1)Введение
microsoft office программный пакет
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.
В данной контрольной работе рассмотрим состав и назначение программного пакета Microsoft Office, который состоит из текстового редактора Word, электронной таблицы Excel, программы для создания презентаций PowerPoint и базы данных Access.
Пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке.
Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Он содержит мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.
Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже.
Пакет Microsoft Office
В состав пакета Office входят:
Microsoft Office WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий. Главные конкуренты -- OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны). Ботт Эд. Microsoft Office. М.: БИНОМ, 2003г. - 428с.
Microsoft Office EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуются программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “А что будет, если?“ практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует. Главные конкуренты -- OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).
Microsoft Office PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное - можно превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Главные конкуренты -- OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.
Microsoft Office ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.
Microsoft Office Outlook -- персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента -- Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты диспетчера персональных данных -- Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution.
Microsoft Office InfoPath -- приложение сбора данных и управления ими -- упрощает процесс сбора сведений.
Microsoft Office Publisher -- приложение для подготовки публикаций.
Ранее в Microsoft Office входило приложение Microsoft FrontPage, однако Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer. Крейнак Дж. Microsoft Office одним взглядом. М.: Издательство АСТ, 2004г. - 506с.
2) Внедрение объекта
Откроем программу Excel и создадим небольшую таблицу (рис.1), выделим таблицу и сохраним ее в буфере обмена.
Рис.1
Далее переходим в Word и выбираем команду на вкладке Главная - группа Буфер обмена - Вставить – Специальная вставка – Лист Microsoft Office (объект) - Вставить - ОK (рис. 2).
Мы имеем дело с встроенным в Word объектом. Если дважды щелкнуть по этому объекту в документе Word, этот объект (таблица Excel) раскрывается и позволяет изменять данные. При этом исходная таблица в Excel не изменяется.
Рис.2. Внедрение таблицы Excel через буфер обмена
Связывание объекта
Откроем программу Excel и создадим небольшую таблицу (рис.1), выделим таблицу и сохраним ее в буфере обмена.
Далее переходим в Word и на вкладке Главная - группа Буфер обмена - Вставить – Специальная вставка – Лист Microsoft Office (объект) - Связать - ОK (рис. 3). Таблица вставляется в документ Word.
Рис. 3. Связывание объекта через буфер обмена
Сохраним файл Excel на диске под заданным именем и закроем Excel.
При двойном щелчке по объекту в программе Word (в данном случае по таблице) вызывается программа – источник Excel с оригиналом таблицы. Изменим данные в таблице. В нашем документе Word соответственно изменится информация.
Если связанные файлы Word и Excel закрыты и открывается файл Word, то появится сообщение (рис.4):
Рис.4. Запуск закрытого и связанного файла Word.
При нажатии кнопки «Да» данные в файле Word обновятся из связанного файла (в данном примере из файла Excel).
Рассмотренные примеры показывают, что документы со встроенными объектами занимают больше памяти, чем документы со связанными объектами, т.к. они находятся в разных файлах.
3)Microsoft Office WINDOWS позволяет объединять в одном документе части, порожденные разными приложениями и сохраняющие их оригинальные черты. Например, включение в документ Word рисунка Paint, диаграммы Excel и т. п. Такие части подобных смешанных документов называются объектами. А технология работы с объектами называется OLE (Object Linking and Embedding) - Связывание и Встраивание Объектов.
Технология OLE предназначена для автоматизации процесса создания и редактирования сложных по структуре документов. Практическую пользу от использования OLE - технологии можно получить при создании документа, который должен включать разнородные по способу оформления, обработки и источнику части (объекты).
Вы уже знакомы с обменом информацией через буфер обмена. Но переданная через буфер обмена информация плохо поддается дальнейшей обработке. Внесение изменений сопряжено с запуском программы-источника данного объекта, выполнением требуемых изменений и повторной вставкой его в документ.
OLE-технология помогает преодолеть эти трудности, т.к. она
- позволяет не заботиться о форматах, именах файлов, обрабатывающих программах;
- не вносит никаких ограничений в возможности обработки частей документов программами - источниками.
В документ помещается либо ссылка на объект (связывание), либо его копия (внедрение).
Главное различие между связанными и внедренными объектами состоит в том, где хранятся исходные данные и как они обновляются после их помещения в родительский файл.
Рассмотрим технологию OLE на примере связывания и внедрения таблицы Excel в документ Word.
Когда объект Excel внедрен, данные в файле Word при изменении исходного файла Excel не изменяются. Внедренные объекты становятся частью файла Word, и после того как они вставлены, объекты больше не являются частью исходного файла.
Поскольку вся информация полностью содержится в документе Word, внедрение полезно, когда не нужно отображать ее изменение в исходном файле.
Когда объект связан, данные в исходном файле могут обновляться и соответственно изменяются в файле Word. Связанные данные хранятся в исходном файле. Файл Word хранит только путь к исходному файлу и отображает представление связанных данных. Если размер файла Word имеет значение, надо пользоваться связанными объектами.
