Совещание – это форма организации делового общения группы лю- дей с целью обмена информацией и принятия коллективного управ- ленческого решения. Это особый раздел речевого (вербального) делового общения лю- дей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно ис- пользуется для управления персоналом, чтобы изменить их деятель- ность в определенном направлении, с конкретной задачей и заданными результатами. Социологические опросы предпринимателей и менеджеров, с уче- том уровня управления и масштаба организации, показывают, что в регламентированном (стратегическом) управлении на совещания отво- дится до 20% времени. При использовании оперативного управления эти затраты возрас- тают в 2 раза. Применяющиеся в деловой практике виды совещаний достаточно разнообразны. Среди наиболее распространенных можно выделить такие типовые виды, как инструктивные, оперативные и проблемные совещания (табл. 7.1). 183Таблица 7.1 Виды деловых совещаний Типы совещания Содержание Действия руководителя 1. Инструк- тивное сове- щание Передать распоряжение и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для более быстрого и эффективного ис- полнения. В определенной мере на инст- руктивном совещании действует коллек- тивный разум: уточняются задания, вы- сказываются предложения по наилучшему их выполнению. Продолжительность та- кого совещания не более 30 минут. Пе- риодичность – 2-3 раза в неделю Доводит до сведения со- бравшихся принятые ад- министрацией (дирекцией, правлением, советом ди- ректоров и т.п.) решения, которые обычно конкрети- зируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде (приказ, распоряжения, протокол) 2. Оператив- ное (диспет- черское) совещание Получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Здесь не делают докладов, главными задачами являются получение первичной информации от всех руководителей подразделений, служб, отде- лов и принятие решения по координации их деятельности в соответствии с планом на квартал (месяц). Целесообразно выделить определенный день недели, точное время проведения (нередко в начале рабочего дня) и установить постоянную группу участни- ков, остальные участники приглашаются по мере необходимости. Иногда диспетчерское совещание проводится для рассредоточен- ных организаций по радио, телефонной или мобильной связи. Важно вести это совеща- ние в жестком темпе, намеренно исключая препирательства различных служб, «копа- ния» в мелочах, «разносы» подчиненных и т.п. Продолжительность оперативного сове- щания − 1,0-1,5 часа в неделю Выявляет наличие так назы- ваемых «узких мест», при- чин отставаний и сбоев, здесь же принимает необ- ходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Таким образом, решаются вопросы контроля выпол- нения плана и обеспечения ресурсами подразделений, попадающих на «критиче- ский путь» выполнения плана 3. Проблем- ное (страте- гическое) совещание Поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на такого рода совещании обычно формули- руются в результате дискуссии и прини- маются после голосования. Обычно про- водится по следующей схеме: основной доклад руководителя, содоклады (если они предусмотрены в повестке дня); далее вопросы к докладчикам, дискуссия (пре- ния) по каждому вопросу, выработка и принятие решения. Регламент такого со- вещания: основной доклад 20-30 минут, содоклады – 5-10 минут, вопросы по од- ной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность составляет от 4 до 8 часов с перерывом на обед Основной доклад обычно готовит первый руководи- тель (гл. конструктор, гл. инженер, экономист и т.д.). В нем определяются про- блемные вопросы, альтер- нативы их решения, эко- номические затраты, мето- ды решения. Руководитель обеспечивает коллегиаль- ное обсуждение стра- тегического вопроса и принятие решения 184Продолжение таблицы 7.1 4. Научно- техническое совещание Лучшим является вариант, когда участни- ки совещания заранее получили обсуж- даемые материалы (тезисы) и имели время изучить их. В этом случае можно совеща- ние проводить с одним кратким докладом руководителя, сразу начиная с вопросов по существу и комментариев ведущего совещание. Участники проблемного со- вещания могут высказывать и отстаивать свою точку зрения. Такое совещание по- вышает чувство ответственности работни- ков за принимаемые решения. Регламент такого совещания состоит из доклада, воп- росов, дискуссий и принятия решения. Доклад – 15-20 минут, вопросы по 1 мину- те, дискуссия – 2-3 минуты на каждого. Общая продолжительность совещания – 1- 2 часа Основной доклад готовит руководитель организации (президент, директор, начальник) в письменной форме: научный доклад, технико-экономическое обоснование, реферат и др. Задача совещания заклю- чается во всесторонней оценке доклада, выдаче экспертных заключений, анкетировании участников и формулировании кол- лективного мнения. Роль руководителя (пред- седателя совещания) за- ключается в обеспечении коммуникаций между участниками, проведении своей генеральной линии и достижении результата Подготовка программы любого вида совещания диктуется его ти- пом и, соответственно, комплексом вопросом, выносимых на него. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подго- товке совещания. Ее разработка ведется исходя из темы и задачи дан- ного совещания. В повестке указывается основной докладчик и содок- ладчики, дата и место заседания. Второй момент – определение соста- ва участников и направление им приглашений в виде телефонограммы, письма, Е-mail, факса и др. В подготовительный период разрабатыва- ется регламент совещания, в котором предусматриваются все проце- дурные элементы во временном измерении. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить во- просы, в которых заинтересованно большинство приглашенных (ме- неджеров, специалистов, служащих, рабочих). После рассмотрения вопроса приглашенных обычно отпускают, остальные вопросы ранжи- руются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым. В повестке дня указываются вопросы, выносимые на совещание, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Пример повестки дня будет приведен ниже. Состав участников и их формирование Состав участников совещания или список – это второй документ, ко- торый требуется подготовить. Если это заседание постоянного коллеги- ального органа – совета, правления, дирекции, комиссии, то список по- стоянных участников стабилен и уже имеется, и к нему лишь должны быть добавлены приглашаемые лица на каждый вопрос повестки дня. 185Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без ко- го нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касают- ся рассматриваемые вопросы, и ведущие специалисты, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все све- дения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Список участников стратегического или на- учно-технического совещания показан в табл. 7.2. Таблица 7.2 Список участников делового совещания Фамилия, имя, отчество, долж- ность Какую организа- цию представ- ляет Дата и способ направ- ления пригла- шения Подтвер- ждение получе- ния пригла- шения принять участие в работе Предпола- гает ли выступить (тема выступле- ния) Нуждает- ся ли в гостинице Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса) Прибыл на сове- щание. Подтвер- ждение участия Осина Валентина Павловна – зам. генераль- ного ди- ректора по экономике ООО «Промст- ройкон- стукция» 25.11.05 телефоно- грамма 28.11.05 факс, приедет 30.11.05 О состоянии финансовой дисциплины в подразде- лениях организации Да, одномест- ный номер в гостини- це «Волна» 30.11.05 – 02.12.05 Поезд №37 «Москва – Н. Новгород» купейный вагон 30.11.05 Выступит с докла- дом на 10 минут Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Распро- страненным способом приглашения на совещание являются телефоно- граммы, Е-mail-приглашения. Они используются обычно для пригла- шения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласо- вывается с руководителем. Передав телефонограмму, следует попро- сить записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в пра- вильности записи, особенно времени и места проведения совещания. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передаются с раз- бивкой по буквам. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Однако обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Особенностью этого вида документа является указание должно- стей, инициалов и фамилий сотрудников, передающего и принимаю- щего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы. 186Телефонограмма № 26 от 25 ноября 2005 года Сообщаем, что 01 декабря в 16 часов в конференц-зале генераль- ной дирекции проводится совещание на тему: «Итоги выполнения ме- сячного плана и повышение производительности труда». Повестка дня совещания 1. Итоги выполнения месячного плана предприятия. Докладчик: генеральный директор Иванов А.П. 2. О состоянии финансовой дисциплины в подразделениях организации. Докладчик: зам. генерального директора Осина В.П. 3. Об использовании энергосберегающих технологий в производстве. Докладчик: зам. генерального директора Сомов Д.М. 4. О переходе на новое программное обеспечение инженерных служб. Докладчик: гл. инженер Ковыляев Т.Н. Подписал − А.П. Иванов. Передала − Л.Н. Суворова. Принял − ________________ Если для участия в совещании приглашаются работники других ор- ганизаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: место проживания, необходимость подтверждения участия, полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Мнения специалистов о сроках приглашения участников по такой форме делового общения расходятся, т.к. зависят от расстояния и сте- пени готовности участников. Считается, что приглашать следует, по крайней мере, за неделю до совещания в пределах федерального окру- га, другие считают возможным ограничиться двумя днями, если участ- ники живут на территории одного региона. Следует внимательно про- анализировать остроту и сложность вопросов, выносимых на совеща- ние, и решение по этой организационной стороне принимать в каждом отдельном случае. Для научно-технических конференций пригласи- тельные билеты в России рассылаются 3 раза: за 6 месяцев, за 3 месяца и за 1 месяц до начала конференции. Это делается для планового при- глашения участников, уточнения состава и тезисов докладов, а также подготовки материалов до начала конференции. Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего ис- пользуются современные средства связи – телефакс или электронная почта. Преимущества рассылки с помощью электронной почты состо- ят в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, оператор ПК при его помощи осуществляет автоматическую рассылку пригла- шений, добавляя в каждый конкретный адрес обращение к адресату. Подготовительные этапы и исходные документы для проведения дело- вого совещания (конференции, семинара) показаны на рис. 7.1. 1871. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания 2. Определение места совещания (выбор помещения) 5. Оповещение участников совещания: составление приглашения; передача приглашения 6. Уточнение списка участников на основании повестки дня и ответов участников 7. Подготовка материалов и ТСО для рассмотрения на совещании: основного доклада; справочно-информационных материалов; технических средств обучения (ТСО); проекта решения (совещания) 3. Организация рабочей группы совещания и определение обязанностей и зон ответственности 4. Расчет сметы доходов и расходов совещания (для научно-технических конференций оргвзноса на участника) 8. Проведение организационных мероприятий: - закупка канцелярских принадлежностей (папок, бумаги, ручек, блокнотов); - закупка продуктов (минеральной воды, кофе, чая, конфет, вина и т.д.); - заказ мест проживания (собственный фонд, гостиница, об- щежитие и др.); - заказ транспорта для переезда участников; - подготовка кофе-паузы, питания и банкета; - организация культурно-массовых мероприятий 9. Проверка готовности помещения (мебели, оборудования, технических средств) Исходные документы Процедуры подготовки 10. Подготовка материалов (тезисов докладов) участников совещания и их тиражирование Проект повестки дня, определение участников Список помещений (площадь, затраты) 1. Пригласительный билет. 2. Телефонограмма Состав рабочей группы (оргкомитета) Предполагаемые затраты и число участников Рис

 Проведение делового совещани

 К первым организационным мероприятиям обслуживания совеща- ния относится встреча его участников. С психологической и этиче- ской точки зрения она во многом определяет настроение. Всякие воз- можные срывы и накладки (не встретили, встретили с опозданием, затруднения с размещением, поиск места совещания, не хватило разда- точного материала, мало мест в помещении) неизбежно вызывают у Список участников 1. Материалы (тезисы адов) совещания. 2. Проект размещения в помещении докл ТСО 1. Список покупных ров. Гостиничный фонд. 3. Транспорт. Культурная программа това 2. 4. Проект здания, помеще- ний, мебели и ТСО Материалы совещания 188участников отрицательные эмоции. Практика проведения более 15 российских научно-технических конференций показывает, что приез- жают 60-80% от числа заявленных участников. Поэтому на это число следует делать расчет. При проведении совещания с ограниченным числом участников и приглашением VIP-персон (до 50 человек) первый руководитель (пред- седатель совещания) вместе с референтом (помощником) руководите- ля встречают их перед входом в помещение, где будет проходить со- вещание, приветствует каждого и приглашает проследовать на регист- рацию. При большем числе участников руководитель встречает только главных докладчиков и VIP-персон. Участники совещания обязательно проходят регистрацию. Если их число ограничено, эту работу проводит секретарь-референт, отмечая каждого прибывшего в списке. Если запланировано совещание с большим количеством участников, их регистрируют специально выде- ленные референты (молодые, красивые женщины). Обычно регистра- ция ведется по заранее заготовленным спискам участников. В случаях, когда принятие решения предполагает закрытое (тайное) голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном спи- ске присутствующих и получает бюллетень для тайного голосования. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих (региональный, половой, национальный, возрастной). Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, то есть установленного законом или уставом организации такого количества присутствующих, при ко- тором принятое решение является правомочным. Простое большинст- во – это 51% участников, а квалифицированное большинство – это 2/3 от общего числа (67%). Одновременно с регистрацией желательно выдать талоны на пита- ние и банкет и проставить отметки на командировочных удостовере- ниях. Практика показывает, что если эту операцию не выполнить сра- зу, то потребуется сбор, а затем раздача с отметкой командировочных удостоверений участникам совещания, или каждый участник должен будет по данному вопросу несколько раз обращаться к организаторам мероприятия. Также во время регистрации следует сразу же собрать сведения о необходимости участникам обратных билетов. Хорошим тоном в де- ловых отношениях считается, если рабочая группа берет на себя зада- чу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы. 189При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разо- сланы, размноженные для них документы (материалы, конспекты док- ладов, тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться кан- целярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы совещания и оплачивается либо принимающей организацией либо за счет оргвзноса с каждого участника конференции. Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время завершения работы совещания. Спе- циалисты по организации совещаний предлагают временной регламент проведения однодневного совещания (табл. 7.3). Таблица 7.3 Рекомендации по регламенту делового совещания Элементы регламента Время в мин. Регистрации участников 30-60 минут Вступительное слово 10 минут Основной доклад До 30 минут Вопросы к докладчику 1 минута на каждый Содоклады (сообщения) – не более 5 10 минут Вопросы к содокладчику 1 минута на каждый Выступления в прениях (дискуссии) 3 минуты Ответ докладчика 5 минут Ответы содокладчиков 3 минуты Справки по ходу совещания 2 минуты Чтение проекта решения 5 минут Предложения к проекту решения 2 минуты Подведение итогов совещания по каждой секции 10 минут Кофе-брейк 15-20 минут Обед 60 минут Культурная программа 30-60 минут Банкет (ужин) 120-150 минут Итого за 1 день 600-720 минут Общая продолжительность совещания должна составлять от 2 ча- сов до 12 часов в день для научно-технических конференций. Переры- вы продолжительностью 15 минут лучше делать после полутора часов работы совещания. В совещаниях с большим числом участников регламентом преду- сматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений (редакционная), секретариат, рабочая группа. Регламент при- нимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу 1 . 1 Брагим, И.Н. Культура делового общения: Учебник / И.Н. Брагим. – Минск: Экопер- спектива, 1998. – С. 120. 190Важнейшие этические требования, предъявляемые к совещаниям – деловой настрой и конструктивность. Весь их ход должен быть на- правлен на решение производственных или коммерческих проблем, улучшение состояния дел в организации. Самоотчеты, пустословие и заверения о готовности выполнять любое решение руководства сни- жают эффективность совещания. Успех совещания зависит во многом от компетентности председа- теля совещания, его культуры, умения вести коллективное обсуждение деловых проблем. Он должен: – следить за регламентом и устанавливать очередность выступлений; – внимательно выслушивать все выступления и не отвлекаться на разговоры в президиуме и чтение бумаг; – без надобности не прерывать выступления и не комментировать высказывания выступающих; – следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло; – пресекать некорректное поведение выступающих и уметь смяг- чать напряженную ситуацию веселой историей из жизни или анекдотом; – обобщать выступления и четко формулировать выводы; – принять проект решения (постановления) совещания. Ход совещания протоколируется. Он также может стенографиро- ваться или записываться на диктофон. Имеющиеся тексты докладов и выступлений передаются в секретариат, который приобщает их к протоколу. Протокол состоит из вводной и составной частей. В вводной части указывается номер протокола, число и месяц совещания, фиксируются фамилии председателей, секретаря и при наличии президиума – его чле- нов, а также количество присутствующих. Если их немного, то называ- ются фамилии и инициалы. Основная часть протокола строится по схеме: «слушали – выступи- ли – постановили». В формулировке постановления указывается не только действие, но и его исполнители, а также срок исполнения. Про- токол после редактирования и ознакомления с записями подписывает- ся председателем и секретарем совещания. Датой протокола, а, следо- вательно, и началом исполнения принятого решения является день проведения совещания. На рис. 7.2 представлена блок-схема проведения делового совеща- ния продолжительностью 1 день. Обычно по такой схеме проводятся научно-технические совещания, научные конференции, стратегические семинары, симпозиумы специалистов. 1911 2 5 6 7 3 4 8 Исходные документы Процедуры совещания 1. Список участников. 2. Раздаточный материал 1. Программа совещания. 2. Материалы (тезисы) 1. Список участников. 2. Программа совещания. 3. Тезисы сообщений. 4. Протокол заседаний 1. Список участников. 2. Тезисы докладов (со- общений). 3. Вопросы к докладчику 1. Талоны на питание. 2. Меню бизнес-ланча 1. Протоколы заседаний секций. 2. Проект решения. 3. Бюллетени для голосо- вания 1. Культурная программа. 2. Транспорт. 3. Гид (экскурсовод) 1. Пригласительный билет. 2. Схема рассадки за столом. 3. Меню банкета Регистрация участников совещания и выдача раздаточного материала Проведение пленарного заседания с выступлением основных докладчиков и содокладчиков Вопросы к докладчикам, обсуждение докладов в прениях (дискуссия) Проведение делового обеда в кафе или ресторане Секционные заседания по обсуждаемым вопросам в малых группах (от 10 до 30 человек) Подведение итогов заседания по каждой секции и принятие проекта решения совещания Культурная программа (концерт, экскурсия по городу, посе- щение театра или музея) Банкет для официальных участников в ресторане (кафе) Рис. 7.2. Блок-схема проведения делового совещания (конференции, семинара)