В последние годы отмечается устойчивый интерес к компьютерным интегрированым системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием. На современном этапе руководителю важно иметь информацию не только о достигнутых успехах, но создавать на предприятии комплексные информационные системы, позволяющие ему осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия – отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы за короткие промежутки времени; сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми.
Исходным стандартом, появившимся в 70-х годах, был стандарт MRP (Material Requirements Planning), включавший только планирование материалов для производства. Основная концепция MRP в том, чтобы минимизировать издержки, связанные со складскими запасами. В основе этой концепции лежит следующее понятие – Bill Of Material (BOM – спецификация изделия, за которую отвечает конструкторский отдел), который показывает зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и пр. в зависимости от плана выпуска готовой продукции. При этом очень важную роль играет время. Для того чтобы учитывать время, системе необходимо знать технологию выпуска продукции. На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки осуществляется расчет потребностей в материалах, привязанный к конкретным срокам.
Однако у MRP есть серьезный недостаток. Его суть в том, что, рассчитывая потребность в материалах, не учитывают производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы и т.д. Поэтому возникла концепция MRP II (Manufacturing Resource Planing – планирование производственных ресурсов). MRP II позволял планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д.).
Впоследствии концепция MRP II развивалась, и к ней постепенно добавлялись возможности по учету остальных затрат предприятия – появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия). Стандарт ERP позволил объединить все ресурсы предприятия, таким образом, добавляя управление заказами, финансами и т.д. Сейчас практически все современные западные производственные системы и основные системы управления производством базируются на концепции ERP и отвечают её рекомендациям, которые вырабатываются американской общественной организацией APICS, объединяющей производителей, консультантов в области управления производством, разработчиков программного обеспечения.
Самый последний по времени стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) охватывает также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техзадание, поддержка заказчика на местах и пр. Таким образом, если MRP, MRP-II, ERP ориентировались на внутреннюю организацию предприятия, то CSRP включил в себя полный цикл от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Основная суть концепции CSRP в том, чтобы интегрировать заказчика в систему управления предприятием. То есть не отдел сбыта, а сам покупатель непосредственно размещает заказ на изготовление продукции – соответственно сам несет ответственность за его правильность, сам может отслеживать сроки поставки, производства и пр. При этом предприятие может очень четко отслеживать тенденции спроса и т.д.
Как же понять, какая именно система подходит для конкретного предприятия? Для малых предприятий, торговых фирм и компаний, предоставляющих услуги по соотношению цена/качество наиболее подойдут финансово-управленческие системы, так как основные решаемые ими задачи – это бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами. Финансово-управленческие системы могут быть использованы и на небольших производственных предприятиях, если процесс производства не сложен.
Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Внедряя систему электронного документооборота, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:
- повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений и отдельных сотрудников;
- автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
- обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации и знаниям;
- протоколирование деятельности организации в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений и т.д.;
- сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
- упрощение и удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.
Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.
По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:
· Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
· Электронные архивы. Это системы с развитыми средствами хранения и поиска информации. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
· Workflow-системы. В центре таких систем – бизнес-процессы, которые они и автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
· ЕСМ-системы. Это комплексные системы управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление документами; управление образами документов (Document Imaging); управление записями; управление потоками работ (Workflow); управление веб-контентом (WCM); управление мультимедиаконтентом (DAM); управление знаниями (Knowledge Management); управление коллективным взаимодействием (Collaboration).
Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов систем электронного документооборота.
ЭОС предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых вы можете подобрать оптимальное решение:
· «ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота.
· EOS for SharePoint - система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point.
· eDocLib - универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.
· «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.
- Среди CRM-систем с внедренными возможностями строить бизнес-процессы можно назвать:
Terrasoft CRM (bpm’online) – система для маркетинга, продаж и сервиса, с возможностью моделирования и автоматизации внутренних бизнес-процессов компании.- Microsoft Dynamics CRM, которая «позволяет снижать расходы и увеличивать прибыль путем организации и автоматизации бизнес-процессов, что способствует повышению удовлетворенности и лояльности клиентов по всем направлениям — маркетинг, продажи и обслуживание».
