Управление документацией, или организация работы с документами, - это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Можно определить управление документами как создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: с момента получения или создания до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Организация работы с документами представлена в виде следующей схемы (Рис. 9.1).

Таким образом, работа с документами включает организацию документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Документооборот – движение документов с момента их по- лучения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Различают три документопотока: входящие (поступающие) ,исходящие (отправляемые) и внутренние (созданные, использующиеся и угасающие внутри организации) документы.

К принципам документооборота относят:

 - исключения возвратного движения документов;

-  однократности, означающего, что пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя должно быть однократным;

- обусловленности (пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки);

-  параллельности (различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения);

- сочетания документного обмена информацией с бездокументным (учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и др., следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов - устно, по телефону); 

-единства порядка составления и оформления документа и работы с ним и т.д.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота. В объеме учитываются все созданные, полученные документы, Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе и размноженный.

Учет объема документооборота необходим для расчета необходимой численности службы ДОУ, эффективности применения средств автоматизации делопроизводства. Результаты учета документов обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Уменьшить объем документооборота возможно различными способами: - обучая персонал работе по составлению документов; - используя современные информационно- коммуникационные средства, включая системы автоматизированного делопроизводства, электронного документооборота, электронного правительства и пр.