Документоведение, виды документов

№1 1. Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии: 1) закономерности образования документов; 2) способы их создания; 3) становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.Делопроизводство определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит. Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях: 1) это может быть отдельный документ; 2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности); 3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе. Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота. 2. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, напр Генеральному директору бОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину или АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 №2 1. Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. В начале XX в. оно имело два значения:1) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства); 2) вообще любое письменное свидетельство. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации. Документ на раннем этап развития человечества выполнял те же функции, что и сейчас. В нем отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д. 2.Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.Устанавливается два вида бланков. На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Репарационный индекс». №3 1.Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Управленческий документ - это сообщение, состоящее из текста, содержащего сведения, создаваемые целенаправленно для использования в управлении, и справоч­ной части, содержащей сведения характеризующие связь со­общения со средой управления, которые сгруппированы в рек­визиты, составляемые и оформляемые в соответствии с дейст­вующими нормативно-техническими и /или правовыми акта­ми, включающее реквизит заверения достоверности сведений, содержащихся в документе.В Федеральном Законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" устанавливаются следующие виды управленческих документов: 1. Бюджет Документ, в котором представлен план расходов и доходов с указанием источников доходов и статей расходов. 2. Заявление 1. Официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном. 2. Письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации. 3. Контракт Документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. 4. Обращение Документ, содержащий сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, проводимые мероприятия, просьбу, обращенную к кому-либо. 5. Отчет Документ, содержащий сведения о ходе выполнения или ре­зультатах выполнения какой-либо работы. 6.План Документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежа­щих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты руководителей и исполнителей. 7. Постановление Муниципальный правовой акт, принимаемый главой МО, пред­седателем представительного органа, главой местной админист­рации, иными должностными лицами местного самоуправления, предусмотренными уставом МО при решении наиболее важных задач с учетом функций и компетенции этих лиц. 8. Приказ Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие иными долж­ностными лицами местного самоуправления по вопросам, отне­сенным к их полномочиям уставом муниципального образова­ния. 9. Программа Документ, содержащий подробный обоснованный план выпол­нения чего-либо, отвечающий по своему содержанию опреде­ленным требованиям. 10. Протокол Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений, а также сами решения на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. 11. Распоряжение Правовой акт, издаваемый, главой муниципального образования или главой местной администрации или председателем предста­вительного органа, иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, регулирующим оперативную дея­тельность, отнесенным к их полномочиям уставом муниципаль­ного образования. 12. Реестр 1. Документ, в котором в виде списка приведены названия од­нородных объектов. 2. Документ, в котором в виде списка при­ведены названия однородных объектов и зафиксированы одина­ковые сведения о каждом объекте. 13. Решение Правовой акт, как правило, принятый на сходе граждан (рефе­рендуме), или представительным органом муниципального об­разования, каким-либо коллегиальным или совещательным ор­ганом или несколькими органами, в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними. 14. Сведения Документ, содержащий справочные данные о чем-либо. (Напри­мер, о ходе исполнения местного бюджета и о численности муниципаль­ных служащих органов местного самоуправления, работников муници­пальных учреждений...) 15. Смета Документ, содержащий исчисление предстоящих расходов и до­ходов (Например, сметы доходов и расходов отдельных насе­ленных пунктов, не являющихся поселениями). 16. Соглашение Документ, содержащий сведения о договоренности двух или бо­лее сторон осуществлять что-либо совместными усилиями. 17. Устав муниципального образования Правовой акт, регулирующий правовое положение, взаимоот­ношения с иными субъектами права, деятельность, компетен­цию и другие общие вопросы управления муниципальным обра­зованием. 2. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата. ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:Государственный герб Российской Федерации;герб субъекта РоссийскойФедерации;эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);кодорганизации - автора документа;код формы документа;наименование организации - автора документа;справочные данные об организации - авторе документа; названиевида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; грифоограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка для автоматического поиска документа. №4 1. