Текст – основний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніша з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральний тон, повнота інформаці ї та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді , коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.Точним текст документа є тоді , коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиці ї або виконання прохань, викладених у документі .Текст складається з таких логічних елементів:
- Вступ – обґрунтовується причина укладання документа, викладається історія питання.
- Доказ – розкривається суть питання, докази, пояснення, факти, міркування, висновки.
- Закінчення – формулюється мета, заради якої складено документ (вимоги, прохання, пропозиці ї) .
Оскільки в документі викладаються найсуттєвіші ознаки, факти, то, мабуть, не завжди доцільно дотримуватися такої будови і штучно вводити три складники, оскільки це призводить до створення необґрунтовано об’ємних документів.
Текст документа, який складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи – складним.Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення,потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. Приклад прямого розташування логічних елементів:
Вступ: На обґрунтування претензі ї від 10.03.06 № 96 Вами надана копія акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.
Доказ: Для розгляду питання за суттю необхідне подання справжніх документів (оригіналів) .
Висновок: Тому просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.
При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:
Висновок: Просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06,
Доказ: оскільки для розгляду претензі ї за суттю вимагається подання справжніх документів (оригіналів) .
У зворотному порядку викладаються нескладні документи. Ними потрібно користуватися якомога рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на початок, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати його обґрунтування. Інакше документ важко сприймається, і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх) . Написати ж заключну частину так, щоб у ній була повністю розкрита мета складання документа, досить важко. Тому прямий порядок розташування логічних елементів більш прийнятний, особливо для підготовки великих за обсягом документів.Поділ тексту на логічні елементи є, звичайно, умовним прийомом, який допомагає виробити план документа і послідовно викласти зміст.Необхідно зазначити, що тексти документів можуть різнитися між собою за графічним оформленням, пунктуаційним (знаковим) вираженням, за способом синтаксичної організаці ї мови. За названими ознаками оформлення виділяють такі типи текстів документів:
- Традиційний лінійний запис зв'язної мови (наприклад, текст заяви, характеристики тощо) .
- Трафаретний – це традиційний лінійний запис, але з пропусками, які заповнюються пізніше (наприклад, текст довідки) .
- Анкетний – текст розташований вертикально у вигляді «запитань» і «відповідей».
- Табличний – зміст подається в цифровій чи словесній формі і викладений у рубриках вертикальної й горизонтальної площини (наприклад, текст залікової книжки) .
- Комбінований – сполучення різнотекстових елементів.При підготовці тексту слід дотримуватися таких правил.
Правила:
- Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
- Текст документа викладається від третьої особи, наприклад: Підприємство звертається…, ректорат клопочеться…, деканат зобов’язує. . ., колегія ухвалила… Від першої особи викладаються заяви, автобіографі ї , доповідні й пояснювальні записки, накази.
- Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій (наприклад: Я дуже Вас прошу надати мені матеріальну допомогу) . В управлінській документаці ї не повинно бути особистого моменту (суб’єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа) . Тон службового документа має бути нейтральним.
- Вживати стійкі (трафаретні ) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту: У зв’язку з проведенням…, доводимо до Вашого відома, що…, відповідно до Вашого прохання…, відповідно до постанови Міністерства…, у зв’язку з вказівкою…, з метою успішної роботи…, відчуваючи гостру необхідність…Такі стійкі словосполучення і стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань, наприклад: Доводимо до Вашого відома, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ «Славутич»; Нагадуємо Вам, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ «Славутич».
- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення для скорочення тексту документа і для обґрунтування причини: враховуючи…, вважаючи…, беручи до уваги…, розглянувши…, керуючись…
- Вживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. Наприклад, досить широко вживаються у діловому мовленні неправильні конструкці ї типу прийняти заходи (потрібно – вжити заходів) , прийняти участь (потрібно – брати участь або взяти участь) , повістка денна (потрібно – порядок денний) , згідно наказу (потрібно – згідно з наказом) .
- Вживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові ; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт ді ї . Наприклад: Асоціація використовує кошти, що надходять, на розгляд загальних зборів членів асоціаці ї. Прямий порядок членів речення порушується (присудок іде попереду підмета) , коли потрібно виділити якусь частину інформаці ї або коли логічний наголос падає на саму дію. Наприклад: У випадку зміни покупцем рознарядки на постачання продукці ї , постачальникові надається право вимагати у нього виставлення акредитива для попередньої оплати вартості продукці ї . У реченні «Завтра відбудеться засідання вченої ради університету», наголошується на часі проведення заходу.8. Заміняти складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
- Досить часто у діловому мовленні вживаються складнопідрядні речення, як правило, для висловлення причинно-наслідкових зв’язків ( із сполучниками що, який, якщо, за умови, внаслідок того, щоб, де, як).
- Активна форма дієслова замінюється на пасивну, наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій. Потрібно: Вами ще не висловлені пропозиці ї . Ви не виконали умови контракту – Вами не виконані умови контракту. Мета пасивних структур – наголосити на ді ї , а не на суб’єкті ді ї , а також уникнути категоричності (питання розглядається; справу передано; факти встановлено) . Якщо потрібно вказати на конкретного виконавця, то тоді потрібно вживати активну форму. Наприклад: Наша фірма повністю виконала умови контракту.
- Вживати інфінітивні конструкці ї : запровадити стандарти, запропонувати умови, створити комісію, надати допомогу, забезпечити виконання. Найбільше таких конструкцій у постановах, наказах, розпорядженнях.
- У розпорядчих документах потрібно вживати мовні конструкці ї наказового характеру: наказую, пропоную, вимагаю, зобов’язую.
- Уникати необґрунтованого вживання займенників, а в деяких випадках замінювати займенники іменниками, наприклад: Прошу Вас надати мені грошову допомогу у зв’язку з моїм скрутним матеріальним становищем. – Прошу надати грошову допомогу у зв’язку зі скрутним матеріальним становищем.
- Використовувати традиційні складноскорочені слова й абревіатури, які вживаються у справочинстві , наприклад: р-н, обл. , м.
- Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, Вельмишановний, Високошановний, Високоповажний.Дотримання цих правил допоможе виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.
