Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, принятия решения и подготовки. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:
- документирование по кадровым вопросам;
- обработка поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
- формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- контроль исполнения документов по личному составу;
- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:
- наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
- наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
- расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
- наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.
Система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:
1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.
2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.
3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.
