Производственный цикл туристской организации
Приобретенные на различных условиях материальные и нематериальные ценности позволяют туристской организации приступить к непосредственному производству продуктов и услуг. Производство туристских продуктов и услуг является циклическим. Так, сначала заготавливаются материальные и нематериальные ценности, которые нужны для производства и реализации продуктов и услуг. Часть выручки от реализации продуктов и услуг опять затрачивается на закупку ценностей (таким образом, цикл повторяется), другая часть идет на оплату налогов, а оставшаяся сумма образует прибыль, которую туристская организация расходует по своему усмотрению.
Рассмотрим традиционный производственный цикл, состоящий из трех процессов: заготовления, производства, реализации. Необходимо помнить, что процессы производства и реализации в туризме разграничены условно.
Заготовление — это процесс приобретениятоварно-материальных и нематериальных ценностей, необходимых для осуществления деятельности туристской организации. К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относят различные виды материалов, тары, запасных частей и др., входящих в состав оборотного капитала туристской организации и образующих ее запасы. Нематериальные ценности — это различного рода услуги (водоснабжение, отопление, электроснабжение и др.), образующие кредиторскую задолженность организации. В любом случае задачей заготовления является своевременное и бесперебойное обеспечение организации средствами производства при использовании эффективной и рациональной схемы их закупки.
В современных условиях хозяйствования заготовление в туризме базируется на следующих принципах коммерческой логистики:
минимизации затрат на заготовление, сопряженной с выбором более дешевого вида транспорта, сокращением уровня запасов, содержанием меньшего числа складов и обслуживающего персонала;
координации деятельности участников движения материальных потоков (производителей, посредников, потребителей) в целях сокращения сроков движения материальных и нематериальных ценностей, что позволяет установить более низкие цены на реализуемые услуги и получить большую прибыль за счет привлечения большего числа потребителей;
выборе инструментов заготовления в зависимости от характера производства, масштабов туристской организации, а также специфики организации производства и управления;
оснащении современными информационными технологиями
процесса заготовления.
Эти принципы позволяют туристской организации наилучшим образом подготовиться к процессам производства и реализации услуг и определяют состав операций процесса заготовления, который традиционно включает следующие операции:
1)определение состава, классификация и индексация товарно-материальных и нематериальных ценностей, необходимых туристской организации;
2)определение потребности туристской организации в ТМЦ и нематериальных ценностях, нормирование их расходов и запасов;
3)выбор поставщиков материальных и нематериальных ценностей;
4)снабжение;
5)организация складского хозяйства.
1. Определение состава, классификация и индексация товарноматериальных и нематериальных ценностей, необходимых туристской организации для выполнения заданного объема производства туристских услуг. Современные туристские организации испытывают потребность в ТМЦ широкой номенклатуры и ассортимента. В целях удешевления производства, поиска новых ТМЦ, позволяющих улучшить свойства и качество туристских услуг, оздоровления условий производства в организации необходимо осуществлять классификацию используемых ТМЦ. Эта работа нужна и для совершенствования системы оперативного и бухгалтерского учета. В основе классификации лежит группировка товарно-материальных ценностей по однородности характерных признаков с последующим разделением на разделы, подразделы, виды и т.д. Каждому из разделов присваивается свой индекс по десятичной системе.
Классификация ТМЦ служит отправной точкой для нормирования их расхода по каждой позиции номенклатуры.
2. Определение потребности туристской организации в товарноматериальных и нематериальных ценностях, нормирование их расходов и запасов. Прежде чем принять решение о закупке, туристская организация исследует рынок ТМЦ и определяет потребность в них согласно номенклатуре. Потребность планируется по всей номенклатуре в стоимостном и натуральном выражении. Объемы и сроки поставок материалов на предприятие определяются режимом их производственного потребления, создания и поддержания уровня производственных запасов.
Существует три базовых метода определения потребности в ТМЦ:
метод прямого счета, основанный на программе выпуска услуг и нормах расхода ТМЦ на единицу услуг;
метод прогнозирования потребности на основе вероятностного прогноза с учетом потребностей за прошлые периоды;
опытно-статистическаяоценка,которая основывается на использовании данных о фактическом расходе ТМЦ за
прошлые периоды с учетом изменений структуры и объемов производства туристских услуг.
Выбор метода зависит от особенностей ТМЦ, условий их потребления и наличия данных для проведения необходимых расче- тов. В любом случае необходимо стремиться к сбалансированности между фактической потребностью в материальных ресурсах и источниками ее покрытия.
Туристская организация может испытывать потребность в материалах на следующие цели:
производство услуг (Рï);
внедрение новой техники и технологий (Рíò);
ремонтно-эксплуатационныенужды (Рðý);
образование переходящих запасов (Рç). Источниками покрытия потребности могут быть:
ожидаемые остатки на начало планового периода (Оîæ);
мобилизация внутренних ресурсов (Мâí);
приобретение и завоз материалов со стороны (Зñ).
Таким образом, материальный баланс туристской организации может быть представлен формулой
Рп+ Ррэ+ Рнп+ Рз = Оок+ Мвн+ Зс.
Приведенный баланс является инструментом управления движением материальных ресурсов в туристских организациях. Потребности, представленные в балансе, нормируются, что позволяет туристской организации составить план снабжения, рассчитать себестоимости услуг и разработать стратегию экономного использования материальных ресурсов.
Особое внимание в практике нормирования расхода ТМЦ обращено на нормирование их запаса. Объем запаса должен обеспе- чивать туристской организации устойчивую, стабильную работу в течение определенного времени и при этом не оказывать ощутимого воздействия на оборачиваемость вложенных в них оборотных средств. Такой подход будет способствовать рациональной организации производственного процесса и экономному ведению хозяйства.
