К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Принято считать, что малая оргтехника – это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.
Многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.
Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.
Классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.
Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники
1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:
- Ручные пишущие средства.
- Пишущие машины.
- Диктофонная техника.
- Печатающие устройства для персональных компьютеров.
2.0. Средства копирования документов:
- Средства электрофотографического копирования.
- Средства ризографии.
3.0. Средства микрографии.
4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:
- Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).
- Конвертовскрывающие машины.
- Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).
- Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).
- Машины для уничтожения документов (шредеры).
- Первичные и вторичные средства хранения документов.
- Картотечное оборудование.
5.0. Средства коммуникационной техники:
5.1. Средства и системы телефонной связи.
5.2. IР-телефония.
5.3. Электронная почта.
5.3. Пневматическая почта.
6.0. Офисная мебель и оборудование.
Ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:
- объем документооборота;
- временные характеристики документопотоков;
- средняя информационная емкость документов;
- количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;
- тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);
- объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);
- первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
- вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);
- вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);
- имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;
- способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);
- наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;
- фирма – производитель данной техники и страна сборки;
- наличие фирменного сервиса в регионе, городе;
- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
- наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;
- соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;
- стоимость оборудования;
- стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;
- стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;
- эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;
- квалификация обслуживающего персонала и пользователей;
- наличие сертификата Ростеста;
- срок службы оборудования.
По определению, документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:
- экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;
- предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;
- исполнение документов и вторичное копирование;
- передача документов на архивное хранение;
- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).
Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.
Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.
Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил – из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.
