Наиболее активными сторонниками автоматизации офисов, как считает автор, выступают производители и разработчики оборудования и математического обеспечения. Их подход к решению проблемы повышения производительности конторского труда сводится к распространению на офис принципов и методов рационализации, разработанных в рамках классического менеджмента для производства. Офис рассматривается ими как своеобразный цех, который производит информацию в различных видах.
При такой постановке вопроса основной акцент делается на анализ и рационализацию рабочих процедур. Социально-психологическая сторона проблемы либо игнорируется полностью, либо рассматривается как ограничительный фактор. В литературе, посвященной этому вопросу, утверждалось представление об офисе как о своеобразном нервном центре организации, в котором концентрируются информационные потоки из всех ее частей и который сам генерирует непрерывный поток информации в виде директив, приказов, инструкций и т.п.
При этом элементарный информационный процесс представляется последователями данного подхода состоящим из основных видов деятельности: генерирования информации, ее хранения, распространения, восприятия. Представители информационного подхода концентрируют свое внимание на процессе принятия решений. Была доказана на практике возможность успешного существования в одной организации множества различных автоматизированных систем.
Персональные компьютеры, системы обработки текстов, обеспечение принятия решений, вычислительные сети и прочие применения ЭВМ получили в американской литературе название "интеллектуальные технологии". Ее характерное отличие от других видов технологий заключается в следующем: все виды техники, использовавшиеся ранее в общественном производстве, имели ограниченные области применения, которые полностью определялись их конструкторскими особенностями.
Овладение традиционными видами техники сводилось к выработке у операторов необходимых для управления ими качеств. Причем последние полностью диктовались самой техникой. Человек подстраивался под то оборудование, которое он использовал. Этот стереотип первоначально был распространен и на ЭВМ.
Любой вид оборудования для автоматизированного офисы первоначально предназначался для решения узкой задачи в рамках традиционного офиса. Так, системы обработки текстов рассматривались лишь как эквивалент автоматической печатающей машинки, оптический распознаватель знаков - лишь как средство более интенсивной загрузки редакторов и т.п.
Однако применительно к компьютерам такой подход оказался достаточно ограниченным. Практика использования в 60-70- годах управленческих информационных систем показала, что наибольших успехов добивались управляющие, которые постоянно искали новые, не запланированные при конструировании систем, сферы применения.
Именно эта черта - возможность практически неограниченного расширения числа решаемых задач с помощью автоматизированных систем - и считается американскими специалистами главной отличительной чертой 'интеллектуальной технологии". Конструктивно это обеспечивается наличием в любом компьютерном оборудовании программного обеспечения, стоимость которого в 80-х годах в 3-4 раза превышала стоимость самого оборудования.
Для полного овладения любой из компьютерных систем недостаточно научиться программировать и работать за пультом терминала. Нужно также найти те области применения новой техники, где она могла бы дать наибольшую отдачу.
Последнее возможно только в процессе накопления опыта практической работы, в ходе которой пользователь учится взаимодействовать с ЭВМ. Скорость накопления новых навыков зависит в случае "интеллектуальной технологии" главным образом от пользователя.
Поэтому концепция "офиса будущего" в ее современном виде подразумевает насыщение контор вычислительной техникой как предварительное условие, необходимое для радикального пересмотра всех процедур и методов работы.
Именно на это нацелены основные технические решения, рекомендуемые для использования в конторах, такие как: редакторские системы, компьютерная почта, автоматизированные рабочие места и т.п. Эту же цель преследует и организационный механизм управления информационными ресурсами.
Процесс построения офиса будущего распадается по крайней мере на два: на создание автоматизированной среды, в которой бы формировались новые приемы и методы работы, и на создание организационного механизма, который бы способствовал отбору и закреплению прогрессивных способов работы.
Этот организационный механизм получил название управление информационными ресурсами. Характерно, что программированию прикладных задач здесь не уделяется того внимания, которое уделялось ему в управленческих информационных системах и автоматизированных системах управления (АСУ, АСУП). Здесь эти задачи решаются посредством автоматизированной среды и самообучающихся пользователей.
