Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности. К ним относятся издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание Совета директоров (Правления) или иного руководящего органа налогоплательщика
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:
§ представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
§ участников совета директоров или другого руководящего органа;
В частности, к представительским расходам можно отнести:
§ расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
§ транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
§ буфетное обслуживание во время переговоров;
§ услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.
К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.
Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.
Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.
Учет представительских расходов в бухгалтерии
Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.
Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.
Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определенииналоговой базы при расчете налога на прибыль. Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на зарплату, берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.
Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.
