к этой категории документов относят справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, акты, письма, телефонограммы и пр. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящихорганизаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. С другой стороны, выделяют справки внутренние, чаще всего составленные по запросу руководителя, и внешние, к которым относятся справки, связанные с деятельностью личности.
Справка оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (или структурного подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. На справках должна быть в зависимости от вида справки либо подпись должностного лица, либо подпись руководителя. Справки, связанные с финансовой деятельностью организации либо должностного лица, заверяют печатью.
Текст справки, исходя из определения, содержит только один блок информации: изложение фактов, событий, действий. С точки зрения наличия логических элементов в тексте могут присутствовать и введение, и основная часть в виде изложения, и заключение.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий аргументированное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. целью докладной записки является убеждение руководителя в том, что предлагает исполнитель.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы, а также выводы и предложения составителя.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги. Как внешняя, так и внутренняя докладные записки имеют одинаковый формуляр: наименование организации (или структурного подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Разница заключается в оформлении реквизита «Подпись»: при составлении внутренней докладной записки её подписывает исполнитель, а при написании внешней – руководитель.
Структура текста следующая: по составу информации - изложение фактов, событий, аргументация их действия, а также рекомендации или предложения составителя; композиционно – основная часть в виде доказательства и заключение.
Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки) или для объяснения каких-либо фактов, событий, проступков.
По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.
Служебная записка. Первый подход связан с тем, что служебная записка является разновидностью переписки. Служебные записки оформляются разными органами, входящими, например, в правительство, и выполняющими одно и то же постановление. При этом одно из министерств является главным ответственным за исполнение и собирает информацию о выполнении от других для подготовки итоговой справки о выполнении постановления. Оформление подобной служебной записки подобно оформлению письма.
Другой подход учитывает, что служебная записка – это документ о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. В соответствии с
данным определением следует, что, например, руководитель одного структурного подразделения обращается к руководителю другого структурного подразделения с просьбой о каких-либо действиях, выполнение которых зависит именно от адресата служебной записки. Оформление такой служебной записки подобно оформлению докладной записки.
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или иному органу.
Формуляр отчета аналогичен формуляру докладной записки.
Структура текста отчета также подобна тексту докладной записки. В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются её итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность его изложения должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.
Сводка – документ, содержаний обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В данном документе концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка замечаний, сводка приложений и т.д.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким вопросам.
Сводка оформляется с таким же формуляром, как и справка,
Текст данного документа чаще всего оформляется в виде таблицы.
Акт - это документ, составляемый группой лиц (в некоторых случаях – одним должностным лицом), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых
случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д.
Независимо от разновидности акт оформляется по следующему формуляру: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи.
Следует отметить, что дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его со-ставления, причем при проведении актируемого события в течение нескольких дней датой акта будет последний день проверки. Структура текста акта состоит из вводной, констатирующей и заключительной частей.
Во вводной части текста должны быть отражены следующие блоки информации: основания для составления акта (чаще всего – в виде документа, послужившего основанием для проведения проверки), состав комиссии (с указанием фамилий, инициалов, наименований должностей), а также присутствующие при проведении актируемого события.
Констатирующая часть – это изложение фактов, событий. В констатирующую часть принято включать сроки проведения работы комиссии, её цели, задачи, а также сущность установленных фактов, методы, с помощью которых производилась проверка, а также установленные результаты. Третья часть – заключительная - содержит выводы и предложения комиссии. лужебная переписка – это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
К служебной переписке принято относить следующие виды документов: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо электронное сообщение).
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, связанных способом доставки – с помощью почты - и служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией; письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма- извещения, письма-просьбы и т.д.
Формуляр письма составляют следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.
Структура текста письма, как правило, состоит из следующих блоков информации: мотивы составления письма и выводы.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего назначения.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Реквизиты телефонограммы: наименование учреждения – автора документа, вид документа, дата, регистрационный номер телефонограммы, адресат, текст, подпись руководителя организации, отправляющей телефонограмму, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Формуляр протокола включает следующие реквизиты: наименование организации (или коллегиального органа), наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части протокола приводится указание на кворум (общее число участников заседания коллегиального органа и количество присутствовавших на данном заседании), рабочий орган заседания (председатель и секретарь заседания, причем в краткой форме протокола или для постоянно действующего коллегиального органа эти сведения опускают), а также присутствовавших. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого из разделов строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (или ПОСТАНОВИЛИ).
