Офіційно-діловий стиль сучасної української літературної мови обслуговує сферу ділових стосунків та відносин на офіційному рівні. Основним видом ділового мовлення є документ, який на сьогодні став об’єктом вивчення багатьох наукових дисциплін. Це стало причиною виникнення різних значень поняття «документ», оскільки його тлумачення залежить від того, у якій галузі науки чи сфері діяльності й для чого він використовується.
Іншомовний словник за редакцією Л.О.Пустовіт зазначає, що «документ» це:
1. Письмовий акт, що посвідчує факт, який має юридичне значення або підтверджує право на будь-що (наприклад, заповіт, договір, диплом про освіту).
2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).
3. Історично-достовірне письмове джерело. У тлумачному словнику (укладачі В.В.Яременко, О.М.Сліпушко) подаються такі значення цього терміна:
- Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь (акт, протокол).
- Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.
- Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.
Словники констатують значення терміна «документ» майже однаково, але, зазначимо, що не кожен матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація може бути документом. Отже, документ – це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища дійсності, діяльність людини за визначеним стандартом чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. Тільки у такому випадку закріплена інформація набуває статусу документа.
Найголовніші функції, які виділяють документ у потоці інформації полягають у тому, що він:
- має правове й господарське значення, зокрема, може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (правова функція);
- дає можливість відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства (управлінська функція);
- дає можливість відтворити інформацію з архівних справ, що має значення для поточної роботи і для історії (історична функція);
- дає право ідентифікації особи серед інших осіб (ідентифікаційна функція).
Будь-який документ – це, насамперед, носій інформації, і це найважливіша його властивість.
Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію. Однак, всі документи укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв’язку з цим, до якого б із підстилів офіційно-ділового стилю вони не належали, ділові папери повинні відповідати таким конкретним вимогам:
- Документ повинен видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до їхньої компетенції.
- Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.
- Документ повинен бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки.
- Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою.
- Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.
Крім названих вимог, під час укладання документів необхідно дотримуватися основних принципів стилю і мови ділових паперів:
- дотримання норм літературної мови взагалі і норм стилю зокрема;
- уніфікація ділової мови;
- стислість текстів через використання простих речень, введення мовних кліше, зворотів, абревіатур і т. ін.
Усе назване робить документ зручним в обробці, дає можливість швидше і продуктивніше використовувати інформацію з найменшими затратами часу та енергії.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Оформляються документи на папері, фотоплівці, на магнітній та перфострічці, дискеті, компакт-диску, перфокарті (картка з цупкого картону для записування (кодування) інформації пробиванням отворів або вирізуванням ділянок за певною системою).
Діяльність зі створення документів та організація роботи з ними у процесі управлінських дій називається діловодством (справочинством).
