Защита и обработка конфиденциальных документов

03.09.15

В рамках нашего предмета:

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством (Указ президента РФ "об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"):

ведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина (конституция РФ), позволяющих идентифицировать его личность (персональные данные)
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (дабы предотвратить давление на свидетеля, шантаж свидетелем преступника и так далее)
служебная тайна
профессиональная тайна (в соотвествии с Конституцией) — нотариальная, врачебная, адвокатская, тайна переписки, тайна телефонных разговоров, телеграфных и иных сообщений
коммерческая тайна — сведения конфиденциального характера (ограниченного доступа), позволяющие её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов
сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них — интеллектуальная собственность.

Информация (документированная):

1) общедоступная

2) ограниченного доступа

А) государственная тайна

Б) конфиденциальная информация:

Персональные данные
Коммерческая тайна
Судопроизводство и следствие
Служебная тайна
Профессиональная тайна
Защита интеллектуальной деятельности

Работа со служебной информацией регламентируется "положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения федеральных органов исполнительной власти".

Информация составляет служебную ИЛИ коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную и потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры по охране её конфиденциальности (из гражданского кодекса РФ).

Служебная тайна обычно используется в гос учреждениях исполнительной власти, коммерческая тайна — в негос. В России часто бывает и не так.

Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отражение в виде символов, образов, сигналов и процессов.

Разглашение информации — действие или бездействие, в результате которых информация конфиденциального характера в любой возможной форме (устной, письменной, иной, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информацией.

Для организации работы по охране конфиденциальной информации необходимо осуществление комплекса мер, включающих в себя:

определение (периодическое уточнение) конкретного перечня информации, относящейся к конфиденциальной
ограничение доступа к информации, относящейся к конфиденциальной, путем установления порядка обращения с такой информацией и контроля за соблюдением такого порядка
учет лиц, получивших доступ к информации, относящейся к конфиденциальной, и лиц, которым такая информация предоставлена или передана
регулирование отношений по использованию информации, относящейся к конфиденциальной информации, с работниками (на основании трудовых договоров) и контрагентами (на основании гражданско-правовых договоров)
ведение определенного внутриобъектового и других видов режимов, обеспечивающих защиту информации, относящейся к конфиденциальной
применение средств и методов технической защиты информации, относящейся к конфиденциальной
соответсвующее оформление материальных носителей информации, относящейся к конфиденциальной (нанесение грифа секретности и идентификационных реквизитов).

Организация конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Документирование информации — процесс подготовки и изготовления документов.

Организация работы с документами — получение документов, их учет, копирование, прохождение, исполнение, отправление, систематизация, хранение, уничтожение, а так же проверка их обращения.

В отличие от открытого делопроизводства, конфиденциальное делопроизводство решает две задачи:

документационное обеспечение всех видов конфиденциальной информации
защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

К первой задаче относится:

достоверность заключается в соответствии объективному состоянию, а так же правильности оформления соответствующих реквизитов
своевременность — за время её обработки или передачи не изменилось состояние вопроса, к которому документ относится
организация исполнения документа (оперативное доведение до исполнителей, оперативное исполнение, обеспечение контроля за исполнением)
организация использования документа — обеспечение как текущего (оперативного), так и последующего (ретроспективного) использования документированной информации.

Сущность конфиденциального делопроизводства обуславливает его технологические и организационные особенности:

письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организация работы с документами и их защиты
регламентирование состава содержащейся в издаваемых документов, конфиденциальной информации, в том числе на стадии черновиков
обязательный поэкземплярный и полистный учет всех без исключения документов, проектов и черновиков
максимально необходимая полнота регистрационных данных на каждом документе
фиксация прохождения и местонахождения каждого документа
проведение систематических проверок наличия документов
персональная ответственность должностных лиц за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Организация конфиденциального делопроизводства включает:

создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; создание положения этого подразделения и должностные обязанности (инструкции) сотрудников данного подразделения
построение технологии документирования, обработки, оформления, изготовления и издания конфиденциальных документов
построение технологии обработки, хранения и уничтожения конфиденциальных документов
выделение для работы с конфиденциальными документами специального помещения, его техническое оснащение
создание постоянно действующей экспертной комиссии по вопросам защиты конфиденциальных документов
определение порядка доступа сотрудников к служебной или коммерческой тайне, обучение правилам работы с такими документами.

