Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:
-
документы, связанные с поиском и набором персонала;
-
документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
-
нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения; различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
-
документы, включающие личные сведения о работниках;
-
архивные документы по личному составу;
-
документы персонального учета и анкеты;
-
иные виды документов по личному составу.
В документах службы персонала выделяют два вида приказов:
-
приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
-
приказы по личному составу фирмы.
Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).
-
Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
-
Заглавие - "По личному составу".
-
Констатирующей части в приказе может не быть.
-
Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
-
Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
-
В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
-
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
-
Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
-
Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
-
К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
-
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
-
Приказы вступают в силу с момента их подписания.
-
Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
-
Нумеруются приказы в течение календарного года.
-
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
-
Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
-
Приказы оформляются на бланках формата А4.
