Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
- организация труда работников;
- заключение трудового договора и прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление работникам отпусков;
- поощрение работников;
- наложение на работников дисциплинарных взысканий;
- аттестация работников;
- ведение штатного расписания;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.
В каждой организации имеется кадровая служба (служба персонала, отдел кадров), важнейшей функцией которой является документирование трудовых правоотношений.
Система кадровой документации – это совокупность документов разных видов, отражающих деятельность кадровой службы. Данное понятие несколько шире, чем понятие «документация по личному составу» за счет организационно-правовой, некоторых видов плановой, отчетной и договорной документации.
Документы по личному составу – это комплекс определенных видов и разновидностей документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности человека.
Документы по личному составу неоднородны.В его состав входят документы различного функционального назначения:
- первичные учетные документы (анкеты, личные карточки Т-2);
- распорядительные документы (приказы о приеме, увольнении, перемещении);
- личные документы (заявления, документы об образовании, трудовые книжки);
- документы по социальному обеспечению (пенсионному и др.).
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
