Рекомендований термін зберігання карток в картотеках — 5 років(виключеням є краєзнавча картотека). Записи більш ранніх публікаційзберігаються вибірково з урахуванням актуальності тематики
відображених документів.
Cистематична картотека статей (СКС) – її структура подібна до структури
систематичного каталогу. Відмінність СКС від систематичного каталогу полягає в
оперативному відображенні нових матеріалів із журналів, газет, періодичних
збірників; у постійному введені нових рубрик.
Матеріали в СКС зберігають доти, доки вони актуальні й на них є попит, а в СК –
до тих пір, поки документ знаходиться у фонді.
СКС організують аналогічно систематичному каталогу згідно з розділами
таблиць класифікації, але використовують більш детальні рубрики, ніж у СК, у
тому числі тематичні. Всередині розділів картотеки картки розміщують за
зворотно хронологічним порядком, що дозволяє користувачам знайомитися з
найновішими публікаціями, а бібліотекареві – оперативно вливати нові картки і
вилучати старі.3
Краєзнавча картотека (каталог) – це спеціальна картотека, яка
відображає документи краєзнавчого змісту, стосовно різних аспектів історії та
сучасного життя регіону. По групуванню матеріалу ця картотека є
систематичною, тобто розстановка карток така ж, як в систематичному каталозі.
У краєзнавчій картотеці відображається матеріал незалежно від року видання.
Основними критеріями відбору краєзнавчої літератури є наукова і художня
цінність матеріалу, що відображає особливості розвитку економіки, культури,
історії краю. Картотека включає книги, брошури, статті з журналів, газет,
збірників та видань, що продовжуються, рецензії, атласи, альбоми та інші
документи. При цьому у краєзнавчій картотеці дублюється інформація про
видання краєзнавчого змісту, включена на підставі загальних правил в алфавітний
і систематичний каталоги.
Особливість угруповання матеріалу в картотеці полягає в тому, що за кожним
поділом картотеки весь матеріал розташовується в зворотньохронологічному
порядку, що дозволяє простежити за новими надходженнями з тієї чи іншої теми.
Для систематизації використовуються «Таблиці для краєзнавчих каталогів
бібліотек».
Картотека назв художніх творів – спеціальна картотека, за допомогою якої
можна швидко установити прізвище автора того чи іншого твору. На кожній
картці картотеки указується назва твору, його жанр, прізвище та ініціали автора,
шифр. Картки розставляються в алфавіті назв творів.
Тематичні картотеки - відображають документи по певній темі. Особливості
тематичних картотек заключається в їх актуальності, в можливості оперативно
пропагувати різні види творів друку.
Останнім часом важливим елементом ДБА стають тематичні добірки статей
(теки). Вони складаються при стійкому читацькому інтересі до конкретної теми і
відсутність книжних публікацій по ній.
До ДБА бібліотеки відносяться і довідкові видання – це твори друку, що
містять короткі відомості наукового, науково-популярного або прикладного
характеру, викладені, оформлені та розміщені так, щоб їх можна було швидко
знайти.
