Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизир. многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Электрон. документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электрон. подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспеч. возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электрон. документов.
Осн. принципы СЭД: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ, возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса), единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов, эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём, развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Преимущества электронного документооборота:1) прозрачность бизнес-процессов/возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации прозрачной для руководства и контролируемой; 2)повышение исполнительской дисциплины 3)Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников., происходит ускорение документооборота 4)Обеспечение конфиденциальности информации.5) Легкость внедрения инноваций и обучения. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому; 6)Развитие корпоративной культуры. 7)создание эффектив. стратегии управления информацией. Ее цель обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем базам знаний и данным и возможности оптимал. координирования информации; 8)создание электрон. Правител. предусматривает разработки гос.-административными ведомствами своих сайтов, обеспечение их технологического обслуживания, бесперебойного функционирования и эффектив. взаимодействия; 9)подготовка и анализ комментариев к законам и подзаконным актам; 10)предоставление гос. услуг гражданам страны, а также увеличение быстроты реакции федеральных департаментов на запросы граждан; 11)возможности СЭД позволяют отслеживать действия каждого лица, имеющего доступ к судебным делам; 12) стороны, занятые в процессе судопроизводства адвокаты, прокуратура, судебные исполнители, судьи и секретари суда, а также работники системы наказаний, могут отслеживать, собирать и сохранять необх. информацию, связанную с рассмотрением уголовного дела. Документы сканируются и хранятся в электрон. виде; 13) множество задач, связанных с выдачей лицензий и разрешений, сопровождаются подачей большого количества документов, которые должны рассматриваться в комплексе коллективом специалистов, которые в итоге должны предоставить решение выдавать или не выдавать соискателю лицензию или разрешение; 14)по землепользованию входит контроль гос. и частных проектов, таких, как строительство дорог, мостов, жилищное и коммерческое строительство; 15)качество подготовки гос. служащих – один из ключевых моментов в достижении стратегических целей. Традиционными способами обеспечить высокое качество подготовки становится все сложнее. Использование систем дистанц. обучения позволяет решить эту проблему. Библиотеки электрон. документов и системы дистанц. обучения обеспечивают построение процесса регулярного дообучения сотрудников практически без отрыва от осн. работы.