- 1С:CRM, в которую встроен инструментарий BPM, что позволяет «разработать и использовать в компании бизнес-процессы любой сложности».
Списки можно продолжать.
- Что касается самих BPMS (современные системы управления бизнес-процессами), они выделяют отдельные специализированные решения: СRM на базе BPM, ECM на процессном движке и так далее. Либо формируют продуктовую линейку в отраслевом ключе (бизнес-процессы телекоммуникационной компании, бизнес-процессы торговой организации и т.п.)
ELMA – система управления бизнес-процессами, на базе которой реализованы приложение для организации электронного документооборота ECM+, решение для автоматизации процесса работы с клиентами CRM+ и ряд других решений.- NAUMEN – предлагает решения для автоматизации контакт-центров, управления закупками, документооборота и другие продукты.
- Serena Business Manager (SBM) – предлагает «портфель решений для различных отраслей и типовых услуг». В частности, документооборот в организации; управление поручениями и другие решения.
BPMS, автоматизирующая процессы взаимоотношений с клиентом
Что касается функционала BPMS, эти системы выводят процесс работы с клиентом за рамки отдела продаж, подключая к нему другие отделы компании. По аналогии со схемой, в которой мы рассматривали документооборот, продажа – не финал процесса работы с клиентом. Результатом будет оперативно доставленный клиенту товар. Процесс изначально выстраивается как слаженная работа производства, отдела закупок, склада, отдела продаж, бухгалтерии, службы доставки и т.п.
Кроме этого, использование BPM-системы позволяет учесть, что эффективность процесса работы с клиентом зависит от ряда других, внутренних бизнес-процессов компании, которые также должны сработать без проволочек – например, чтобы на производстве было сырье, на складе вовремя пополнялся запас. Без этого, риски того, что заявленное качество и сроки обслуживания клиентов окажутся под угрозой срыва, всегда остаются.
Понятие автоматизированной системы управления персоналом
HRM (Human Resource Management) в переводе с английского означает «управление человеческими ресурсами». Это комплексная автоматизированная система управления персоналом с расширенными функциональными возможностями. Она обрабатывает большой объем бизнес-процессов, расчетных и аналитических операций, которые касаются всех аспектов «жизни» сотрудника в компании: от расчета заработной платы до профессионального роста и развития карьеры. У термина HRM есть синонимы: HCM (Human Capital Management) и WFM (WorkForce Management). В русском языке, как правило, говорят «системы управления персоналом».
HRM-системы созданы для решения двух основных задач:
· упорядочить расчеты и учет операций, связанных с управлением персоналом;
· снизить потери, связанные с движением кадров.
HRM-системы условно разделяют на три уровня. Они определяются степенью автоматизации процессов:
· Системы первого уровня. Решения, разработанные для автоматического расчета заработной платы. Это типовой продукт с ограниченной функциональностью, дальнейшая настройка которого невозможна, а круг потенциальных пользователей крайне узок.
· Системы второго уровня. Более развитые решения, позволяющие автоматизировать кадровый учет. Они обеспечены неплохим функционалом для ведения грамотной кадровой политики. Программные продукты этого уровня можно дополнять.
· Системы третьего уровня. Наиболее прогрессивные решения, которые, кроме расчета заработной платы и учета кадрового движения, позволяют разрабатывать индивидуальные программы обучения специалистов, составлять «портреты», планировать продвижение и проводить аттестацию.
Программы третьего уровня могут быть самостоятельным продуктом, но чаще всего они входят в систему комплексной автоматизации предприятий (ERP).
В основе другой классификации HRM-систем лежит состав функций. С этой позиции программные продукты можно разделить на пять групп:
· Расчетные. Обеспечивают расчет заработной платы, командировочных расходов, премий и удержаний, оформление нарядов на выполнение работ и т.д.
