Система документаций – это совокупность взаимосвязанных документов, необходимых пользователю ИС.
Документ – это носитель информации, имеющий юридическую силу. Для этого нужно, чтобы в документе были подпись, дата и печать. По содержанию документ для машинной обработки обычно изменяются по сравнению с документами для ручной обработки.
1)В докум. должно быть минимально необходимый состав реквизитов.
2)Следует устранить неоправданное дублирование одних и тех же показателей .
3) Из состава документа следует исключить условно-постоянную информацию.
4)Аналогично поступают с показателями, рассчитанными на ЭВМ.
5)В документ вводятся новые реквизиты: кодовое слово и контрольная сумма.
Каждый документ включает в себя заголовок, предметную часть и основание. Заголовок содержит данные относящиеся ко всему документу, к этим данным относят: наименование, код формы, номер и дата.
Основание включает в себя подпись и печать.
В предметной части заключается основное содержание документа. Существуют следующие формы предметной части:
- Активная форма – последовательность вопросов и ответов. (вопрос - наименование реквизита, ответ – значение реквизита и кодовое обозначение.)
- Зональная форма – предусматривает выделение в докум. отдельных зон в которых располагаются логически взаимосвязанные реквизиты.
- Табличная форма – наименования реквизитов стоят во главе столбцов, а значения находятся в ячейках.
- Также существуют комбинированные формы.
