Для создания файла выполним последовательно 8 операций.
Выполните команду Создать. меню Файл. Откроется диалоговое окно Создание базы данных. Теперь файл базы данных существует на жестком диске, и можно приступать к формированию внутренней структуры данных. Следующий шаг – создание таблицы базы. Ее можно разрабатывать как самостоятельно, для чего нужен определенный опыт и заранее четко продуманный план и структура таблицы. 1. Укажите стрелкой мыши на ярлык и щелкните левой кнопкой мыши. 2. Нажмите находящуюся рядом кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Создание таблицы с кнопками Мастер и Новая таблица. 3. Нажмите кнопку Мастер этого окна. Откроется первое диалоговое окно Мастера – Разработка таблицы. 4. Нажмите кнопку Далее. Появится второе диалоговое окно Разработка таблицы.
5. Здесь введите имя вашей таблицы и нажмите кнопку Далее. 6. Появится третье диалоговое окно Мастера. Здесь вы можете убедиться, что произведенные установки правильны, вернуться в случае чего обратно, либо нажать кнопку Готово. Структура таблицы базы данных готова. Она имеет указанное количество полей. Поля являются столбцами. Строки пока пусты – в них вы будете вносить соответствующую информацию – записи.
Типы и форматы данных.
Числа. Для представления чисел могут использоваться несколько различных форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.09.2003) и времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный форматы (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.). Текст. Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Например, последовательность цифр "2004" - это текст. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо). Формулы. Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить текст. Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
Типы полей. · Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.
· Поле MEMO Длительный текст, например, некоторое описание или примечание.
· Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля. Поле может иметь размер 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт— только если для свойства Размер поля задано значение Код репликации). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный
· Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков — в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой (более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой).
· Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно.
· Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные последовательно возрастающие (на 1) целые числа или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. · Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл.
Существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: про-смотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п.
В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.
В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.
Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, ко-торый позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Типы межтабл. Связей: Существует три типа межтабличных связей.
Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов. • Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.
При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б.
Связи "один ко многим” Такая связь подразумевает, что каждому объекту одного набора соответствуют ноль или более объектов второго набора, и каждому объекту второго типа соответствует не более одного объекта первого типа. Примером такой связи может быть связь ``включает сотрудников'' между типом ``отдел'' и типом сотрудник, при условии, если каждый сотрудник может работать только в одном отделе.
