Загалом процес підготовки і прийняття актів управління охоплює наступні стадії.
1. Підготовка акта управління. Значна їх кількість готується і видається з ініціативи зацікавленого органу, але багато й з ініціативи суб’єктів вико¬навчої влади за дорученням вищих органів, за протестом прокурора, скар¬гами, заявами громадян.
Значний обсяг і неоднорідний зміст роботи, яку має виконати уповно¬важений орган, дає підстави виділити на цій стадії кілька етапів:
а) правова ініціатива – акт управління приймається, якщо є юридичні та фактичні підстави його прийняття, коли в ньому є об’єктивна необхідність;
б) аналіз ситуації й варіантів правового впливу (на даному етапі з’ясовується фактичний стан справ та можливі варіанти розв’язання питань, що виникли);
в) підготовка проекту акта управління (розроблення проекту покладається на орган, структурний підрозділ або окрему посадову особу; проект управлінського акта підлягає обговоренню, узгодженню та належному оформленню; проект акта вважається погодженим за наявності віз керівників відповідного органу виконавчої влади).
Проект акта управління повинен перебувати у вільному доступі для ознайомлення та обговорення всіма зацікавленими особами. Обов’яз¬ковість ведення органами виконавчої влади веб-сторінок та оперативного розміщення на них офіційної інформації про діяльність відповідних органів, чинних та скасованих нормативно-правових актів, проектів нор¬мативно-правових актів з повідомленням про це засобів масової інфор¬мації була передбачена Указом Президента України «Про додаткові захо¬ди щодо забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади» від 1 серпня 2002 р. № 683/2002.
2. Прийняття рішення. Окремі автори слушно зауважують, що чим більша підготовча робота була проведена на попередньому етапі, тим коротшою буде ця стадія1. В ній також можна виділити кілька процедур.
а) можливе обговорення та обов’язкове голосування в колегіальних органах (іноді рішення приймають «в робочому порядку» шляхом опиту¬вання, однак більшість актів управління приймається одноособове керів¬ником органу виконавчої влади; тобто ключовим на даному етапі є підпи¬сання підготовленого проекту);
б) внесення змін до проекту: проект може бути визнаний таким, що потребує доопрацювання, що передбачає розроблення нового, з урахуванням зауважень вимог, висунутих у процесі обговорення й узгодження;
в) оформлення рішення – остаточне редагування проекту акта управління, його підписання та присвоєння акту порядкового номера.
3. Доведення рішення до відома виконавців та зацікавлених осіб. Це є само¬стійна стадія роботи з актом. Вона може здійснюватися шляхом:
— персонального ознайомлення (усно, розісланням копій, повісток, розвішуванням списків, ознайомлення під розписку тощо);
— опублікування в засобах масової інформації, у спеціальних виданнях (збірниках, бюлетенях, газетах, журналах). Окремі неофіційні засобиобнародування також досить часто використовуються: наприклад, вивішування текстів документів у громадських місцях.
В юридичній літературі процедури підготовки та прийняття актів уп¬равління висвітлюються і по-іншому. Так, окремі автори з урахуванням чинників, що характеризують місце та роль цих актів у системі засобів адміністративно-правового регулювання, виділяють процес розроблення та прийняття нормативних актів управління в окремий вид адміністратив¬ного провадження, виділяючи в ньому наступні стадії:
1) встановлення доцільності та необхідності прийняття акта управління та підготовки його проекту;
2) внесення проекту на розгляд відповідного органу;
3) обговорення та опрацювання проекту нормативного акта управління;
4) прийняття та реєстрація нормативного акта управління;
5) опублікування нормативного акта управління2.
П О С Т А Н О В А від 30 листопада 2011 р. N 1242 Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади
Складення деяких видів документів
Накази (розпорядження). Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.Проекти наказів (розпоряджень), що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Накази (розпорядження) підписуються керівником установи, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки..Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію
Протоколи. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).
