Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

Цели:для группировки испол. Док. В дела, для учета и обеспечения сохранности дел, для оеративного поиска док. В делах

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Различают типовую, примерную и конкретную, или индивидуальную, номенклатуры.

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности, но различных по структуре. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура составляется для конкретной организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

Небольшие организации, не имеющие структурного деления, а также структурные подразделения крупных учреждений составляют конкретные номенклатуры.

В крупной организации номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей являются наименования структурных подразделений.

 Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Федеральным архивным агентством в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года (сезон, учебный год и т.п.), и действует в течение 5 лет.

Она подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки с уведомлением Государственного архива номенклатуру вводят в действие автоматически.

Единая форма номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности .

Формуляр:

Общий бланк, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения

Графы: Индекс дела,Заголовок дела, Кол-во дел (томов, частей), Срок хране- ния дела (то- ма, части) и номер статьи по Перечню, Примечание(вид:электронный,переходящ.)

Индексы конкретных дел состоят из номера раздела и по- рядкового номера дела в пределах этого раздела. Каждый раздел начинается с первого номера дела (графа 1), например: 01-01,02- 01….., 08-01 и т.д.

Заголовок дела (графа 2) должен быть конкретным, исключать различные толкования, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Кроме дел на бумажных носителях, в номенклатуру включаются компьютерные папки-дела, а также базы данных. Заголовок любого дела формулируется на основе последовательности элементов:  наименование дела (переписка, постановления и т д.);-  автор документа (название организаций, подразделений);  корреспондент (от которого получают и которому адресуют документы);  заголовок дела;-  название местности (территории), с которой связано- содержание документов дела;  даты (период), к которым относятся документы дела;-  указание на копийность документов дела;-  срок хранения или надпись «хранить постоянно»

Третья графа номенклатуры заполняется в течение года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов формируются тома (части) дела.

Сроки хранения дел (графа 4)

Срок периода, в который оно может быть востребовано. Следует отметить, что сроки хранения, указанные в нормативных документах, сокращать запрещается.

Графа 5 «Примечания» заполняется в течение года, в ней проставляются отметки о заведении дел («заведено»), о переходящих делах («переходящее с 2009 г.», «переходящее на 2011 г.»), о передаче дел в архив или другую организацию и другая справочная информация. В этой графе для баз данных указывают номер информационного ресурса по реестру информационных ресурсов организации, для компьютерной папки-дела – кроме реестрового номера также отметка «ЭД».

После окончания делопроизводственного года в конце номенклатуры дел по установленной форме составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно для дел постоянного и временного хранения, заверяемая руководителем делопроизводственной службы.

На основе номенклатуры дел составляются описи дел с временными сроками хранения свыше 10 лет и постоянного хранения для передачи дел в архив организации.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.