В своей деят-ти орг-ции используют различ. виды информ. обслуживания, информ.
технологии. В процессе автоматизации документооборота выделяют: бумажный док-оборот, бумажный док-оборот с использованием ПК,
смешанный и безбумажный док-оборот. Для электронизации документи- рования и документооборота используют систему управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов. Хранилищем электронных документов во внешней памяти ПК являются базы данных.
Создание электронной информации происходит с помощью комп. (ПК) и программных средств, в первую очередь - программ текстового редактирования. Источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электрон. почта, электрон. таблицы, графики, чертежи и т.п. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем,
печатей, подписей и др. В фирме возможна орг-ция работы на базе обмена электрон. почтой и хранения документов на файловом сервере,
где каждый имеет свою ячейку. В крупном предприятии мн. рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Здесь уже требуется специальное программное обеспечение (ПО), обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам.
Электронные справочные службы. Существуют различ. электрон. справ. службы: Видеотека – учреждение или отделение, собирающее и храня-
щее видеофильмы, а также само такое собрание. Телетекст — сетевая служба телевизионной сети, обеспечивающая передачу текста и простых
изображений. Телетекст работает в режиме широковещания и предназначен для приёма информации телевизорами, оснащёнными специальными декодерами. Обычно посредством телетекста передаются различные новости, прогноз погоды, программы телевизионных передач и дру-
гая подобная информация. Также с помощью телетекста могут передаваться субтитры. Телеавтограф - электрический прибор для передачи
на расстояние по проводам рукописей, чертежей, планов и т.п.
Электронная почта - средство обмена инфо, подготовленной в электронном виде, между людьми, имеющими доступ к компьют. сети. Основн.
областями применения электрон. почты явл-ся ведение личной переписки и работа с информацион ресурсами Интернета, пересылка файлов
по электрон. почте. Программой, пересылающей электрон почту, является почтовый сервер. На почтовом сервере создают почтов. ящики для
пользователей с определенным именем и паролем для доступа. Клиентскую часть сервиса представляет почтовый клиент -(мейлер) - программа,
помогающая составлять и посылать электронные сообщения, получать и отображать письма на компьютере пользователя.
Неотъемлемой частью любого офиса является технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения,обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-
управленческой связи. Оргтехника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации работ. К средствам оргтехники относят: компьютеры, сканеры, принтеры, аппараты уничтожения бумаг, копировальные аппараты, факсы, телефоны, дупликторы, многофункциональные устройства, ламинаторы, степлеры, дыроколы, калькуляторы, слайдпроекторы. Ксерокс – копировальн. аппарат предназнач. для получения копий документов и двухмерных изображений на бумаге
и других материалах. Факсимильные аппараты предназначены для передачи на расстояние инфо в виде текстов, чертежей, рисунков и т.п. Факс -
это устройство факсимильной передачи изображения по телефон. сети. Для организации факсимильной связи используют чаще всего телефон-
ные каналы, реже - телеграфные каналы и радиоканалы связи. Выпускают факсы с функцией автоответчика. Автоответчик - встроенное в теле-
фон или присоединённое к телефону устройство, которое позволяет автоматически записывать входящие звонки в отсутствие абонента.