Задачи экспертной комиссии:

разработка перечня информации, составляющий коммерческую, служебную или иную тайну
разработка перечней издаваемых организацией конфиденциальных документов, разработка системы доступа к конфидециальным документам
снятие грифа конфиденциальности с документов или продление срока его действия
экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью их отбора для передачи в архив или уничтожения
поведение аналитической работы по предотвращению утечки конфиденциальных документов.

Перечни конфиденциальной информации и документов.

Этапы:

на основании анализа определяем состав всей циркулирующей информации, классификация по тематике
определение, какая из установленной информации является конфиденциальной и должна быть отнесена к коммерческой тайне

Ограничения к отнесению информации к коммерческой тайне:

к коммерческой тайне не может относится государственная тайна
не может относится информация, которая является общедоступной согласно закону "об информации..." и "о конфиденциальной информации"
экономическая целесообразность
можно относить информацию к конфиденциальной, если она не только создалась в организации, но и получена правомерными способами.

К неправомерным способам получения информации, составляющей коммерческую тайну, относятся: собирание информации посредством хищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введение в заблуждение, нарушение или подстрекательство (принуждение) к нарушению обязательств к соблюдению режима конфиденциальности.

Дополнительное ограничение доступа целесообразно указывать для определенного документа. Например: "только для ...". Такое ограничение регламентируется общим положением о допуске к коммерческой тайне.

Перечень информации, составляющий конфиденциальную тайну.
1 — номер
2 — наименование сведений, относящихся к конфиденциальным
3 — должностные лица или подразделения, имеющие права распоряжением сведениями
4 — срок конфиденциальности.

Изменение или внесение дополнений в перечень конфиденциальной информации коммерческого характера вносятся приказом или распоряжением руководителя организации по согласованию с экспертной комиссией.

Внесение дополнений или изменений в перечень служебной информации конфиденциального характера вносится согласно "положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".

Руководитель федерально-исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет категорию должностных лиц, уполномоченных относить служебную тайну к разряду ограниченного распространения, а эти лица несут персональную ответственность за обоснованность такого отнесения.

Система доступа к конфиденциальным документам.

Требования при разработке системы доступа к конфиденциальным документам:

доступ к конфиденциальным документам может быть предоставлен только сотрудникам, письменно оформившим с организацией отношения о неразглашении ставших им известными конфиденциальных сведений
доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным (должен базироваться на служебной необходимости ознакомления с конкретным документом именно данного исполнителя)
система доступа должны давать возможность обеспечивать исполнителей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами (но только с теми, которые действительно необходимы)
доступ к конфиденциальным документам должен быть санкционированным (с разрешения уполномоченного лица и только в отношении подведомственной этому лицу информации)
доступ должен оформляться письменно по каждому конфиденциальному документу.

Порядок разработки доступа к конфиденциальным документам регламентируется "положением о режиме коммерческой (служебной) тайны организации (предприятия)".

"Порядок доступа к конфиденциальной информации" должен содержать в себе разделы:

общие положения — цель, задачи, функции, нормативные документы, на которых базируется система доступа, кем осуществляется контроль за выполнением указанных норм, основание и порядок прекращения доступа, санкции в отношении нарушителя установленного порядка доступа, обязанности администрации и персонала по этим вопросам (контроль за соблюдением норм в системе доступа возлагается на начальника отдела службы безопасности или на специалиста отдела конфиденциального делопроизводства)
полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальным документам. Лица, имеющие доступ к конфиденциальным документам: руководитель организации имеет право давать разрешения на доступ ко всем видам конфиденциальных документов всем категориям сотрудников; заместители руководителя организации по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем категориям сотрудников, но в пределах своей сферы деятельности; руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих подразделений по закрепленной тематике работы подразделений
порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам. Разрешения оформляются: А) по поступившим и изданным документам — в форме резолюции на документе Б) по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения (документы, которые невозможно подшить в дело) в форме резолюции на документе
другие вопросы, связанные с доступом: порядок предоставления доступа, которые не работают в организации; вопросы, связанные с проведением совещаний по конфиденциальным вопросам.

При выполнении трудовых обязанностей или трудовых отношений необходимо соблюдать следующие условия:

ознакомить работника под роспись с перечнем конфиденциальной информации
ознакомить работника под роспись с установленным в организации режимом конфиденциальности и мерам ответственности за его нарушение
создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного режима конфиденциальности.