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т. д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой. Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль. 2. Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно №5 1. Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. В узком смысле документ - облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы. Сегодня основной стороной, ведущей дискуссию о понятии документ, выступают представители "новой" версии в документоведении. Представители нового направления, которое сформировалось в книговедении, библиотековедении и других научных направлениях, изучающих документ-книгу, настойчиво добиваются пересмотра термина документ, ссылаясь на узость определения, зафиксированного в: "Документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать" Во-первых, определение очень узкое и охватывает лишь административный, управленческий документ; во-вторых, определение не лишено ряда внутренних противоречий, в-третьих, раскрыть суть понятия документ возможно лишь в рамках нового научного направления - документологии. Анализ этих пунктов критики позволяет сделать вывод, что она разворачивается не в направлении соответствия или несоответствия содержания термина его функциональной заданности - определения объекта регулирования в практической деятельности. Критика вращается вокруг узости стандартизованного термина и его несоответствия широкому научному понятию документ, вмещающему в себя всё многообразие форм документированной информации. 2. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. №6 1. «Наука о документе». Первый закон документологии: всякая социальная система нуждается в документальном оформлении. 2. Материальная составляющая документа - это его физическая сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет носитель информации это материальный объект, намеренно созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию. Назначение документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его материальную конструкцию, представленную в виде книг, журналов, газет, буклетов, фильмов, дисков, дискет и др.. Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, стойкими для хранения информации в течение длительного времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщений. Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на котором либо специальном материале (папирус, пергамент, бумага, кино, фотопленка и т.д.), имеет форму носителя (лента, лента, лист, барабан, диск, нить и т.д.), кроме того информация всегда фиксируется каким-либо методом записи, предполагает наличие средств (краска, тушь, красители, клей и т.п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т.п. ).Таким образом под материальной составляющей документа понимают Материальную основу документа; Форму носителя информации; Способ документирования или записи информации. Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщений (текста, звука, изображения) и составляя носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные документы в свою очередь делятся на бумажные документы и документы на не бумажной основе - полимерные документы. В бумажных относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изовидання, перфоленты, перфокарты и др.. №7 1. Содержание документа. Профессионально ориентированная тематика, язык, объем, стиль изложения, правописание и др. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т. п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов. ДЕСКРИПТОР служит для описания основного смыслового содержания документа или формулировки запроса при поиске документа (информации) в информационно-поисковой системе. Дескриптор однозначно ставится в соответствие группе ключевых слов естественного языка, отобранных из текста, относящегося к определенной области знаний. Теза́урус— словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности. Пермутация - перестановка, изменение; составление элементов. 2. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса). Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. Если документ создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется. Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. №8 1. Сигнум - знак. В роли знака может выступать предмет, явление, событие. Означать этот знак может все что угодно. Виды знаков: знак-предмет, знак-индекс, знак-образ,аналог,иконка, знак-символ. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. Знаковость - обязательное свойство документа. В них различают текстовые и нетекстовые документы. В текстовом документе знаком служит алфавит естественного языка (книга, журнал, газета и т. п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде -слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие. Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми). Иконический документ -- тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, видеодиск и т. п.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии. Идеографический документ -- тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов -- поверхности Земли или других небесных тел -- выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ -- это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему -- нотную запись. Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск). Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т. е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, компакт-кассеты со звуковой записью текста; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и др.). 2. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ 1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета); 2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документаназывается типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата. №9 1. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы. Визуальный -это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т. д. на любом носителе, включая экран телевизора). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал). Аудиальный -- это звуковой документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ -- тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, видеофильм, видеодиск, и т. д.). 2. Технология работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация документа. На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой: передача документа исполнителю, контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело. Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. Утверждение документов. Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи. В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа. Регистрация и учет документов. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организаций. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Сдача дел в ведомственный архив. Сдача дел в ведомственный архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке /акт уничтожения/. №10 1. Тэмпус-время. Регулярность издания: непериодическое, периодическое, продолжающееся. Периодическое издание — издание (обычно печатное), выходящее с заявленной периодичностью(газета,журнал,календарь). Главный отличительный признак периодических из­даний—регулярность выхода из печати. Непериодические издания- издания, которые выходят однократно (книга,брошюра,листовки). Непериодические издания бывают однотомными и многотомными. Многотомные издания представляют собой единое целое и по содержанию, и по оформлению. Отдельные тома обозначаются самостоятельными номерами, а общее количество определяется заранее. Продолжающиеся издания выходят по мере накопления материала; количество нумерованных выпусков для каждого года непостоянно. Продолжающиеся издания служат важными источниками научной информации. В них печатаются доклады, сообщения, статьи и другие материалы, которые характеризуют основные направления научно-исследовательской работы различных организаций и учреждений. Продолжающиеся издания выходят под общими заголовками типа «Труды», «Ученые записки», «Вестник». Каждый выпуск имеет свой порядковый номер. Например, издаются «Труды» научных организаций и учреждений, высших учебных заведений. Особым видом изданий является серия — совокупность изданий, объединенных общностью замысла, тематики, целевым или читательским назначением, выходящих под общим названием в однотипном оформлении. Серия может объединять непериодические, периодические и продолжающиеся издания. 2. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами в ГОСТ Р ИСО 15489, является систематичность: Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе. Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами. Системный подход основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов. Основными задачами при построении системы ДОУ являются: определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении, постановка целей документационного обеспечения , определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований. проектирование документной системы. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: Политика и цели в области качества, Руководство по качеству, а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления. Немаловажным моментом является разработка процедур контроля действий, который играет важную роль в обеспечении адекватной оценки реальной ситуации, тем самым создавая предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как подразделений, так и всей организации. Контроль рассматривается как процесс, обеспечивающий достижение целей, которые необходимы для обнаружения и разрешения возникающих проблем ранее, чем они станут необратимыми. Процедуры контроля закладываются непосредственно в документы, регламентирующие процессы, такие как документированные процедуры, рабочие инструкции, что позволит объединить формализованное представление процесса с соответствующими документами, сопровождающими процесс, а также с критериями, на основе которых будет производиться оценка эффективности процесса. №11 1. По своей структуре документ может быть простым или составным. Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ - это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (открытка). Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ - это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал). Монодокумент содержит одно произведение (учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник - документ, содержащий ряд произведений; многотомник - документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание -- периодическое (журнал, газета) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. Реквизиты документа - совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или положением. Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название). Структурирование по материальной составляющей: виду печати (офсетная, высокая, глубокая, эктипографическая и др.), авторской принадлежности, языку текста, особенностям исполнения (форматы, диаметры, развитые элементы и др.), оформления (поля, столбцы, абзацы, строки, апроши и др.), наличию дополнений, качеству издания. Обычное издание, издание с улучшенным полиграфическим исполнением. 2. Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Но ГОСТ определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами. Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера, Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, а тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Текст документа делится на абзацы. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа. ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. Корректурным знаком перечеркивают неправильную букву, цифру или знак; справа от повторенного на поле знака пишут нужную букву, цифру или знак Букву перечеркивают одним из знаков замены, на поле рядом со знаком повторяют нужную букву и подчеркивают ее двумя черточками снизу. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже. №12 1. Классификация документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т. е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др. а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени однотипно оформленными выпусками (газета, журнал). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, дискеты и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д. Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом). Классификация документов по области применения, условиям предоставления. Обязательный экземпляр документов. Основания классификации: соотношение с жизнью автора, распространенность во внешней среде. Бестселлер - популярная книга или другое тиражируемое издание (например, музыкальный альбом, компьютерная игра), попавшая в список наиболее продаваемых.. Уникум - единственное в своём роде, исключительное, большая редкость. Раритет. Артефакт. 2. Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него. В настоящее время используют существует три формы регистрации: журнальная; карточная; электронная. Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Карточная регистрация. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе. Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически. №13 1. 2. №14 1. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный. Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша). Листы, положенные один на другой, образуют стопку (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопка становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока, т. е. скрепленных между собой по одному краю листов (книжный блок, альбом, атлас, журнал). Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календарик, открытка). Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Она распространена как книга-ширма, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т. п. Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся в барабане, бобине, катушке или кассете. Катушка - смешанное устройство с боковыми ограничителями, предназначенное для наматывания носителя записи. Кассета - сменный прибор в виде коробки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носитель записи, имеющий форму диска. Барабан -запоминающее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра - барабана. Бобина - катушка для намотки магнитной ленты или кинопленки. Из-за большой длины хранить ленту в развернутом виде непрактично, ее скручивают либо на плоскости (катушка, кассета), либо спирально по грани в виде диска. Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т. е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, видеодиск). Дискета -малоформатный магнитный диск, обычно на гибкой подложке. Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т. п.). 2. Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование может быть: Внутреннее (с должностными лицами данной организации). Внутреннее согласование оформляется визой согласования (наименование должности, подпись + расшифровка, дата согласования + здесь же возможны замечания). Виза обычно размещается на оборотной стороне. Если очень много лиц для согласования, то прилагается лист согласования. Если не согласен, то пишут «замечания прилагаются» и на отдельном листочке замечания; Внешнее (с должностными лицами других организаций). Оформляется грифом согласования (СОГЛАСОВАН (-О, - Ы, - А) наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата согласования или СОГЛАСОВАНО приказом зам директора от и №). Часто выполняется на отдельном листе или же делается титульный лист к документу. №15 1. Различают такие способы записи информации: 1) ручной, или рукотворный (осуществляемый рукой человека без применения технических устройств); 2) механический (осуществляется с помощью применения технических устройств: печатной машинки, полиграфическо­го станка, перфорации бумажных карт или лент); 3) магнитный (фонозапись или запись машиноориентиро-ванной информации для ЭВМ на магнитных пленках, дисках и дискетах); 4) оптический — запись информации с помощью света при фотографировании, репрографии (ксерокопировании), в кино­фильмах, голограммах. В том числе запись с помощью лазерного луча (на оптических дисках, в голограммах); 5) магнитооптический — означает одновременное исполь­зование магнитного носителя и лазерного луча (когда создает­ся магнитооптический диск). В соответствии со способом записи различают: — системы, записи информации (ручная, механическая, магнитная, оптическая, в том числе фотографическая, элект­ростатическая, магнитооптическая); — системы воспроизведения информации (механические, магнитные, оптические). Ручной способ записи информации (документирования или документаризации) — это преимущественно