Существуют две большие группы PR-документов: внутренние и внешние. К внутренним PR-документам относится вся совокупность материалов, определяющих организационную основу стратегической и оперативной PR-деятельности (PR-концепции, PR-предложения, бюджеты и др.). Внешними PR-документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта PR-деятельности, - пресс-релизы, пресс-киты, годовые отчеты, брошюры.
При помощи информац. документов решается важная конкретная задача - предоставить максимум оперативной базовой инфы и фактов в сжатые сроки.
Пресс-релиз - сообщение для печати, коммюнике; «офиц. сообщение, выпуск. для публик. в печати или распростр-я по каналам вещат. средств связи штаб-квартирами, пресс-бюро различных организаций», главный рабочий операт. документ в СО, к-рый готовится практич. ко всем крупным материалам или событиям. Главная цель – заинтересов. целев. аудитории и привлечь внимание к меропр. Если инфа или событие важны, то они затрагивают интересы широких кругов и вызыв. большой обществ. резонанс и дискуссии. 3 осн. вида пресс-релизов: анонсирующий, промежут., итоговый. Корпоратив. П-Р предназначены для специализир. СМИ, професс сообидества, клиентов, партнёров, экспертов, потенц. инвесторов.
Бэкграундер: базовая информация текущего событийн. х-ра, не явл. новостью или сенсацией (о профиле деят-и, планах, истории огранизации; изложение содерж-я документов, описание товаров и услуг, статистич. данные и т.д.). П-Р и бэкграундер упаковыв. в папку-подборку информац. материалов - пресс-кит (м. входить биографич. справки, корпоратив. брошюры, фотоподборки, факт-листы).
Байлайнер - статья, написанная ПР-м и подпис. должност. лицом для придания публикации престижности; составная часть пресс-кита.
Заявление для СМИ - ПР-текст, объявляющий или объясн. позицию субъекта ПР по вопросу или реакцию на событие. Иногда этот жанр назыв. сообщением для СМИ. В американских ПР он именуется как позишн пэйпер.
Ньюслеттер – внутрикорпоратив. издание. Нередко журналисты не довольствуются офиц. документами, распростр. PR -службами, и просят сотрудников СО организовать интервью с 1 лицами орг-ями.
Интервью подразд. на очное (личная встреча или беседа по телефону), заочное (жур-т высылает в письм. виде вопросы и в письм. виде получает на них ответы), эксклюзив. (спец. отобранная новостная инфа сообщается одному особо приоритет. СМИ), виртуальное (интервьюир. лицо находится в компьют. центре, подключённом к Интернету, и отвечает с ходу в письменном виде на поступ. по сети вопросы).
Оперативные документы в СО В число оперативных документов входит офиц.е приглашение на конкретное мероприятие, к-рое рассыл-ся РР-отделом от имени компании. С т. зр. СО в нём должно содержаться в сжатой форме кол-во полезных для приглашаемого сведений:
- дата, тема и место мероприятия; точное название меропр.;
- адрес, схема проезда и парковки;
- телефоны для справок;
- пожелания к форме одежды;
- фамилия и имя ответственного лица;
- порядок подтверждения принятия приглашения; аккредитация и регистрация гостей. Встречаются дифференцир. виды приглаш-й для разл. категорий приглашаемых (для журналистов; для выступающих; для V1Р-персон и экспертов).
Успех каждой РР-акции зависит от проработки сценария. По завершении меропр. или программы готовится итоговый отчёт, в котором д.б. следующее: основн. этапы; ход реализации проекта в целом; наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта; наиболее эффектив. мероприятия, обеспечившие решение поставленных задач; общая эффективность РР-акции; отклики в СМИ на проведённые мероприятия; выводы, уроки и рекомендации, к-рые необходимо учесть при составлении послед. программ или разработке РР-мероприятий. При аналитич. оценке откликов и материалов в СМИ на проведённые мероприятия учит. след. показатели: Тираж издания или охват зрительской (слушательской) аудитории. Статус СМИ (местный, региональный, общенациональный, международный). Общий тон материала (позитивный, нейтральный, негативный). Общее кол-во упоминаний логотипа компании или бренда. Тип материала: редакц. авторский или под специальной рубрикой («на правах рекламы»; «пресс-релиз»; «коммерческая реклама»). Объём публикации или продолжительность звучания в эфире; наличие сопроводит. видеоряда, фотографий или иллюстраций (особ. если на них виден логотип компании). Место на полосах и в издании в целом. Рубрика или раздел, в к-рой материал появился. Размер шрифта (чем крупнее и заметнее, тем лучше). День недели (для печатных изданий) или время выхода в эфир. Тип издания: в дорогих иллюстрир. ж-лах рабочий период службы информац. материалов выше, чем в ежедневных изданиях. Рейтинг электронного СМИ или частота цитируемости материалов в пресс-обзорах. Категорию (качественные СМИ, массовые СМИ, бульварные), а также специализацию и степень охвата целевых аудиторий.
Специальные РР-мероприятия представляют собой большую группу PR -акций, активно используемых в случаях, когда нет достаточно основательных новостных поводов, способных заинтересовать СМИ и обеспечить поток позитивных журналистских материалов об организации и её продуктах.
Пресс-конференция - заранее спланированная акция в сфере связей с общественностью, основанная на тщательно выбранном информационном поводе. Цель Пресс-конференции -способствовать адресному распространению информации среди редакций СМИ.
Виртуальная пресс-конференция в Интернете - новый вид классической пресс-конференции. Выигрышные черты: высокая степень демократичности - итоговыми материалами могут воспользоваться любые аккредитованные журналисты; глобальность - вопросы могут задавать участники, находящиеся в любой точке; есть возможность задавать уточняющие вопросы и менять направление дискуссии; постоянство, доступность и долгосрочность - информация и фотографии доступны круглосуточно, их легко обрабатывать и использовать при подготовке .журналистских материалов.
Брифинг - ПР-мероприятие, отличающееся от пресс-конференции меньшим масштабом и посвященное промежуточным итогам эпохальных новостных событий. Пресс-секретарь выступает одновременно в роли модератора (ведущего) и поставщика информации. Функции - представить информацию, дать комментарий и прогноз.
Пресс-тур - мероприятие на месте события с предоставлением подробного репортажа. Позволяет осуществить фото-и видеосъёмку в соответствии со стандартами и фирменным стилем каждого СМИ.
Пресс-завтрак - неформальная встреча корпоративных экспертов с журналистами. Цель -конфиденциальное или кулуарное обсуждение сложных проблем бизнеса или зондирование мнений журналистского сообщества по деликатным корпоративным проблемам.
Встреча с журналистами без галстуков - ПР-мероприятие, которое проводится менее регулярно, тематика его менее структурирована и детализирована.. В случае выявления негативного отношения прессы к поступившей информации всегда можно «отыграть назад», заявив, что информация носила конфиденциальный и предварительный характер.
Деловая встреча бизнесменов с представителями СМИ проходит обычно в рамках крупных мероприятий международного или всероссийского уровня
«Круглый стол» организуют редакции газет, приглашая специалистов (экспертов) для обсуждения очередных проблем
Неформальные встречи с журналистами принимают форму «званого обеда для журналистов».
Презентация - представление товара, услуги, персоны и т.д.
День открытых дверей, день (чего-либо), конкурсы, фестивали, соревнования, лотереи и т.д. - независимо от их желания.