Обязательства работника:

соблюдение режима конфиденциальности, в том числе проведение в отношении него проверочных мероприятий службой безопасности (если эта служба имеет лицензию на такую проверку по "закон о частной детективной и охранной деятельности в РФ")
не разглашать конфиденциальную информацию, ставшей ему известной в период выполнения трудовых обязанностей или отношений, и не использовать в личных целях
возмещение причиненного ущерба, если работник виновен в разглашении конфиденциальной информации
возвращение при прекращении или расторжении трудовых отношений всех имеющихся у работника материальных носителей конфиденциальной информации.

Учет конфиденциальной информации.

Во всех учетных документах (журналах, карточках, не допускаются подчистки и исправления записей. Вносимые изменения заверяются сотрудником конфиденциального делопроизводства (проставляется виза и дата).

Учет документов подразделяется на:

поступившие
изданные
документы выделенного хранения.

Конфиденциальные документы могут печататься:

с черновика, на котором они составлены
с текста, нанесенного на иной носитель
без использования того или другого.

Черновики регистрируются, защищаются и хранятся.

Специальный блокнот — предназначен для составления черновиков документов и представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера оторванных листов спец блокнота.

Рабочие тетради и стенографические тетради. На обороте ставится штамп. На штампе: в одном экземпляре пронумеровано Н листов. На следующей строке прописью число листов. На следующей — подпись должностного листа, на следующей — дата.

На первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На каждом листе внизу справа пишется "Конфиденциальная тайна" и номер листа. Фамилия, инициалы, подразделение.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках:
8 столбцов. Названия граф:

учетный номер
дата регистрации (когда была зарегестрирована в отделе конфиденциального делопроизводства
вид (назначение) (исходящее/входящее) (спец блокнот, рабочая тетрадь)
количество листов
фамилия и инициалы пользователя
подпись за получение и дата получения
подпись (сотрудника КД) за сдачу и дата
отметка об уничтожении, отправке, взятии на учет выделенного хранения (например, уничтожены листы номер 2, 4 (приказ номер ... От 16.09.2015г), если отправлено — когда и куда, номер исходящего и имя получателя; отправлено на выделенное хранение, дата и кто отправил. )

На каждом листе в верхнем левом углу проставляется учетный номер (относится к спецблокнотам) и штамп (на первой странице) с указанием учетного номера и количества листов. Штамп следующего вида:

Первая строка: учетный номер
Вторая строка: количество листов.

На рабочих тетрадях и стенографических тетрадях в верхнем левом углу проставляется количество листов и штамп.

Для небумажных носителей учитывается так же в журналах или карточках. Названия граф такие же, как и у бумажных, только четвертого пункта — тип и название накопителя, и седьмой: наименование информации на носителе (документ "бухгалтерская отчетность за третий квартал 2015 года"). В графе 8: наименование адресата, номер и дата сопроводительного письма.

Учет издаваемых документов.

Последовательность издания или подготовки конфиденциальных документов.

Подготовка и учет носителя для разработки проекта документа
составление проекта документа (черновик)
учет и печать проекта документа
уничтожение испорченных листов
проверка проекта документа, его визирование и подписание (утверждение)
уничтожение черновиков, лишних экземпляров
исправление документа
отправление документа в отдел защиты и обработки конфиденциального делопроизводства (с помещением экземпляра в дело)
перевод на выделенное хранение, если невозможно подшить
исполнение документа и последующее помещение в дело

Проекты конфиденциальных документов можно создавать рукописным способом или с помощью ЭВМ.

Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях. Используемые средства для печатанья должны быть защищены от перехвата, то есть должны соответствовать требованиям безопасности.

В любом виде создания документа, реквизиты на этом документе должны быть все.

Если документ печатается с черновика, на черновике должно быть написано, сколько копий должно быть сделано. Например, создаем один и после этого уничтожаем черновик.

При приеме черновика от исполнителя сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства обязан:

если создается черновик в спецблокноте, просчитать количество листов черновика, и изъять их из блокнота, вшить в отдельное дело и т.д., чтобы в следующий раз когда возьмут спецблокнот, чтобы не было там информации
при составлении черновика на отдельных листах просчитать количество его листов
при составлении черновика в рабочих тетрадях проверить соответствие наличия листов тетради указанному количеству.