3. Выбор поставщиков материальных и нематериальных ценностей. Поставщиками материальных ценностей для туристских организаций являются транспортные и складские предприятия, магазины, а также коммерческие посредники. Они непосредственно или косвенно предопределяют материальные потоки в сфере обращения при установлении хозяйственных связей и выборе доставки материалов конкретным туристским организациям. Поставщики нематериальных ценностей (услуг) для туристских организаций — это преимущественно предприятия, предоставляющие коммунальные услуги: освещение, отопление, водоснабжение и др.
Выбор поставщиков является основой создания устойчивой базы снабжения туристской организации. Решение разместить заказ у конкретного поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять заказчика по качеству и объему поставляемой продукции (услуг), условиям ее доставки, цене и уровню обслуживания, т.е. следует учитывать: его техническое состояние, развитость инфраструктуры, финансовое положение, трудовые отношения и местонахождение.
Решения о выборе можно рассматривать как выбор в условиях неопределенности, что сопряжено с достаточно высоким риском. Риск будет возрастать при закупке неизвестных материальных и нематериальных ценностей. Поэтому следует обращаться к дополнительным источникам информации: каталогам, торговым журналам, различного рода рекламным объявлениям и Интернету. Это свидетельствует о том, что выбор нужного поставщика среди многих представляет непрерывный процесс отслеживания их деятельности.
Обычно организации-заказчикиразбивают поставщиков на две группы. В первую входят новые поставщики, надежность которых еще не проверена,во-вторую— те, что уже зарекомендовали себя в прошлые годы. Поставщики постоянно оцениваются с формальных и неформальных позиций. Неформальная оценка складывается в процессе личных контактов с поставщиком. Формальная оценка, как правило, является предварительной и осуществляется посредством определения рейтинга поставщиков на основе балльной системы оценки по ряду факторов. Поставщики с высоким рейтингом могут быть вознаграждены дополнительными заказами, а те, чей рейтинг оказался низким, либо потеряют часть заказов, либо от их услуг могут полностью отказаться.
Следует отметить, что большинство туристских организаций наблюдают за деятельностью не только существующих поставщиков, но и потенциальных. Для проверки деятельности последних часто необходимы значительные затраты времени и средств. При оценке потенциальных поставщиков наиболее важным фактором являются технические характеристики этих организаций. Наряду с техниче- скими характеристиками следует провести исследование относительно финансового состояния, сложившейся репутации, качества поставляемой продукции и обслуживания, надежности поставок и обоснованности цен.
После того как туристская организация выбрала поставщика, ей необходимо установить контакт с ним. Политика туристской организации в отношении условий поставок охватывает вопросы, связанные с формой оплаты за поставленные ТМЦ, предоставлением различного рода скидок, кредита и т.д. Условия поставок оговариваются в контракте между поставщиком и туристской организацией. Так, в соответствии с договором поставщик, как правило, обязан упаковать ТМЦ, нести коммерческий риск и расходы по их транспортировке до места передачи покупателю. В свою очередь, туристская организация должна принять прибывшие ТМЦ и оплатить их стоимость. Грамотно составленный договор позволяет организациям избежать конфликтов в дальнейшем при фактическом осуществлении сделок.
4. Снабжение. Это непосредственная покупка товарноматериальных и нематериальных ценностей туристскими организациями, связанная с подготовкой и ведением деловых переговоров, юридическим оформлением сделок и контролем за их исполнением.
В зависимости от системы обеспечения и особенностей движения материальных ресурсов от поставщиков к туристским организациям различают транзитную и складскую формы снабжения.
Транзитное снабжение — это доставка ТМЦ в момент обнаружения потребности в них. Такая форма снабжения позволяет организации экономить на складских запасах и имеет относительно высокую скорость поставок. Однако транзитное снабжение может вызвать серьезные перебои в производственном процессе при неблагоприятном стечении обстоятельств (например, при обнаружении потребности в ТМЦ в выходные дни).
Складское снабжение обеспечивает комплексность поставок и наличие минимальной потребности в ТМЦ, что позволяет избежать сбоев в производственном процессе. Однако снабжению этой формы свойственны дополнительные издержки, связанные со складскими операциями по погрузке, выгрузке и хранением ТМЦ.
Целесообразность внедрения на предприятии снабжения одной из названных форм зависит от интенсивности производственного процесса и объемов реализации туристских услуг. Избранная форма определяет особенности организации складского хозяйства.
5. Организация складского хозяйства. Функции складского хозяйства сводятся к приемке, хранению, учету, подготовке к отпуску и передаче ТМЦ.
Подготовка к приемке материалов на складе состоит из определения места складирования груза, осуществления приемносортировочных операций, обеспечения наличия контрольных и весоизмерительных приборов и приспособлений. В современных условиях невыгодно приобретать ТМЦ в больших количествах и держать их на складе в виде запасов, поэтому туристские организации обычно приобретают ТМЦ по мере необходимости в магазинах, на оптовых базах, у частных лиц.
Поступающие ТМЦ подвергаются входному контролю, в ходе которого выявляется их соответствие сопроводительным документам по массе, объему, количеству, характеристикам, установленным техническими условиями, стандартами, образцами. Результаты входного контроля заносят в акт приемки материалов, а в случае невыполнения договорных условий, обнаружения порчи, недостачи, нарушения целостности упаковки, отсутствия пломб составляется акт претензий с предъявлением транспортным организациям или поставщикам.
Качественная организация названных операций в составе процесса заготовления приводит к конкретным экономическим результатам: сокращению производственного цикла, уменьшению запасов материальных ресурсов и повышению конкурентоспособности туристской организации и ее услуг.
