КУ документов являются частью ЕГРН. КУ ведутся в эл форме с использованием фед гос. инфор системы ведения ЕГРН (ФГИС ЕГРН ). «Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кад. учете, гос. регистрации прав на недвижимость» утвержден Приказом Федеральной службы гос. регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) устанавливает: Единые правила ведения книг учета документов; Единые правила ведения реестровых дел, в том числе их состав; Порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов.
Ведение и хранение документов осуществляют: Росреестр; Территориальные органы Росреестра; Фед гос бюджетное учреждение (на основании решений Росреестра).
КУ содержат данные о документах, принятых (поступивших) для осуществления ГКУ и/или ГРП, внесения сведений в реестр границ. Органы регистрации прав ведут следующие книги учета документов: - учета входящих документов (КУВД); - книгу учета арестов, запрещений совершения сделок, иных ограничений прав и обременений объектов НИ (КУА). КУВД предназначена для внесения записей о документах, принятых для гос кад. учета и (или) гос. регистрации прав, ограничений прав, обременений ОН, сделок, внесения сведений в реестр границ, а также внесения в ЕГРН изменений и иных записей в соотв. с Законом. КУА предназначена для внесения записей о поступивших в орган регистрации прав: -копиях решений уполномоченных органов, о наложении арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, запретов осуществления учетно-регистрационных действий, иных поступающих от данных органов в соотв. с Законом, решениях (выписках из них) об ограничении прав на объекты недвижимого имущества, обременении ОН, по которым отсутствуют разделы ЕГРН, открытые на соответствующие объекты недвижимости, либо записи о зарегистрированных правах, ограничениях прав, обременениях ОН соответствующих лиц в реестре прав на недвижимость; -копиях судебных актов, на основании которых граждане ограничены в дееспособности или признаны недееспособными, в связи с отсутствием в ЕГРН записи о гос. регистрации права лица, которое в соотв. с таким актом ограничено в дееспособности или признано недееспособным; -документах (сведениях), поступивших из органов опеки и попечительства, содержащих сведения о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения, если в ЕГРН отсутствует раздел ЕГРН, открытый на такое жилое помещение, либо в ЕГРН отсутствует запись о гос. регистрации права собственника такого жилого помещения, членом семьи которого являются указанные несовершеннолетние, оставшиеся без родительского попечения, или лица, находящиеся под опекой или попечительством (далее в настоящей главе Порядка - иной документ). По окончании календарного года все текущие книги учета закрываются для новых записей, что удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) Росреестра. Закрытым КУ документов, в которых заполнены все записи, присваивается статус «архивная». При наличии в книге записей, в которые не внесены сведения о результате рассмотрения представленных документов, до внесения таких сведений такой книге присваивается статус «закрыта». КУ документов со статусами «закрыта» и «архивная» должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления содержащихся в них сведений, в том числе по запросам судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях, а книга учета документов со статусом «закрыта» - также для дополнения ее соответствующих записей сведениями о результатах рассмотрения представленных документов. Внесенные в КУ документов сведения заверяются УКЭП работника органа регистрации прав, внесшего в книгу такие сведения, либо УКЭП Росреестра, если такие сведения вносятся в книгу в автоматизированном режиме при поступлении документов с использованием системы межведомственного информационного взаимодействия, оф сайта Росреестра, единого портала гос и мун услуг (функций).
При внесении изменений в записи книги учета документов ранее внесенные в них сведения сохраняются. Исправления, а также доп сведения, вносимые в записи, заверяются простой электронной подписью внесшего их работника органа регистрации прав. КУ документов подлежат постоянному хранению,открываются Росреестром..С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы. При закрытии КУ документов в записи о закрытии книги дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении КУ документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также указывается в записи о закрытии книги. Записи о закрытии КУ документов удостоверяются усиленной квалифицированной электронной подписью Росреестра.
Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.