Журнал учета изданных документов с грифом "Коммерческая тайна".

16 столбов:

учетный номер и гриф конфиденциальности
дата документа (когда издано)
вид (заголовок) документа
фамилия и инициалы исполнителя
учетный номер черновиков и количество листов
количество отпечатанных экземпляров
количество листов в каждом экземпляре (экземпляр 1 — 12 листов, и так далее)
подпись за получение черновика, отпечатанных документов и дата
отметка об уничтожении испорченных листов
отметка о получении и уничтожении черновика
подпись за возврат отпечатанного документа и дата
номера экземпляров (количество в смысле)
куда отправлен документ (или сотруднику или в другую организацию)
с каким документов (за каким номером) отправлен (номер, дата)
местонахождение (в каком деле находится (его номер) и номера листов
местонахождение (номер по учету выделенного хранения).

Получение или отправление конфиденциальных документов и их учет.

Все входящие документы конфиденциального характера подлежат учету. Журнал хранится в течение календарного года.

При получении:

нужно проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и наименование отправителя, целостность упаковки, если есть, то проверить сохранность печати и прошивки
проверить в сопроводительном документе на пакете (реестре) соответствие адресата и отправителя, номера документов, номера экземпляров, соответствие грифа конфиденциальности письма и реестра
расписаться в сопроводительном документе с проставлением даты и печати

Сопроводительный документ отправляется обратно отправителю после проставки на нем печати и росписи о получении конфиденциального письма.

Последовательность работы со входящими документами:

получение пакета, проверка и учет (согласно выше упомянутым пунктам) Если письмо не соответствует — возврат письма обратно адресату (ошибочный адрес, нарушена целостность пакета), но учет все равно ведется
вскрытие пакета, проверка и учет содержимого Составление акта о выявленных нарушениях, если обнаруживаются нарушения (не тот документ, не тот гриф и так далее)
изучить содержимое документа (получение резолюции от руководителя)

А) далее либо отправляется на исполнение

Подготовка и отправление документа (с помещением последнего экземпляра в дело) (имеется в виду ответ, обычно с тем же грифом, второй экземпляр остается у нас и подшивается). Далее снимается с контроля.
Или
Исполнение документа (ознакомление с ним) с последующим помещением в дело

Перевод документа на выделенное хранение

Б) либо взятие документа на контроль
Если стоит резолюция "на контроль", то проводится контроль исполнения

Реестр — перечень. Пришло письмо с документами, к нему идет реестр. В нем: название документа, сколько листов, экземпляров, гриф. Если несколько документов — несколько таких пунктов.

Журнал учета поступивших документов (конфиденциальных): столбцы

дата поступления документа или пакета
номер реестра или подпись, сдавшего пакет
откуда поступил, организация
номер и гриф поступившего документа, дата издания
входящий номер документа (номер экземпляра, гриф конфиденциальности) присваиваем сами
вид и заголовок документа
количество листов документа
количество листов приложения к документу (сколько листов, а не сколько приложений)
кому выдан документ
количество выданных листов
подпись за получение, дата
подпись за возврат и дата
местонахождение документа (номер дела, в котором оно находится и номера листов)
номер по учету выделенного хранения, количество листов
примечание (отметка о возврате документа) (обратно отправителю обычно).

Если на пакете другой адресат, то оно не вскрывается, не принимается.

Пакет с пометкой "лично для.." Вскрывается либо этим человеком, либо отделом конфидециального делопроизводства. При получении такого документа заполняется первые три графы в журнале учета.

Если пришел лишний документ — возвращаем обратно. Так же указываем причину возврата (например как лишние или как ошибочно присланный) (с номером таким-то от такой-то даты).

Если поступивший документ подлежит передаче на выделенное хранение, то без присвоения входящего учетного номера, присваевается очередной порядковый номер журнала учета документов выделенного хранения.

Документы (присланные) должны доносить доносится до должностного лица в день получения или не позднее следующего рабочего дня.

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.

(Большое количество людей пользуется этим либо не может вшиться в дело в связи со своими габаритами или флешка, жесткий диск, а так же рабочие тетради исполнителей).

