В целях повышения эффективности коммуникативного процесса в организациях рекомендуется предпринимать следующие меры:
-
регулирование информационных потоков. Суть его состоит в умении руководителя оценивать качественную и количественную стороны собственных информационных потребностей, своих начальников, подчиненных;
-
управленческие действия. Эта мера предполагает управленческие действия, предпринимаемые с целью информационного обмена: совещания, пятиминутки, индивидуальные беседы, контроль хода выполнения работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля и др.;
-
система обратной связи. Эффективная обратная связь в ходе организационных коммуникаций достигается несколькими путями:
а) перемещением людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения отдельных вопросов. Это могут быть командировки служащих организации на предприятия с целью обсуждения вопросов качества продукции; присутствие разработчиков товара в точках розничной торговли с целью обсуждения вопросов качества продукции; присутствие разработчиков товара в точках розничной торговли с целью выявления тенденции спроса и т.д.;
б) системой сбора предложений, цель которой – снижение необъективной фильтрации идей при продвижении их снизу вверх;
в) использованием информационных бюллетеней, публикаций и видеозаписей организации, содержащих информацию, требующую обсуждения или по уже поднимавшимся ранее вопросам, таким, как качество обслуживания потребителей, условия труда работников организации, отчет собственника или уполномоченного им органа управления о выполнении коллективного договора и т.д.;
г) использованием современных информационных технологий, способствующих совершенствованию обмена информацией в организациях. К ним относятся персональные компьютеры, локальные сети, электронная почта и т.д.
Хотя в организациях обмен письменной информацией имеет преобладающее значение, прямой межличностный обмен также является неотъемлемой частью коммуникативного процесса.
Эффективная коммуникация возможна при умении слушать, т.е. когда человек одинаково точен и отправляя, и принимая информацию. Мало излагать и воспринимать факты – необходимо прислушиваться к чувствам, только тогда информация будет воспринята полностью. В управлении существует термин "эмпатия" – внимание к чувству других людей, попытка увидеть ситуацию с точки зрения другого человека. Использование "эмпатии" при обмене информацией ведет к открытости, снижению напряженности в разговоре, тем самым обеспечивая эффективность коммуникаций.
