Законченные делопроизводством, исполненные и сгруппированные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были за- ведены, подлежат оформлению для подготовки и передачи их на хранение в архив организации. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ или работниками, осуществляющими делопроизводство в структурных подразделениях.

В зависимости от сроков хранения осуществляется полное или частичное оформление дел.Полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы архивов организаций подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

 Полное оформление дел предусматривает: 

-перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности (с января по декабрь);

-нумерацию листов дела;

-  составление листа-заверителя;

-  составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

-  подшивку или переплет дела;

-  внесение необходимых дополнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Перегруппировка документов в деле необходима, т.к в оперативном хранении документы располагаются в обратной хронологической последовательности по мере их формирования в деле: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).

Нумерация листов дела осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела (кроме листов заверительной записи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в деле документы с собственной нумерацией могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, или нумероваться в общем порядке.

В конце дела для учета количества листов на листе форма- та А4 составляется заверительная запись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле

Изменения, которые впоследствии могут произойти в составе или состоянии дела, например, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов, повреждение доку- ментов и т.д., должны отмечаться в заверительной записи дела со ссылкой на соответствующий акт.

Для дел с особо ценными и уникальными документами, судебных, личных, следственных дел, дел о присуждении ученых званий и степеней, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения и другие, составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном деле, их делопроизводственных индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись о числе включенных в нее документов и ее собственном объеме (числе листов). Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела они должны отражаться в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.

Следующий этап включает переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются, Особо ценные документы во избежание их физической порчи допускается хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в картонных футлярах. Все металлические скрепления обязательно удаляются. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Технические условия». На обложке дел должно быть указано:

 - наименование организации;

- наименование подразделения или направления деятельности;

-делопроизводственный индекс дела:

-  номер дела по соответствующей описи дел;

-  заголовок дела;

-  дата или крайние даты (первого и последнего по датам- документов) дела:

- количество листов в деле;

-  срок хранения дела;

-  архивный шифр дела (номера фонда, описи, и дела).

Для дел, передаваемых в перспективе на государственное хранение, должно быть предусмотрено место для наименования соответствующего государственного архива.

 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные записи не составлять. На все завершенные в делопроизводстве дела, регистрационные журналы, картотеки постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.

Передача дел в архив организации осуществляется по утвержденному руководителем организации графику. Работник архива в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела, проверяет правильность формирования и оформления дел, их наличие в соответствии с описью. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. Все поступающие в архив организации документы группируются по фондам и коллекциям. Документальный фонд включает весь объем документации, образующейся в деятельности организации. Часть документального фонда, имеющая историко-культурное и иное значение и подлежащая государственному хранению, образует архивный фонд.

Дела долговременного хранения хранятся до завершения установленного срока или до ликвидации организации. Дела постоянного хранения передаются на хранение в архив вышестоящей организации или в государственный архив и включаются в Государственный архивный фонд Российской Федерации.