Организация архивного хранения документов— это сложный процесс, имеющий множество нюансов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой. На каждом этапе работы с документами, от регистрации до выдачи справок, соблюдается строгая последовательность действий и ведется постоянный учет.
Требования к хранению документов
Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и архивных коробов, постоянного поддержания идеального порядка, наличия системы охраны и учета документов. Для обеспечения сохранности документации необходимо соблюдать противопожарный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.
Температура в помещении должна поддерживаться на уровне 17-19˚, а влажность воздуха - 50-55%. Прямые солнечные лучи вредны для документации, поэтому для хранения используются темные помещения со специальными лампами.
Бумага имеет свойство накапливать пыль, подвержена образованию плесени и способствует появлению насекомых и грызунов в помещении. Для того чтобы этого избежать, регулярно проводится влажная уборка, а также один раз в год помещение обрабатывается специальными растворами.
Длительное хранение документации возможно при условии постоянной циркуляции свежего воздуха в помещении. В связи с этим в профессиональном архиве обязательно учитывается расстояние между стеллажами, а также от пола до нижней полки и отступ от полки до крышки короба.
Архивное хранилище размещено в отдельном помещении. Это обязательное условие для организации архива. Данная мера позволяет соблюсти требования к безопасности документов.
19.