· Учетные. Это составление штатного расписания, кадровой отчетности, учет отпусков, командировок, больничных, ведение личных дел сотрудников.
· Учетно-расчетные. Системы, объединяющие первые две группы.
· HRM-системы с неполной функциональностью. Программные продукты этой группы, помимо учетно-расчетных функций, включают в себя HR-контур: управление мотивацией, анализ эффективности работы персонала, аттестацию и оценку профессиональной пригодности работников, планирование кадровых перестановок, пути для совершенствования системы управления персоналом организации в целом.
· Полнофункциональные HRM-системы. Это HRM-системы четвертой группы, к которым добавлена функция генерации отчетности для контрольных органов или руководства холдинга, ведение статистики.
Проведем сравнительную характеристику систем двух классов - ERP и MRPII.
Сразу следует отметить, что и для MRPII-систем, и для ERP-систем основным является производство. Они, безусловно, развиваются в связи с запросами рынка: добавляются новые функциональности, решения переносятся на новые технологические платформы. Однако производственные подсистемы остаются центральными для рассматриваемых систем, и различия между MRPII-/ERP-системами лежат именно в области планирования производства. Связаны эти различия с глубиной реализации планирования, что обусловлено ориентацией этих систем на различные сегменты рынка.
ERP-системы создаются для больших многофункциональных и территориально распределенных производственных корпораций (например, холдингов, ТНК, ФПГ и т. д.). MRPII-системы ориентированы на рынок средних предприятий, которым не требуется вся мощность ERP-систем.
Собственно, различие MRPII- и ERP-систем понятно уже из их названия: с одной стороны, планирование корпоративных ресурсов (Enterprise Resources Planning), с другой - планирование производственных ресурсов (Manufacturing Resources Planning).
Существенные же отличия ERP от MRP II можно выразить следующей формулой:
ERP = MRPII + реализация всех типов производства + интегрирование планирования ресурсов по различным направлениям деятельности компании + многозвенное планирование
Безусловно, многие MRPII-системы развиваются с позиций глубины планирования и по некоторым параметрам приближаются к ERP-системам. Однако "по некоторым" не значит "по всем", поэтому с употреблением термина "ERP" нужно обращаться осторожно.
В то же время среди ERP, MRPII-систем не все могут предложить решения по системе планирования и управления производством процессного типа.
Современный рынок информационных управленческих систем состоит из тройки (по другим оценкам - пятерки) систем-лидеров, которые, собственно, и относятся к классу ERP, и множества "продвинутых" систем класса MRPII.
Безусловными лидерами являются системы SAP R/3 немецкой компании SAP AG, Oracle Applications американской компании Oracle и Baan, разработанная нидерландской компанией Baan (в мае 2000 года компания Baan была приобретена британским холдингом Invensys). Иногда к этому "элитному" списку добавляют OneWorld компании J.D.Edwards и PeopleSoft, выпускаемую одноименной компанией.
Что же касается MRPII-систем, то тут наблюдается большее количество решений, каждое из которых несет в себе уникальное сочетание функциональных и технологических особенностей. Все они отличаются различной степенью проработки производственных, финансовых и иных функций, поэтому с помощью консультантов предприятия могут подобрать систему, более всего отвечающую их запросам. Поэтому "MRPII" - это не признак ущербности системы, а показатель того, что система ориентирована на рынок средних предприятий.
Системы класса ERP отличает набор следующих свойств:
· универсальность с точки зрения типов производств;
· поддержка многозвенного производственного планирования;
· более широкая (по сравнению с MRPII) сфера интегрированного планирования ресурсов;
· включение в систему мощного блока планирования и учета корпоративных финансов;
· внедрение в систему средств поддержки принятия решений.
В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей:
— производство (управление подготовкой и обеспечением производственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком);
— управление поставками (учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных);
— финансы (главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств);
— проекты (калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ);
— трудовые ресурсы (управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения);
— управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками (сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба);
— информационное хранилище (различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников, возможность удаленной работы, вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных.).
