Значительную часть дипломатической документации государств составляют документы, имеющие внутриведомственный характер. Другая категория - это документы, посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами, которые выражают их позиции по тому или иному вопросу. Наконец, существует документация, носящая в силу определенных обстоятельств сугубо конфиденциальный характер.
В международной и российской дипломатической практике наиболее часто применяются следующие виды документов:
— личные ноты;
— вербальные ноты;
— памятные записки;
— меморандумы;
— частные письма полуофициального характера.
Формально министерство и посольство имеют право вести дипломатическую переписку на языке своей страны. так же переписка может вестись по договоренности на каком-либо третьем языке; на практике чаще используется язык своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода. Необходима осторожность, когда в стране два или несколько официальных языков. Ведение переписки на одном из них может вызвать осложнения.
Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит официальную информацию о каком-либо событии (например, об изменении названия государства, о сформировании нового правительства, по важному вопросу двусторонних или международных отношений ит.п.). Посол посылает личные ноты коллегам по дипломатическому корпусу о вручении верительных грамот и отвечает на такие же ноты коллег; министру иностранных дел о временном или постоянном отъезде из страны пребыванияи о назначении временного поверенного в делах; о возвращении в страну пребывания, поздравления по случаю национального праздника…
Составляется в первом лице, печатается на нотном бланке. Текст личной ноты начинается с обращения, например: (Господин Министр. Господин Посол, Господин Поверенный в Делах). После обращения следует текст, начинающийся, как правило, словами "Имею честь". Заканчивается текст выражением уважения (комплиментом). Некорректное употребление комплимента (особенно в сторону занижения его) может быть расценено как умышленное стремление нанести ущерб лицу, которому адресована нота.
Наиболее распространенным в современной дипломатии видом переписки являются вербальные ноты (означает: "бумага, которая должна быть серьезно принята во внимание"), в основном посредством которых и осуществляют официальные контакты министерства иностранных дел и посольства.
В вербальной ноте излагаются разнообразные вопросы, возникающие в деятельности министерства или дипломатического представительства. В них могут затрагиваться политические, экономические, культурные и иные проблемы двустороннего и многостороннего плана, доводиться информация представительского характера, сообщаться об автодорожных и иных происшествиях с участием сотрудников посольства, запрашиваться визы и т.п.
Текст ноты составляется только в третьем лице, печатается на бумаге высшего качества, специальном нотном бланке, изготовляемом типографским способом, и не подписывается. Вербальная нота начинается с обращения, которое должно содержать комплимент, например: "Посольство РФ свидетельствует свое уважение Министерству Иностранных Дел Республики Уганда и имеет честь... (далее следует текст)". После текста принято снова употреблять комплимент.
Не требуют комплиментарного оформления такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.
Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда — и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. В форме "Доводится до сведения", ''Сообщается", "Возбуждается просьба".
Памятные записки, направляемые с курьером близки вербальной ноте (составляются в третьем лице, тут содержат обращение и комплимент, имеют регистрационный номер и т.п.).
Меморандум — это обычно более обширный документ, охватывающий целую проблему или даже несколько проблем, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Он не имеет также номера и является в большинстве случаев документом для обсуждения, для дальнейших переговоров. Меморандум является либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, пересылаемым с курьером или вручаемым лично.
Со времен второй мировой войны и образования антигитлеровской коалиции в практику дипломатической переписки прочно вошел обмен личными письмами и посланиями между главами государств и правительств.
Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам — для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье, а также траурные события и др.). С частным письмом препровождаются сувениры.
Необходимо также сказать несколько слов о документах внутренних, которые готовят обычно само посольство или другие дипломатические представительства
Документами обобщающего характера являются отчеты посольства. Согласно установленному каждым министерством порядку, отчеты представляются ежеквартально, за полугодие или за год, но послы могут в промежутки между этими отчетами посылать политические письма по важнейшим вопросам, чтобы информация все время накапливалась и вместе с тем давались анализ и обобщение накопленных информационных материалов, требующих определенной реакции со стороны МИД.
Отчеты должны давать анализ развития событий в стране, перспективу развития и выводы, которые вытекают из этой перспективы. Только такого рода отчеты могут облегчить выработку министерством определенных шагов с целью улучшить взаимоотношения с данной страной и укрепить мир и безопасность в том или ином районе.
Следующим документом, который составляется в посольствах, являются политические письма посла, направляемые в центр. Эти письма составляются по наиболее важным, "актуальным политическим вопросам или по проблемам, имеющим важное значение для оценки положения в стране пребывания и для оценки политики правительства в данной стране. Наиболее существенную и актуальную часть таких писем послы иногда передают шифром по телеграфу, если требуется их срочно довести до сведения центра.
Другой вид документов — это справки по различным вопросам, составляемые работниками посольства, касающиеся той или иной области, например о политических партиях, о съездах партий, справки, характеризующие развитие тех или других отраслей хозяйства — промышленности, сельского хозяйства, по вопросам культуры данной страны и т. д., то есть справки, содержащие материал для изучения положения в стране пребывания.
Важным документом являются записи бесед работников посольства или МИД с политическими деятелями и дипломатами. Запись беседы с тем или другим политическим деятелем, с министром или послом представляет собой очень важный документ, поскольку он несет информацию о взглядах данного лица, содержит некоторый фактический материал, который может быть сообщен только сведущим в определенной области человеком и ни из каких других источников получен быть не может.
Следует упомянуть еще обзоры прессы как за определенный промежуток времени, так и по определенным вопросам, месячные, квартальные, годовые, где перечисляются основные статьи, основные важные сообщения, которые появились в печати страны пребывания за определенное время. Из этих обзоров обычно делаются выводы, характеризующие политику правительства или важные события, происшедшие за истекший период в данной стране.
Вообще диапазон формул вежливости весьма широк, что даст возможность составителю ноты придать ей строгую сухую тональность или, напротив, большую теплоту. Избегаются резкости, риторические обороты, намеки, восклицания, недопустимы и сокращения.
В недалеком прошлом выбор формы ноты — личной (подписанной) или вербальной — увязывался с состоянием отношений между государствами — субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.
И важно запомнить протокольную заповедь: "Всякое письмо требует ответа".
