Консульское учреждение является государственным органом внешних сношений России, которое осуществляет в пределах консульского округа на территории государства пребывания консульские функции от имени РФ. Открытие отделения консульского учреждения в пределах консульского округа осуществляется по решению Правительства РФ с согласия государства пребывания. Местонахождение консульского учреждения, его класс и консульский округ определяются Правительством РФ по согласованию с государством пребывания.
Согласие государства пребывания также требуется, если какое-либо генеральное консульство или консульство желает открыть вице-консульство или консульское агентство не в том населенном пункте, где они сами находятся.
Предварительное определенно выраженное согласие государства пребывания необходимо также для открытия канцелярии, составляющей часть существенного консульского учреждения, вне местонахождения последнего.
В государстве пребывания консульское учреждение подчинено главе дипломатического представительства РФ.
На здании генконсульства поднимается государственный флаг РФ, а также прикрепляется щит (чаще всего медная доска), с изображением государственного герба РФ и наименованием генконсульства на русском языке и языке страны пребывания. С учетом местной протокольной практики на автомашине генконсула, когда он едет на официальные рауты, устанавливается небольшой государственный флажок (вымпел).
Консульские функции выполняются и диппредставительствами, в составе которых для этих целей создаются консульские отделы.
Во главе консульского учреждения зависимости от его класса назначаются, соответственно: генеральный консул, консул, вице-консул или консул агент. Генеральный консул (глава учреждения) назначается на должность в установленном порядке МИД России. Генконсул при своем назначении на должность получает в МИД письменное полномочие - консульский патент. Консульский патент подписывается министром иностранных дел РФ (или его замом) и скрепляется подписью директора Департамента консульской службы. В некоторых странах консульский патент подписывает глава государства или правительства.
Консульский патент выдается от имени РФ, в котором указываются фамилия, имя, отчество, гражданство, консульский ранг, консульский округ и местонахождение генконсульства; содержится просьба МИД РФ признать назначаемого гражданина в указанном звании, оказывать ему защиту и покровительство и предоставлять все права и преимущества, связанные с его званием. Одновременно МИД предлагает всем гражданам РФ в консульском округе исполнять распоряжения генконсула.
Страна, принимающая консула, выдает ему специальное разрешение на исполнение обязанностей консула – консульскую экзекватуру. С момента ее получения начинается деятельность консула.
Экзекватура - это документ о признании названного в патенте лица в качестве главы консульского учреждения со стороны государства пребывания и предоставлении ему права выполнять консульские функции в конкретном консульском округе.
Согласно Венской конвенции 1963 года государство, отказывающее в выдаче экзекватуры, не обязано сообщать мотивы такого отказа (ст. 12).
Как только генконсул получает экзекватуру, МИД страны пребывания (либо секретариат президента или правительства) уведомляет об этом компетентные власти консульского округа и, кроме того, обеспечивает принятие мер, необходимых для того, чтобы прибывший глава консульского учреждения мог исполнять свои обязанности и пользоваться преимуществами, вытекающими из Венской конвенции.
Штат консульских учреждений состоит из консульских должностных лиц, административно-технического и обслуживающего персонала.