Дипломатическая переписка отражает особенности, присущие социально-экономическому строю страны, ее языку, культуре, этнорелигиозным особенностям, политическому режиму. Однако при всех естественных отличиях общим для документов разных эпох и общественных формаций было и остается наличие предъявляемых к ним особых требований.
Прежде всего дипломатическая служба решает, на каком виде документа остановить выбор: он должен соответствовать конкретному поводу, учитывать протокольную практику и традиции, быть, как говорят дипломаты, "адекватным" (на личную ноту принято отвечать личной нотой, на вербальную — вербальной и т.д.). Далее, независимо от сделанного выбора, необходимо строго проследить, чтобы любое письменное обращение содержало известный "джентльменский набор" составных частей. Специалисты по технике дипломатии выделяют обычно следующие ключевые элементы, присущие каждому документу: протокольные формулы; смысловое ядро; аргументационная часть; изложение фактов.
Конечно, дипломатический документ может содержать нередко неприятную для адресата информацию, но протокольные формулы должны быть выдержаны в любом случае неукоснительно. Особую щепетильность надлежит проявлять при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), титулов, званий и др. Документ должен иметь безупречный внешний вид; буквально во всем должны проявляться корректность, уважительность к партнеру, ничто не должно ущемлять его достоинство.
Вместе с тем, как бы ни была важна внешняя атрибутика, приоритет принадлежит, конечно же, содержанию документа, значимости затрагиваемых в нем вопросов, ясности, четкости и логичности изложения фактической стороны, убедительности приводимых аргументов. Подчас смысловое ядро по объему может быть невелико, но именно в нем заключается суть документа, именно оно служит концентрированным выражением позиции государства по тому или иному рассматриваемому вопросу. Эта позиция может проявляться в конкретных предложениях, вносимых на рассмотрение; в заявлении протеста против действий государства или группы государств, нарушающих общепринятые нормы общения, носящих характер провокации идр.; в предупреждении о возможных ответных шагах, а также превентивных мерах, которые могут быть предприняты с целью избежать нанесения ущерба национальным интересам, не допустить угрозу миру и т.п.; в фиксации позиции (согласие, осуждение, предостережение, призыв) в отношении акции какого-либо государства или международного события; в информировании о намечаемых к проведению или уже осуществленных мероприятиях. Каждая формулировка, образующая в конечном счете смысловое ядро, должна быть особенно тщательно выверена, отточена с тем, чтобы возможные международные, внутриполитические, финансово-экономические, военные и иные последствия, вытекающие из реализации положений документа, в полной мере соответствовали замыслу его создателя.
В аргументационной части излагаются причины, обоснование постановки содержащегося в документе вопроса, акцентируется, в частности, внимание на его актуальности, подчеркивается значение, урегулирования конфликтной ситуации, реального продвижения в решении иной проблемы. Используется, с учетом значимости вопроса или вся "обойма" соображений и доводов — политических, экономических, исторических, юридических, морально-психологических — или же часть их, а остальные по тактическим соображениям оставляются на будущее. Предполагается убедительное пояснение некоторых возможных отходов от прежней позиции подчеркивание необходимости новых моментов с целью правильного восприятия высказываемых суждений. Важно спрогнозировать и учесть в документе возможную реакцию партнера, его контраргументы, сработать тем самым на упреждение, что, несомненно усиливает действенность, эффективность намечаемой акции. Логичность доводов наилучшим образом подкрепляется конкретными фактическими и цифровыми данными, их сопоставлением.
В части, излагающей факты, особое внимание должно уделяться точности, соразмерности формулировок с тем, чтобы допущенные по недосмотру неточность или искажение, не дискредитировали документ. При отсутствии полной уверенности в достоверности используемого фактического материала необходима повышенная осторожность в сто оценке; желательно укрыться за ссылкой на источник, сохранять возможность для несколько иной на определенном этапе их интерпретации. Так появляются на свет неизбежные в дипломатических документах общие фразы, витиеватые формулировки, выражения типа "насколько известно", "судя по поступающим сообщениям" и т.п. Факты, как известно, упрямая вещь. Поэтому особенно важно упорно работать, докапываясь до истины, с архивными, историческими, международно-правовыми материалами. Четкое и умелое обращение с фактами дает возможность особенно убедительно обосновать свою позицию, поддержать кредит доверия конкретной дипломатической школы и ее представителей. С другой стороны, совершенное владение фактологическим материалом позволяет вскрывать недобросовестные приемы разного рода передергиваний и искажений, от которых не свободна и современная дипломатия.
Чтобы уловить за несоблюдением тех или иных трафаретных правил смысловую нагрузку, необходимо в совершенстве самому владеть искусством составления документа, знать в деталях, тонкостях нормы всех видов дипломатической переписки. Даже бумага, на которой написан документ, несет иногда смысловую нагрузку.
Работа над документами – это блестящая школа повышения профессиональных навыков, квалификации, умения быстро, иногда в ходе переговоров мгновенно находить из десятка вариантов единственно приемлемый и четко фиксировать его на бумаге.
