова (абревіатури) , та графічні скорочення. Скорочення у документах виправдані , оскільки вони передають ту саму кількість інформаці ї в скороченому слові меншою кількістю знаків, ніж у відповідному словосполученні . Наприклад, абревіатура ВНЗ несе в сім разів більше інформаці ї , ніж літера, що входить до складу співвідносного словосполучення (вищий навчальний заклад) .
Другою важливою причиною вживання значної кількості скорочень у мові ділових паперів є прагнення до економі ї місця, зменшення обсягу документа. Вживання абревіатур пояснюється також прагненням уникати повторення кількаслівних назв (наприклад: назва організаці ї наводиться один раз в адресі , штампі) .
Отже, абревіатури та графічні скорочення є одним із способів заощадження місця на папері , скорочення часу складання документа.
Абревіатура (від лат. скорочую) – іменник, утворений поєднанням початкових літер, звуків, частин слів, словосполучень. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в писемному мовленні . Наприклад: МВС, СБУ, СНД, міськком. В абревіатурах помітна тенденція до переходу у самостійні слова ( їх можна не розшифровувати, вони і так зрозумілі ) . Ці скорочення почали відмінюватись, мають форму роду, пишуться, переважно, великими літерами без крапок і дефісів (дефіс вживається тільки тоді , коли до буквених приєднуються ще й числові позначення на зразок ТУ-144, ІЛ-18) .Графічні скорочення мають ту ж мету, але призначені для зорового сприйняття. Наприклад: проф. – професор, див. – дивися, та ін. – та інші , і т. д. – і так далі . Вони вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі .
Залежно від правопису та способу творення прийнято розрізняти скорочення таких типів:
- Абревіатури ініціального типу (звукові , буквені) , що утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: МВС, СНД, неп, ДАІ, ДУМ та ін. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери (за винятком тих, котрі перетворилися на самостійні слова, наприклад, загс, вуз, неп) .
- Складноскорочені слова змішаного типу, які складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони за змішаним способом: міськвно, райвно, КамАЗ.
- Складноскорочені слова складного типу (складові абревіатури) , наприклад: радгосп, виконком, страйком; запчастини, ощадкаса, будматеріали; завкафедрою, завскладом.
- Запозичені з інших мов, наприклад: Бі -Бі -Сі , ФІФА, ЮНЕСКО, ФІАТ, напалм (згущене рідке паливо, що використовується у запалювальних авіабомбах, ракетах) та ін.
- Графічні скорочення, які використовуються на позначення посад, географічних понять, відрізків часу, кількісних визначень, назв міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів і т.п. Вони мають інші правила творення і оформлення:
а) після скорочення обов’язково ставиться крапка (крім випадків, коли наявна остання літера: р-н) , наприклад: м. (місто) , с. (село) ; обл. і т.п. Стандартні скорочення метричних мір пишуться без крапки після скорочення: м – метр, мм – міліметр, см – сантиметр, дм – дециметр, км – кілометр;
б) зберігається написання великої і малої літер, дефісів, що були у повній назві : півн. -сх. , Півн. -Крим. канал, див. , акад. Слова «оскільки», «таким чином», «тому що», «так званий» не повинні скорочуватись у документах. Назви наукових ступенів, звань, номенклатурні назви скорочуються безпосередньо тільки перед або після власної назви: доц. Петренко В. І. , інж. Захаров С.К, м. Запоріжжя;
в) використовується повторення початкових літер: тт, рр. ;
г) дробове написання: п/с (поштова скринька) , р/р (розрахунковий рахунок) , а/с (абонентська скринька) , н/р (навчальний рік) ;
д) не скорочуються слова на голосну (крім початкової) : укр. – український, пор. – порівняльний, о. – острів;
е) слово скорочується до першого або до останнього приголосного у складі . При збігові двох і більше різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного: мід. , мідн. (мідний) , висот. , висотн. (висотний) .
Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватись таких вимог:
- Скорочення повинне бути зрозумілим і легко розгортатися у повну назву. Тому бажано використовувати стандартні скорочення типу: ВВС – відділ внутрішніх справ, р-н – район, обл. – область.
- Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові . Наприклад: МТС (Московський театр сатири – міська телефонна станція) – невдале скорочення. Саме для того, щоб уникнути збігу, існують дві різні абревіатури: ДонНУ (Донецький національний університет) , ДНУ (Дніпропетровський національний університет) .
- Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті . Наприклад, скорочуючи слово юридичний формою юр., а другий раз юрид., ми порушуємо однотипність і однозначність документа.
- Скорочення, які є назвами установ, підприємств, організацій, а також марок виробів та ін. повинні писатися з великої літери: Мінвуглепром, Міносвіти, ТУ-15, ВАЗ-69.Якщо цифра стоїть після букв, вона поєднується через дефіс, якщо цифри перед буквами, тоді скорочене слово пишеться разом (Таурас 736Д) : у марках матеріалів цифрові значки й буквені скорочення пишуться завжди разом (сталь Б2, алюмінієвий сплав АЛ5) .
- Слово «рік» скорочується тільки при цифрах, залишаючи одну літеру р. (крапка обов’язкова), після кількох дат ставлять дві літери рр. (між ними крапка не ставиться) : 1992р. , 1997 - 1998 рр.
- Навчальний і фінансові роки пишуться через похилу риску, перший з двох пишеться повністю, другий скорочується на дві цифри, слово рік в цьому випадку пишеться в однині : у 1974/75 навчальному році .
- Знаки №, §, % у тексті ставлять тільки після цифр, причому у множині вони не подвоюються, наприклад: №16, § 7, 10, 17, 50-60 %.
- При посиланні у тексті на сторінки, малюнки, рисунки, креслення, таблиці , їх слід використовувати, якщо вони стоять при цифрах, наприклад: с. 8, мал. 4, таб.5. Знак № у таких випадках не ставиться.
- Скорочення типу P .S. (пізніше написане) , Р.P .S. не можна використовувати у офіційних документах, оскільки після підпису не дозволяється щось дописувати. Це властиво тільки приватній кореспонденці ї .
Абревіатури і графічні скорочення слід вживати у ділових паперах обережно, тобто необхідно використовувати загальновідомі скорочення, щоб у тексті не виникло двозначного розуміння слів