Отличает эти документы от простых: "инвентарный номер или буква В, номер и ДСП"

Журнал учета конфидециальных документов выделенного хранения: графы

учетный (инвентарный) номер и гриф конфиденциальности
дата регистрации
вид и заголовок документа
откуда поступил (кем разработан)
с какого учетного номера (учетный номер с какого документа пришел)
номера экземпляров
количество листов в экземпляре
местонахождение
отметка о картотеке (в какой картотеке находится)
отметка об отправке
отметка о возврате
отметка о снятии с учета выделенного хранения
отметка об уничтожении.

В журнале выделенного хранения нумерация идет беспрерывно, то есть на следующий год заполняется не с 1, а продолжается нумерация.

Карточкам учетам выдачи документа и тематическим карточках гриф конфиденциальности не присваевается. Уничтожение этих карточек происходит совместно с документами, с которыми они заведены.

Учет копирования конфиденциальных документов.

Обычно копирование происходит в отделе конфиденциального делопроизводства.

Копирование конфиденциальных документов не должно производиться с копированием обычных документов.

Во время копирования доступ посторонних в помещения запрещен.

Список лиц, имеющих праву на дачу разрешения копирования, должен быть зафиксирован в положении о коммерческой тайне.

Если нужно скопировать документы, которые пришли с другой компании, нужно получить разрешение у начальника этой компании.

Отпечатанные копии подлежат учету, а в некоторых случаях — заверения как копия.

Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров учтенного документа оформляется на обороте последнего экземпляра, с которого производится копирование. Этот экземпляр не должен отправляться ни в какие организации, а должен подшиваться в дело и храниться в отделе конфиденциального делопроизводства.

Штамп на разрешение копирования конфиденциального документа:

"Копирование" номер документа, номера страниц
"В" сколки экземплярах прописью "экземплярах"
"Разрешаю"
Должность, подпись
Дата

Подлежащие копированию документа регестрируется в журнале копирования конфиденциальных документов: графы

учетный номер, гриф конфиденциальности и дата документа
количество или номера страниц
дата копирования
количество снятых копий (листов или экземпляров)
учетные номера, присвоенные копиям или экземплярам. Такие же номера, как и для оригиналов
отметка об уничтожении брака (количество листов, подпись)
подпись за получение и дата.
В журнале заполняется: документ такой-то, копия номер...

Сделали копию, то нужно сделать ометку на этой копии. "Копия".

06.10

Организация исполнения конфиденциальных документов.

К в кружочке красным цветом или штамп Контроль — взятие на контроль.

При передаче от одного другому исполнителю передается напрямую, при этом создается расписка, передал столько-то тому-то, принял. Расписка отдается вторым человеком вместе с самим документах. Но только в течение одного дня.

Для осуществления контроля исполнения изготавливаются специальные контрольные карточки, которые называются "карточка контроля исполнения документа". В карточке:

Сначала идет срок исполнения, учетный номер, гриф конфиденциальности, дата документа (когда зарегистрирован по сути) и 6 столбцов:

вид и заголовок документа
от кого поступил документ
резолюция (в ней должностное лицо и содержание резолюции)
ответственный исполнитель
контрольные отметки (например когда отдел конфиденциального делопроизводства напоминает запиской исполнителю, что нужно сделать, и отмечаем, что такого-то такого-то числа проведена проверка, соответствует плану) если не выполнено в срок, надо уведомить руководителя
отметка о снятии с контроля. (Пишется Исполнено)

В карточках контроля исполнения документов не должны содержаться конфиденциальные сведения.

Отметка об исполнении содержит следующие данные (пример):
Исполнено 06.10.2015 номер 18 (документа) К
В дело номер 30
Подпись
Дата проставки.

Если ознакомление с документом производится в присутствии сотрудника кд, то подпись в учетной форме за получение может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами проставляются на отдельном листе или на обороте, а об ознакомлении с распорядительными документами на самих документах.

Последовательность работы с исполненными документами.

Исполненный документ может быть направлен в дело, отправить обратно или взятие (перевод) на выделенное хранения. Если направлено в дело или на выделенное хранение, то далее поводим экспертизу ценности, а далее либо уничтожаем, либо в архив.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки (из типовой инструкции):

с конкретной датой исполнения — в указанный срок
с пометкой "Срочно" — в течении трех дней
документы, которые по запросам граждан — в течение 15 дней
все остальные случаи в срок не более месяца

Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года.

Номенклатура конфиденциальных дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием их условных номеров (индексов), сроков хранения и подразделений, которым предоставлено право пользования конкретными делами.

Номенклатура составляется на каждый год, согласно информации, которая предоставляется подразделениями. Подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем организации.

