2. Поняття і зміст документообігу. Категорії установ за обсягом документообігу та форми організації діловодства.

 Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи.

Документообіг – це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання.

Головна вимога – проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці. Слід дотримуватися таких принципів: 1) безперервність – в роботі діловодних 4 структур не повинно бути простоїв чи «завалів»; 2) спеціалізація – документи мають відображати зміст роботи того закладу, де функціонують; 3) ритмічність – заклад має функціонувати у чіткому і злагодженому режимі; 4) пропорційність – всі підрозділи мають бути однаково навантажені у роботі з документами; 5) паралельність – робота з документами в різних структурах має вестись паралельно: розгляд, оформлення, погодження, тиражування; 6) прямоточність – кожен документ має потрапити тій особі або у той структурний. підрозділ, де буде далі опрацьований; 7) оперативність – чітка і швидка робота з документами.

Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.  Документообіг складається з 3-х документопотоків: документопотік (далі – ДП) вхідних, вихідних і внутр. документів.

ДП вхідних документів – це рух документів, які надійшли в організацію від ін. установ.

ДП вихідних документів – це рух документів, які складені в організації для використання їх ін. організаціями.

ДП внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства.

Обсяг документообігу установи – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). За одиницю обліку береться документ.

Вхідні документи аналізують за кореспондентами – авторами документів: 

- документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення; 

- документи підвідомчих установ – первинна планова, звітно-облікова документація та різноманітні запити; 

- документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних дій; 

- звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян. Аналіз вхідних документів за кореспондентами-авторами використовується для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування (адреси, телефони, прізвища, імена, по батькові, посади керівного складу).

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи: 1) внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в її межах; 2) вихідні, які після створення надсилають до інших установ. 

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії: 1 категорія — установи з обсягом документообігу більше 100000 документів на рік; 2 категорія — від 25000 до 100000 документів на рік; 3 категорія — від 10000 до 25000 документів на рік; 4 категорія — до 10000 документів на рік.

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. Централізована форма діловодства застосовується, як правило, в установах із незначним і середнім обсягом документообігу – до 40-60 тис. документів на рік. При децентралізованій формі організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів, оскільки документація установи не становить єдиної системи. Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. При змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво.

При визначені форми організації роботи з документами для конкретного підприємства (установи) необхідно враховувати наступні фактори: 1) обсяг документообігу; 2) характер діяльності підприємства та його територіальне розміщення; 3) структуру підприємства та його підрозділів; 4) технічну оснащеність та кваліфікацію керівників, спеціалістів та технічних виконавців.