Контроль – функция управления, заключающаяся в отслеживании результатов исполнения и внесении управляющих воз- действий на объект контроля.
Контроль исполнения включает:
-постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документа до исполнителя;
-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль, как правило, ведется на двух уровнях: формализованный контроль своевременности исполнения документов, а также контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения. Если контроль первого уровни осуществляет в основном делопроизводственная служба, то контроль второго уровня входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов и исполнителя, но и специального контрольного подразделения.
Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения.
В организации должен составляться перечень документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их поступления в организацию, а создаваемых – с момента доведения до исполнителей, если, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).
При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно, например, согласно ГСДОУ: акт о наличии недостатков (рекламация) - составление- не позднее 10 дней по получении продукции; жалобы на неправильные действия или распоряжения- финансовых органов - рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления; письма организаций - к указанному в них сроку или в- течение 10 дней; протокол разногласий — составление и направление- контрагенту в 10-дневный срок, рассмотрение контрагентом в 20- дневный срок; телеграммы, требующие срочного решения, - до 2- дней, остальные - в течение 10 дней.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются самим документом, либо руководителем организации.
Проверка хода исполнения должна осуществляться в следующем порядке:
-задания последующих лет - не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года - не реже- одного раза в месяц;
- задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней- до истечения срока.
Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка об исполнении и помещении его в дело. Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены задания и поручения и результаты исполнения сообщены всем заинтересованным лицам.
Существуют различные формы контроля: ручная сроковая картотека, либо автоматизированная система контроля документов.
Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых истекает в следующем месяце. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, специалист службы ДОУ расставляет карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, используя сроковую картотеку, специалист легко может узнать, какой документ, кем и в какой день должно быть исполнен. Помимо текущего контроля специалист ведет и предупредительный контроль. Для этого выбираются карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.
Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. В настоящее время ручная сроковая картотека используется в небольших организациях.
Автоматизированный контроль за исполнением
Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.
Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) справки итогового контроля.
Причины неудовлетворенности:
-высокая степень централизации полномочий:
- перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
- недисциплинированность специалистов;
- нереальные сроки исполнения;
- неэффективная система организации документооборота и пр.
По результатам контроля в другие организации, физическим лицам отправляются сообщения. Обработка отправляемой корреспонденции осуществляется службой ДОУ. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления. При отправке по почте документ вкладывается в конверт, адресуется и маркируется. Все оформления производятся в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.
При передаче документов по электронной почте возникают про-блемы, связанные с удостоверением документа (использование электронной цифровой подписи).