Номенклатуры распределяются по грифам и номенклатуре присваивается соответствующий гриф.

Номенклатура учитывается в журнале изданных документов.

В номенклатуру могут вносится изменения. С резолюции руководителя.

Все номенклатуры хранятся в отдельном деле. Создается номенклатура для номенклатур дел.

Переходящие дела тоже фиксируются в номенклатуру.

Документы, зарегистрированные по журналу выделенного хранения, не вписываются в номенклатуру, потому что они не вшиваются в дела.

Журналы учитываются в номенклатуре журналов.

Номенклатура:

Шапка слева:

ООО "Информационная безопасность"
Номенклатура
Конфиденциальных дел
На 2015 год
Номер 1

Шапка справа:

Коммерческая тайна
Утверждаю
Генеральный директор
Подпись
В.Г.Азизян
06 октября 2015 года.

Под ними идет таблица по центру, 9 столбцов:

номер дела и гриф конфиденциальности (1. Номер 20-КТ)
заголовок дела (входящая корреспонденция от ФСТЭК 2015 год)
наименование подразделения, которому предоставляется дело (ОКД или СБ)
номер тома (дело делится на тома) (2)
дата заведения тома или дата заведения дела (10.06.2015)
дата закрытия тома или дела (например исполнили и закрыли) 10.07.2015
количество листов в томе или деле (120 листов)
срок хранения и номера статей по перечню (3 года (или до 2018 года) номер 1, номер 2...)
архивный шифр, номер и дата акта об уничтожении, отметки об отправке (акт об уничтожении номер 2 от 10.09.2015).

Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства
Подпись инициалы фамилия
02 октября 2015 г.

Согласующие визы должностных лиц (руководителей структурных подразделений, архива, председателя экспертной комиссии).

Конец номенклатуры.

Заголовок может включать в себя указание вида дела, содержание документа.

Содержание документов указываются в заголовках всех дел.

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов)
группировку распорядительных документов по виду документов (приказы, распоряжения, постановления, решения)
раздельную группировку документов постоянного и временного хранения
группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями
группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся
группировка документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года (тактический и стратегический менеджмент).

20.10

Документы, которые пришли для исполнения, не помещаются в дела, а отправляются обратно после исполнения.

Как правило, каждое дело должно включать не более 250 листов.

Справка-заместитель.
Документ номер 1 от "дата" На 5 листах
"Из дела изъят и перемещен на выделенное хранение номер"
Либо "из дела изъят и уничтожен..."
Основание:
На основани ....
Дата.

Так же производится соответствующая отметка в описи документов дела, если документ изъяли без возврата.

Оформление конфиденциального дела включает в себя:

заполнение реквизитов дела на обложке
проставление на внутренней стороне обложки фамилии и инициалов лиц, допущенных к делу
заведение карточки учета выдачи дела
заполнение описи документов дела
нумерацию листов
прошивку
опечатывание.

При заведении дела на обложке указывается:

гриф конфиденциальности дела
название организации
название структурного подразделения
индекс (номер) дела
заголовок дела
дата заведения (иногда указывается год заведения дела)
срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

При закрытии дела на обложке проставляется:

крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания либо утверждения) или поступление самого раннего или самого позднего документов, в не зависимости этих документов в деле
количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов), но без учета листов описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела. 7 столбцов:

порядковый номер записи
номер и гриф конфиденциальности поступившего документа
номер и гриф конфиденциальности изданных документов
дата документа
заголовок документа, откуда поступил или кому адресован
номера листов дела
отметка об изъятии.

Далее пишется: "Итого 20 (двадцать) документов, 200 (двести) листов описи".
Подпись, фамилия и инициалы.

Лист-заверитель дела номер ... Том номер ...

В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью номер ... ... Листов и ... Листов внутренней описи

В том числе литерные номера 3Б ... , пропущенные номера 4 ..

Далее две колонки:

особенности физического состояния дел (вклеенная фотография, конверт...)
номера листов (где вклеена фотография...)

Должность, подпись, инициалы (имя, отчество, фамилия)
Дата.

Акт на уничтожение документа. Таблица, первая строка.

порядковый номер
номер дела или документа и гриф конфиденциальности
заголовок дела или документа
год дела или документа
номера экземпляров документа
количество листов в деле или экземпляре документа
срок хранения и номера статей по перечню
примечание.

