Система документации –это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, виде, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Самой общей и целостной в комплексе систем следует считать общегосударственную систему документации, охватывающую все системы документации, возникающие и обращающиеся в стране, которые в свою очередь можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д.
Функциональными системами документации -те, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам, отраслевыми системами документации - те, которые присущи только определенным группам организаций, отраслей хозяйственной и социальной деятельности.
Первой -Государственную систему стандартизации, принятую в 1993 г. Она включает около десяти государственных стандартов, устанавливающих общие организационно-технические правила проведения работ по стандартизации, формы и методы взаимодействия различных субъектов хозяйственной деятельности друг с другом и с государственными органами управления.
Единую систему технологической Документации 2011г. устанавливает: общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей.
Аналогична по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации, создававшаяся параллельно.
Комплекс унифицированных систем управленческой документации (УСД).- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Унифицированные системы документации предназначены, прежде всего, для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в УСД, обязательны для использования и в органах управления, и организациях, применяющих традиционные и смешанные методы обработки документной информации. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
– унифицированная система организационно-
распорядительной документации;
– унифицированная система банковской документации;
– унифицированная система финансовой, учетной и от-
четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и
организаций;
– унифицированная система отчетно-статистической до-
кументации;
– унифицированная система учетной и отчетной бухгал-
терской документации предприятий;
– унифицированная система документации по труду;
– унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую УСД разработан государственный стандарт.
