http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_7/5/5_R1_T1.html
В основу ИС БУ положены три фазы обработки:
1-я фаза — первичный учет:
· составление первичных бухгалтерских документов;
· обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета.
Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.
Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.
2-я фаза обработки:
· составление проводок;
· их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.
Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс.
3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета:
· отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги;
· баланса;
· форм финансовой отчетности.
В условиях применения различных видов электронно-вычислительной техники, периферийных устройств, ориентации предприятий на совершен- ствование управления и развитие рыночной экономики АФБУ получает все более широкое распространение. АФБУ основана на следующих методологических принципах [2]:
1. Сохранение метода двойной записи при отражении хозяйственных операций. Одновременная запись производимой хозяйственной опе- рации по дебету и кредиту корреспондирующих счетов способствует систематизации хозяйственных операций и обеспечивает действен- ный контроль за правильностью отражения их на счетах бухгалтер- ского учета.
2. Разукрупнение объектов учета (единиц наблюдения), что дает воз- можность получать информацию не только по объекту в целом, но и по отдельным его частям: по конкретному поставщику материалов, конкретному покупателю продукции и т. п. Это особенно важно в условиях развития рыночных отношений, когда большое внимание администрации уделяется не только результатам деятельности сво- его предприятия, но и других предприятий, фирм и т. д.
3. Обеспечение автоматического ввода различных данных о хозяй- ственных операциях (исходной информации) в ЭВМ с документов, через систему периферийного оборудования (различные счетчики, датчики и др.). При этом необходима ориентация на ввод минимального количества пер- вичной (исходной) информации, которая бы в максимальной степени удов- летворяла потребности различных пользователей информации.
4. Обработка на ЭВМ первичной (исходной) информации хозяйственных операций с помощью разных программ с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информации.
5. Получение на основе обработки информации сформированного банка данных, использование которого на разных уровнях управления создает перспективу обеспечения ведения учета в запросно-ответном режиме исхо- дя из потребностей пользователя в информации.
6. Дифференциация объемов учетной информации по объектам управле- ния и обеспечение ее совместимости и взаимосвязи, что достигается приме- нением системы группировочных показателей и признаков (например, группировочный признак — номенклатурный номер материала, табельный номер работника предприятия, номенклатурный номер вида продукции, код склада материалов, код цеха основного производства и т. п.). Этот принцип означает также, что из общего объема показателей разным пользователям нужна различная информация для подготовки, обоснования и принятия со- ответствующих управленческих решений (так, руководителю предприятия для управления нужны сведения о ежедневном объеме реализованной про- дукции, о поступлении оплаты за нее, о наличии средств предприятия на счетах в банках и др.; бригадиру участка необходимо располагать данными о наличии материалов на каждом рабочем месте, количестве выработанной продукции за смену, численности рабочих, занятых в каждую смену и т. п.).
7. Обеспечение условий для автоматического исчисления себестоимости продукции по ее конкретным видам, а также по видам выполняемых работ, оказываемых услуг.
8. Обеспечение выдачи информации, необходимой для составления всех видов отчетности (месячной, квартальной, годовой) и оперативного управ- ления предприятием.
9. Обеспечение согласованности всех видов учета: бухгалтерского, опе- ративно-технического и статистического.
Соблюдение перечисленных принципов позволяет создать эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета, ориентированную на возможности различных ЭВМ, автоматизированных систем, отвечающую потребностям управления и рынка.
Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям экономической информации образует информационный процесс бухгалтерского учета. В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа. На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется "документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы". Второй этап предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название "обобщение учетных данных и формирование учетных регистров". Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап носит название "завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности". Технологический процесс (ТС) – совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю. Остановимся кратко на особенностях выполнения процедур преобразования информации. 1. Сбор и регистрация данных. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т.д. Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация – это фиксация информации на материальном носителе: документе, машинном носителе. 2. Ввод информации в компьютер. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета. 3. Хранение и накопление информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах. С хранением информации связана такая процедура, как поиск данных, т.е. процедура выборки нужных данных по запросу пользователем. 4. Обработка экономической информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации. В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.
