Для бесперебойного осуществления торговой деятельности оптовые и розничные организации должны иметь необходимые товарные запасы.
Управление товарными запасами - это система мероприятий, направленных на установление и поддержание оптимального объема и структуры запасов для бесперебойного снабжения розничной торговой сети товарами в необходимом количестве и ассортименте.
Основная задача управления товарными запасами - не допустить перебоев в товароснабжении и избежать затоваривания. При этом необходимо ускорять оборачиваемость товарных запасов, сокращать издержки на их формирование и хранение.
Управление товарными запасами на оптовых складах включает:
1. нормирование товарных запасов (установление их необходимых размеров);
2. оперативный учет и контроль состояния товарных запасов;
3. регулирование товарных запасов (поддержание их на необходимом уровне).
В зависимости от функции, которую выполняют товарные запасы, они разделяются на следующие группы:
ü текущие запасы - основная часть запасов, обеспечивает непрерывность торгового процесса между поставками;
ü страховые (гарантийные) запасы - предназначены для обеспечения бесперебойности торговли в случае непредвиденных обстоятельств, (например, отклонения в периодичности или величине поставки или непредвиденного роста спроса);
ü сезонные запасы - образуются при сезонном характере производства (например, производство сельскохозяйственной продукции).
На процесс формирования товарных запасов оказывают влияние следующие факторы:
ü объем дневной реализации товаров;
ü скорость доставки;
ü наличие и состояние складских помещений, холодильного оборудования;
ü физико-химические свойства товаров.
Существуют 4 системы управления товарными запасами, которые отличаются по принципу пополнения запасов.
1. Система управления запасами с фиксированным размером заказа.
Предполагает, что размер заказа является постоянным и очередной заказ на поставку осуществляется в момент, когда наличный запас уменьшится до определенного (порогового) уровня. При этом учет запасов должен вестись непрерывно; как только уровень запасов снизится ниже точки заказа, подается новый заказ.
2. Система управления запасами с фиксированным периодом времени между заказами (с фиксированным интервалом поставки).
Очередной заказ осуществляется через заранее определенный период.
Размер заказа равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запаса, и фактическим уровнем запаса в момент проверки с учетом времени, необходимого на доставку товара.
3. Система управления запасами «минимум-максимум»
Ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.
В данной системе заказы производятся в фиксированные плановые моменты времени, но при условии, что текущий запас в этот момент равен или меньше установленного минимального (порогового) уровня.
4. Система УЗ с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня
Заказы производятся не только в фиксированные плановые моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня.
Выбор того или иного метода управления запасами зависит от характера спроса на товар, способа учета состояния запасов и других факторов.
Нормирование товарных запасов осуществляется различными методами (опытно-статистический метод, метод технико-экономических расчетов, экономико-математическое моделирование и др.). Оперативный учет и контроль за состоянием товарных запасов - важный элемент коммерческой работы с товарами на торговых складах.
Оперативный контроль запасов осуществляется на основании используемых форм учета и отчетности. В торговле традиционно применяют три метода анализа и учета запасов:
ü инвентаризация - сплошной подсчет всех товаров, которые пересчитываются, перевешиваются и перемериваются;
ü снятие остатков - сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного отчета;
ü балансовый метод Зн + П = Q + Др + Зк
В управлении товарными запасами удобнее всего использовать вычислительную технику, которая позволяет значительно ускорить обработку информации. Это, прежде всего, кассовые терминалы с системой учета товародвижения и сканеры, считывающие штриховые коды.
На основе полученной информации о состоянии товарных запасов (отклонениях от нормативов) проводится их оптимизация и регулирование, т. е. принимаются и реализуются коммерческие решения по их нормализации.
Отклонение товарных запасов от установленных нормативов в коммерческой работе нежелательно. Заниженные товарные запасы могут привести к дефициту товаров, перебоям в товароснабжении розничной торговой сети. Сверхнормативные товарные запасы приводят к замедлению товарооборачиваемости, увеличению товарных потерь, ведут к перегрузу складских площадей, ухудшению финансовых показателей. Поэтому нормализация товарных запасов является первостепенной задачей коммерческих работников.
