Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность: руководители структурных подразделений; работники службы делопроизводства. Дела хранятся: в шкафах, на стеллажах (обычные документы).
Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится:
- для обеспечения сохранности дел;
- установления пропавших дел (документов);
- поиска пропавших дел (документов);
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:
- сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);
- сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела, в которой указывают:
- номер дела;
- дату выдачи;
- кому выдано (Ф. И. О.);
- структурное подразделение;
- подпись исполнителя;
- срок возврата;
- отметку о возврате;
- примечание
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
17.
