Согласно общепринятому пониманию, дипломатический протокол представляет собой совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, иными официальными лицами в процессе международного общения.
Слово "протокол" происходит от греческого protokollon (protos — первый иkolla — клеить), которое в средние века означало правила оформления документов, а затем правила ведения архивов. Со временем это слово стало применяться к правилам ведения дипломатических дел. Его отдельные нормы называются церемониалом, например, церемониал вручения верительных грамот, встречи или проводов официальной делегации и т.п.
Можно с уверенностью сказать, что едва ли удастся найти какую-либо значимую внешнеполитическую акцию, которая реализовалась бы без использования норм и правил дипломатического протокола. С его строгим соблюдением осуществляются государственные визиты, в том числе проходят встречи на высшем уровне; назначаются главы дипломатических представительств; происходит вручение верительных и отзывных грамот; проводятся разные виды дипломатических приемов; ведется дипломатическая переписка; происходят прием и проводы официальных делегаций; ведутся переговоры; созываются международные конференции и совещания; подписываются международные договоры и соглашения; осуществляется реагирование на разного рода праздничные, а также траурные события; соблюдается этикет гимна и государственного флага. В соответствии с правилами дипломатического протокола определяется поведение дипломатов в стране пребывания, их одежда в официальных случаях и т.д.
Сферой применения дипломатического протокола является также ООН и другие международные организации. В протоколе этих организаций есть своя специфика, однако, в его основе лежат общепринятые нормы.
По своему назначению протокол является международной категорией — его основные положения должны соблюдаться более или менее одинаково всеми государствами.
Российскому дипломату, равно как и другим работникам в области международных отношений хорошее знание правил дипломатического протокола необходимо, во-первых, для того, чтобы корректно, на должном профессиональном уровне применять их в своей работе, и, во-вторых, для того, чтобы уметь правильно оценить их применение зарубежными партнерами, вовремя распознать и соответствующим образом отреагировать на умышленное или непреднамеренное желание нанести протокольной формой ущерб престижу РФ, его руководителям или иным официальным представителям.
Вместе с тем многие нормы дипломатического протокола, такие, например, как порядок нанесения визитов, ведения беседы, организации приемов, принципы рассадки за столом на официальных завтраках и обедах, ведения переписки, применения визитных карточек и других форм международного общения, полезны не только для дипломатических работников, но и для всех других лиц, участвующих в международной деятельности или готовящихся к ней.
Практике известно немало случаев, когда из-за нигилизма в отношении протокольных норм ("обойдемся, мол, и без формальностей") создавались конфликтные, подчас трудноразрешимые ситуации. Протокол, как отмечалось, служит средством реализации и конкретизации основополагающих принципов международного права, стоит на страже государственного престижа, а значит, и национальных интересов и в этом смысле, несомненно, является политическим инструментом дипломатии.
Дипломатический этикет — правила и нормы поведения дипломатов и других официальных лиц различных государств в отношениях друг с другом, а также на различных официальных дипломатических мероприятиях (приемы, визиты, переговоры, встречи делегаций и т.п.).
Говорящему: не рекомендуется ставить в центр внимания собственную персону; напротив, стремиться быть скромным в самооценках, не навязывать упорно собеседнику личных взглядов и мнений;
необходимо уметь удачно выбрать тему, предшествующую деловой части разговора, уместную в данной ситуации и в то же время близкую и понятную партнеру, деликатно обходя при этом разного рода ''острые углы" и "запретные темы";
надо четко следовать логике разворачивающейся беседы, следить за тем, чтобы вывод не противоречил посылке, следствия вытекали из причин и т.п;
следует помнить об ограниченности порога смыслового восприятия и концентрации внимания у слушающего, в связи с чем рекомендуется употреблять короткие фразы, давать слушателю периодически передохнуть, время от времени добиваться пробуждения его внимания; учитывая общую ситуацию общения, официальность (неофиц) обстановки…
Слушающий в частности, обязан:
уметь вовремя оценить речь собеседника, ответить на поставленный вопрос, согласиться или не согласиться, поддержать предлагаемый диалог, не пытаясь в то же время перехватить инициативу и занять временное пространство беседы собственным говорением;
Подписание двусторонних соглашений осуществляется на основе принципа альтерната (очередности). Для подписей первым местом считается место под текстом с левой стороны (в тексте на арабском языке - с правой) или же, если подписи ставятся одна под другой, - верхнее место. На экземпляре документа, предназначенного для другой стороны, подписи ставятся в обратном порядке. При подписании многостороннего соглашения подписи уполномоченных ставятся одна под другой в порядке русского, английского или иного алфавита (выбор алфавита делают сами участники). Альтернат является своеобразным выражением принципа суверенного равенства сторон-подписантов.