Развитие информ технологий, в том числе и развитие документооборота в электронной форме, даст возможность решить многие проблемы в гос и корпоративном управлении. Информтехнологии — это совокупность приемов обработки и сбора первичной информации, для получения информации обновленного качества. Система электронного документооборота— автоматизир. многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
Электрон. документооборот— единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электрон. подпись— аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспеч. воз-можность контроля целостности и подтверждения подлинности электрон. документов.
Во внутренней деятельности органов власти, так же широко используются документы. Но на сегодняшний день объемы документов растут, что приводит к появлению проблем в их хранении и обработке.
Работа в системе электронного документооборота обеспечивает прозрачность документации. Однако существуют документы, которые являются государственной тайной. Таким образом, органам гос.власти необходимо будет создать помимо открытого документооборота, еще и закрытый документооборот, что так же является проблематично. Системы электронного документооборота различных органов должны быть совместимы и связаны друг с другом. То есть, если в разных гос органах документы с одинаковым содержанием назовут по-разному, может возникнуть путаница. Таким образом, одна и та же информация, предоставляемая различными гос органами, должна быть одинаковой. Основной задачей развития системы электронного документооборота является повышение качества информации, так же информация станет более доступной и прозрачной для граждан. Исходя из всего вышесказанного, можно сделать выводы о том, что: во-первых, электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный полностью, в некоторых государственных секторах; во-вторых, бумажный и электронный документ долгое время будут существовать наряду друг с другом.
Для развития системы необходимо решить большое количество задач как технического, так и организационного характера. Полный перевод государственных структур в систему электронного документооборота возможен к 2020 году, как полагают многие специалисты.
Преимущества1) прозрачность 2)повышение исполнительской дисциплины. 3)Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), происходит ускорение документооборота 4)Обеспечение конфиденциальности информации. 5) Легкость внедрения инноваций и обучения. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). 6)Развитие корпоративной культуры. Сплочение команды. возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания; 7)создание эффектив. стратегии управления информацией.; 8)создание электрон. Правител. предусматривает разра-ботки гос.-административными ведомствами своих сайтов, обеспечение их технологического обслуживания, бесперебойного функционирования и эффектив. взаимодействия; 15)качество подготовки гос. служащих Использование систем дистанц. обучения позволяет решить эту проблему. Библиотеки электрон.документов и системы дистанц. обучения обеспечивают построение процесса регуляр-ногодообучения сотрудников практически без отрыва от осн. работы.