запись естественного языка знаковой системой письма. Письмо — это знаковая система фиксации языка (слов), позволяющая с по­мощью начертательных (графических) элементов "закреплять" речь на материальном носителе с целью ее передачи во времени и пространстве. Как правило, письмо отражает вер­бальный (словесный) текст. Знаки, отражающие слова, прина­длежат к первой знаковой системе — вербальной (или сло­весной, текстовой). Основные типы, письма: 1) идеографическое (идеограмма — условное изображение, соответствующее целому слову или его части; создаваемые зна­ки называют иероглифами); 2) словесно-составное (идеографически-ребусное); исполь­зуемые знаки тоже называют иероглифами; 3) силлабическое (составное, где один знак соответствует соединению согласного и гласного звуков, то есть слогу); 4) буквенно-звуковое (фонетическое) — где буква (один знак) или соединение букв (знаков) соответствует одному зву­ку или их соединению — фонеме; 5) особый тип письма: нотное письмо — система графичес­ких знаков для записи музыки. ^ Ноты — это вторая знако­вая система, после словесной (вербальной). Способ восприятия информации из таких документов — визуальный. Механический способ записи информации (документиро­вания, или документаризации) чаще всего характеризуется техническим воспроизведением той или иной знаковой системы записи информации, разработанной ручным способом. 2. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются. №16 1. знаковая система письма воспроизводится печатной машинкой или разнообразными полиграфическими средствами (прежде всего, печатным станком — полиграфи­ческой машиной). Так же воспроизводятся нотное письмо, про­изведения изобразительного искусства и картографические изображения. Тиражирование документов — характерный признак механического способа документирования. Однако существуют и специальные знаковые системы, используемые при механическом способе записи информации. Например, письмо шрифтом Брайля. Шрифт Брайля — это рельефно-точечный шрифт, разработанный для слепых, для чтения пальцами через прикосновение. Еще один вариант механической записи — это фонозапись путем изменения поверхности носителя информации (при со­здании фоноваликов и грампластинок). К вариантам механической записи информации принадлежит также перфорация, то есть запись информации на перфо­картах и перфолентах путем пробивания отверстий. Большинство документов, созданных механическим способом, доступны для непосредственного восприятия их информации человеком. Это — печатные тексты, ноты, воспроизведения рисунков, эскизов, чертежей, картин, картографических изображений. Тексты, записанные шрифтом Брайля, тоже воспринимаются человеком без вспомогательных средств, непосредственно через прикосновение. Способы восприятия текстовой и графической информации, созданной механическим способом записи информации, — визуальный или тактильный. Для восприятия фонозаписи из грампластинок человеку ну­жен специальный аппарат — проигрыватель. Способ восприятия информации из такой записи — аудиальный (то есть прослушивание). Перфорированные документы — перфокарты, перфоленты — предназначаются преимущественно для обработки инфор­мации специальной машиной, чаще — ЭВМ. В результате развития электронно-вычислительной техники способ перфорации устарел и сейчас почти не используется. Но перфокарты и перфоленты остаются первыми образцами технического кодирования информации для считывания ЭВМ. Магнитная запись осуществляется с помощью специальных устройств путем изменения магнитного поля носителя информации. Таким способом создаются фонодокументы, то есть документы с записью звука. Способ восприятия их информации — аудиальный (прослушивание), с помощью специальных устройств — магнитофонов. Кроме того, магнитный способ записи информации исполь­зуется для записи матричной (технически кодированной) ин­формации, предназначенной для считывания ЭВМ (компьюте­ром). Таким способом осуществляется запись в постоянной памяти компьютера (на винчестере), гибких магнитных дисках (дискетах, флоппи-дисках). Как для записи, так и для восприятия такой информации нужны компьютеры. Способ восприятия информации человеком — визуальный, через экран монитора. Следует отметить, что на экране мы видим не новый документ, а отражение (или воспроизведение) информации, содержащейся в документе, записанном на дискете, компакт-диске или во внутренней памяти ЭВМ (на диске-винчестере). Оптическая запись — запись информации с помощью света — тоже возможна только при использовании специальной техники. В частности, это — запись способом фотографирования на чувствительном слое фотопленки и фотобумаги или фото­пластинки с применением фотографической съемки, химико-фотографической обработки и печати. Различают фотографический негатив (фотопленки, фотопластинки) и позитив (фотокарточки, слайды). Документы, созданные способом фотографирования, считаются особенно точными относительно воспроизведения объек­тивной действительности, достоверными. Это так, но не всегда. Фотоизображение зависит от способа фотосъемки, избранного ракурса, способа обработки фотонегатива, способа печатания, следовательно, в конечном итоге, от цели, которую стремится достичь коммуникант, и его мастерства. Оптическая запись осуществляется с помощью специальных устройств, а способ прочтения информации зависит от того, какой документ создается. Магнитооптическая запись — это одновременное использование магнитного и оптического способов записи информации. Таким способом создается магнитооптический диск. 2. №17 1. 2. №18 1. 2. №19 1. 2. №20 1. 2. №21 1. 2.