Отметки об уничтожении отдельных документов проставляются во внутренних описях документов дел.

Составление акта о выделении к уничтожении и поставление отметок об уничтожении во внутренних описях проставляются сотрудником отдела конфиденциального делопроизводства

Угрозы при уничтожении:

выделение к уничтожению документов, не подлежащих к уничтожению
подмена документов, выделенных к уничтожению
фиктивное уничтожение документов
неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить содержащуюся в них информацию
ознакомление с документами посторонних лиц.

Режим сохранности конфиденциальных документов.

Составляющие режима сохранности документов:

выделенное помещение с охраной, находящееся не на первом и не на последнем этаже, окна выходят внутрь территории предприятия
право прохода в такие помещение — руководители и сотрудники, имеющие прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов
лица, обеспечивающее техническое и бытовое обслуживание, допускаются в эти помещения только в присутствии сотрудника конфиденциального делопроизводства
окна режимных помещений должны иметь надежные средства защиты, защитная сетка или жалюзи для невозможности выпада документов из окна, а так же для предотвращения визуального съема информации (компьютеры тоже должны быть повернуты соответствующе)
входные двери помещений должны быть металлическими, оборудованы хорошими замками. В конце рабочего дня — опечатывание номерной печатью
сейфы, шкафы зачастую оснащаются сигнализацией, датчиками и так далее
сертифицированные средства обработки информации
конфиденциальные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах в подразделении конфиденциального делопроизводства, которые после окончания рабочего дня закрываются и опечатываются
опечатанные запасные ключи, при потере оригинала, запрещено хранить документы в таком месте.

Журнал передачи под охрану помещений и пеналов с ключами. Столбцы:

номер сдаваемого помещения
дата и время передачи под охрану
номер печати, которой опечатано помещение
номер печати, которой опечатан пенал с ключами
подпись лица, передавшего помещение и пенал под охрану
отметка о включении сигнализации (включено)
подпись лица, принявшего помещение и пенал под охрану
дата и время получения пенала с ключами
подпись лица, получившего пенал
отметка о выключении сигнализации
примечание.

Сдача помещений и пеналов с ключами, помещений, вскрытие пеналов и помещений производится только уполномоченными сотрудниками. Список таких лиц должен находится у охраны, который и выдает.

Акт о вскрытии.

В акте отражается факт изъятия документов с проверкой на наличие в журнале учета граф, или их не изъятие.

Опись.

Опись документов, находящихся у .... (Николаева Д.Д.)

Шесть столбцов:

порядковый номер
дата получения документа
учетный номер и гриф конфиденциальности документа
вид или название документа (флеш-карта или выделенного хранения)
количество листов
отметка о возврате документа.

Журнал учёта нарушений порядка обращения с конфиденциальными документами. Шесть столбцов:

дата нарушения
фамилия и инициалы лица, допустившего нарушение
наименование структурного подразделения
краткое изложение нарушения
принятые меры, номер приказа
номер и дата заключения внутреннего расследования.

Контроль наличия конфиденциальных документов.

Открытие журнала учета конфиденциальных документов, или журнал исполненных или других и проверка соответствия фактическому наличию документов, в том числе название, страницы, их количество.

Положение о "порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" подразумевает проведение таких проверок минимум раз в год, но данное положение не запрещает делать это чаще.

Проверяются документы, дела, носители конфиденциальной информации.

Необходимыми видами проверок являются:

проверки правильности проставления регистрационных данных носителей документов, дел и учетных журналов (номер документа, гриф, дата, заголовок и иногда подпись лица)
проверки правильности проставления отметки о движении носителей, документов и дел
проверка фактического наличия всех носителей, всех неподшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации
проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.

Проводятся двумя сотрудниками отдела конфиденциального делопроизводства или экспертная комиссия для повышения качества проверок (один может схалтурить, халатность...)

На проверенных документах карандашом ставится отметка о проверке, чтобы не путать уже проверенные документы с еще не проверенными.

Отметки проставляются в журнале учета носителей.

При проверке входящих документов в журнале должна быть пометка, что он возвращен или еще что-то. Иначе сложно найти такой документ.

Фиксируются результаты поверка в актах.

Отметки проставляются в соответствующих журналах, какие документы мы проверяем (журнал учета выделенного хранения и так далее).

