Стадії договірної роботи характеризують послідовність її виконання і значення дій, складових їх зміст. Договірна робота зазвичай включає такі стадії:
1)підготовка до укладення договорів (проведення договірної компанії, пошук потенційних контрагентів тощо);
2) розробка, узгодження і ухвалення до виконання актів планування господарських зв'язків у випадках, якщо відносини в цій частині регулюються державою;
3) оформлення договірних відносин;
4) доведення договірних зобов'язань до служб, підрозділів і посадовців підприємства, що беруть участь у виконанні конкретного договору;
5) контроль за виконання договорів;
6)оцінка результатів виконання договорів.
3) оформлення договірних відносин
Складений проект договору і відповідно засвідчений відсилається іншій стороні або декільком сторонам. Якщо інша сторона згодна з умовами, вказаними в проекті договору, вона його підписує і приймає до виконання. Інакше, якщо сторона, що отримала проект договору, не згодна з умовами або є заперечення по ним, складається протокол розбіжностей, про що роблять обмовку в договорі і в 20-денний термін направляють іншій стороні протокол розбіжностей в двох екземплярах разом з підписаним договором. У договорі обов'язково робиться відмітка, що він направлений з протоколом розбіжностей. За відсутності такої відмітки розбіжності, викладені в протоколі розбіжностей, не мають юридичної сили.
Отримавши вказані документи, підприємство, організація зобов'язані в 20-денний термін розглянути їх, включити в договір всі прийняті пропозиції, а розбіжності, що залишилися неврегу- льованими, передати на розгляд господарського суду.
4) Роз'яснення чинного законодавства з питань укладання та виконання договорів
Бажано розробити спеціальний цикл лекцій, доповідей, повідомлень з питань застосування законодавства в договірній роботі, а також плани (тематику), програми для навчання господарських керівників основам правових знань. Для проведення лекцій, семінарів слід запрошувати спеціалістів із органів господарського суду, юстиції, а також наукових працівників.
Юридичній службі підприємства рекомендується приймати участь в організації та проведенні відповідних семінарів для господарських керівників та спеціалістів. При проведенні цих семінарів доцільно використовувати приклади із практики договірно-правової роботи підприємства, необхідно своєчасно інформувати працівників підрозділів про нове в законодавстві та відомчих нормативних актах.
5) Контроль за виконанням договорів
Юридичній службі рекомендується приймати участь у розробці ефективних форм забезпечення контролю за виконанням зобов'язань по договорах. Так, по договорам поставки необхідно організувати контроль за виконанням договірних зобов'язань підприємства і його контрагентами з обліком діючого порядку оцінки виробничої діяльності підприємства по виконанню завдань та зобов'язань по поставкам продукції в кількості, в строки та по номенклатурі (в асортименті) у відповідності з укладеними договорами.
Доцільно організувати на підприємстві облік виконання зобов'язань всіх постачальників та покупців, повному асортименту (номенклатурі) продукції та строками поставки. Форми такого обліку можуть бути різноманітними. При цьому необхідно враховувати, що облік виконання зобов'язань - по видам продукції (по номенклатурі, асортименту). Необхідно добиватися уніфікації форм оперативного обліку та підвищення рівня механізації цих робіт.
Юридична служба перевіряє дотримання законодавства про порядок прийому продукції і товарів по кількості і якості, а також здійснює контроль за належним оформленням актів прийому.
У випадках виявлення фактів порушення договірних зобов'язань юридичній службі необхідно вжити відповідні заходи по їх усуненню. Необхідно забезпечити своєчасне пред'явлення претензій до всіх контрагентів. Претензії, які готують підрозділи підприємства, а також відповіді на претензії, які пред'явлені до підприємства, повинні передаватися юридичній службі на візування.
6) Аналіз договірної роботи
Юридична служба підприємства разом з іншими структурними підрозділами повинна систематично узагальнювати та аналізувати практику укладання та виконання господарських договорів, результати розгляду претензій та позовів, а також повідомлення господарського суду з тим, щоб виявлені в договірній роботі недоліки не повторювати в наступному господарському році.
В процесі аналізу необхідно вивчити наявні недоліки в договірно-претензійній роботі, причини несвоєчасного чи неналежного виконання договірних зобов'язань, дієвість контролю за виконанням договірних зобов'язань, своєчасність виявлення недоліків та реагування підрозділів на них, притягнення винних осіб до відповідальності.
За результатами аналізу необхідно скласти довідку (узагальнення), у якій охарактеризувати договірно-претензійну роботу. При цьому необхідно показати результати роботи по підприємству в цілому та окремим його підрозділам у співвідношенні з іншими періодами. А також зробити висновки та надати конкретні пропозиції по усуненню наявних недоліків та вдосконаленню договірної та претензійної роботи.
Про результати аналізу необхідно повідомити керівника підприємства. За результатами аналізу рекомендується підготувати проект наказу чи план заходів по вдосконаленню договірної та претензійної роботи.