Для проверки правильности проставления отметок о проверке отправления машинных носителей используется журнал учета машинных носителей. Здесь проверяется вид, номер, гриф, адресат, номер и дата сопроводительного документа.

Для проверки отправленных документов используется номенклатура дел и сопроводительные письма. Отметка проставляется в номенклатуре дел.

Для проверки правильности проставления отметок о документах, изъятых из дел, используются дела, в которых были эти документы, и сопроводительные письма, с которыми были отправлены. Отметка о проверке проставляется в описи документов дела.

При проверке об уничтожении проверяется номенклатура дел и акты об уничтожении. Отметки проставляются в номенклатуре.

При проверки при переноса документа из одного дела в другое, отметки ставятся только в описи в том деле, из которого изъяли дело.

При передачи в архив или в открытое делопроизводство используются номенклатура дел, журнал учета выделенного хранения, акты передачи.

Акт о проведении проверок. Там указываются только действительно проведенные виды поверок. Если проверяли каждый квартал, то в годовой он не включается. Результаты служебной проверки приставляется к акту проведения проверки.

Нюансы при проведении проверки:

если подсчет листов производится, то это обязательно в акте указывается
если не все в наличии, то пишется: "кроме", с указанием учетных номеров документов, номера носителя или индекса и года дела
если обнаружены факты несоответствия, то пишется: "кроме", с указанием по каждому документу, в чем они проявились
если не все дела закрыты, то пишется: "кроме", с указанием учетных номеров таких документов или дел

!!! пункт пять включается при выявлении ошибок и нарушений
5) приложения включаются в акт (например, материал служебного расследования)

Проведение конфиденциальных совещаний.

В положении о коммерческой тайне описан порядок проведения конфиденциальных совещаний.

Три этапа:

этап подготовки к проведению совещания
непосредственно проведение совещания
этап после проведения совещания (оформление документов, результатов).

Докладная записка включает тематику совещания и основание для его проведения. Пишется на директора. "В связи с тем-то с тем-то прошу провести конфиденциальное совещание. ".

Указывается, какая конфиденциальная информация будет обсуждаться (то есть раскрываться).

Срок проведения совещания.
Место проведения совещания.
Список сотрудников подразделений (организаций), участвующих на совещании (приглашенных на переговоры).
Список сотрудников подразделений, ответственных за подготовку и проведение совещания.

Докладная записка может иметь гриф конфиденциальности.

Лица, ответственные за подготовку и проведение совещания:

организатор совещания — должностное лицо, ответственное за подготовку и проведение совещания в целом, планирующее и координирующее выполнение всех подготовительных мероприятий и проведение самого совещания
должностное лицо, ответственное за защиту конфиденциальной информации при проведении совещаний
сотрудники, ответственные за подготовку материально-технического обеспечения.

В организацию, с которой предполагается проведение конфиденциальное совещание, отправляется специальное письмо, в котором содержится:

тематика переговоров
обобщенный список участников
время и место проведения
предложение принять участие в переговорах или сообщить о своем отказе
предложение направить список сотрудников, которые будут присутствовать на мероприятии с указанием выступающих по конкретным вопросам. Подтверждение доступа к конфиденциальной информации.

В случае, если приглашаются другие люди (эксперты, консультанты и так далее, то с них заранее берутся расписки о неразглашении. Они обязаны присутствовать только на темах, для которых они приглашены. На остальных запрещено.

Составляется программа проведения совещания. В ней указывается дата, место, повестка дня, выступающие, ориентировочное время их выступления. Может быть под грифом.

Список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Проставляются инициалы и фамилии лиц, их должность и организация. Отдельно указывается наименование и номер документа о возможности их прослушивать конфиденциальную информацию.

Список материально-технических средств и ответственного.

Самые важные вопросы обсуждаются в конце (остаются только с доступом, остальные уходят).

Помещение в идеале должно быть аттестовано, а используемые средства сертифицированы. Все технически должно быть обеспечено техническими средствами защиты информатизации.

Оборудование кондиционером, чтобы не открывать окна и двери.

Перед проведением совещания необходимо:

проверить в помещении несанкционированных аудио и видео записывающих и радио передающих устройств
в выделенном помещении не должны находится средства, которые не используются для совещания
убедиться в качестве работы средств защиты информации
осуществить другие меры по подготовке помещения (включить кондиционер, поставить пост охраны у дверей и так далее)