Створення національної бібліографії України неможливе без взаємодії різних установ, що входять в систему комунікацій. Створення рукописної україніки є завданням архіву і найбільших бібліотек держави, що мають рукописні фонди. Бібліографування спеціальних видів літератури (дисертацій, наукових звітів і т.д.) – функція органів науково-технічної інформації. Книжкова палата, як відомо, відповідає за поточне бібліографування друкованої продукції на основі обов’язкового примірника [35; 76, с. 186-195]. Система обов’язкового примірника служить базою поточної національної бібліографії, державного статистичного обліку видань та забезпечує формування національного бібліотечного фонду України та архіву творів друку. Свої багатопланові функції система обов’язкового примірника здійснює на основі законодавчого забезпечення передачі деякої кількості примірників творів друку (видань) їх виробниками (депозиторами) у законодавчо визначені державні установи (депозитарії) згідно з певними правилами такої передачі (правилами правочинного депонування). Умовою функціонування в державі системи обов’язкового примірника є визначення на державному рівні видів творів друку правочинного депонування, установ-депозиторів та установ-депозитаріїв обов’язкових примірників, а також правил правочинного депонування, які визначають кількість обов’язкових примірників, строки їх передачі та умови поштової оплати. Важливим елементом системи обов’язкового примірника є визначення на державному рівні обов’язків депозиторів по передачі обов’язкових примірників до депозитаріїв та їх право на постійне зберігання виготовлених видань в державних книгосховищах та інформування про їх наявність в органах поточної національної бібліографії. Депозитарії вимагають державного забезпечення на право отримання обов’язкових примірників та зобов’язань по їх використанню відповідно до функціонально-цільового призначення обов’язкових примірників. Ефективність функціонування системи значною мірою залежить від організації з боку держави системи контролю за виконанням правил правочинного депонування та санкцій за порушення цих правил. Таким чином, функціонування системи обов’язкового примірника можливо лише на засадах державного забезпечення шляхом законодавчого регулювання кожного з елементів системи [95]. Серед інституцій, які можуть виконувати функцію створення національної бібліографії – бібліографічний інститут, книжкова палата, національний центр документалістики тощо, – найбільш відповідною цій функції є національна бібліотека – головна бібліотечна установа держави, що відповідає за збирання і збереження всієї книжкової продукції країни, а також іноземної література [5]. Національна бібліотека розглядає національну бібліографію як одну з неодмінних своїх функцій. Поряд з функціями створення повного фонду – видань, що публікуються в країні, зберігання депозитарного примірника національних публікацій, підбору іноземної літератури – існують і суто бібліографічні: публікація поточної НБ, планування та координація бібліографічної інформації, що створюється в країні, а також складання ретроспективної НБ [5]. Про це не раз зазначалось у документах ЮНЕСКО, Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій та установ, Міжнародної федерації з документації тощо. Сьогодні головною організацією в Україні, яка відповідає за стан робіт в галузі державної бібліографії і здійснює повний статистичний облік, комплектування й зберігання друкованої продукції країни (так звана документальна пам’ять України), є не національна бібліотека, а Книжкова палата України. Це зумовлено історичним минулим української держави, її входженням від 1922 р. по 1991 р. до складу СРСР [20; 84]. Книжкова палата України за родом своєї діяльності збирає, реєструє і зберігає все, що виходить на терені нашої держави, вивчає і аналізує процеси, які відбуваються в книговидавництві й книгорозповсюдженні. Книжкова палата готує і видає державні бібліографічні покажчики, що охоплюють практично всі види видань: літописи книг, газет та журнальних статей, образотворчих, картографічних видань, нот, літопис авторефератів дисертацій (щоквартально) [20; 35]. Головними функціями Книжкової палати є держана реєстрація та централізована каталогізація усіх без винятку видів видань України; комплектування і зберігання повного і недоторканого фонду Державного архіву друку — головного сховища всіх видів видань України; наукові дослідження в галузі бібліографії, книгознавства, соціології книги та читання, консервації та реставрації документів тощо. Ці основні функції Книжкової палати визначає Стаття 27 Закону України «Про видавничу справу», прийнятого Верховною Радою України 5 червня 1997 р. № 318/972 [20; 84]. Книжковою палатою в 1999 р. розпочато новий напрям бібліографічної ретроспективної діяльності, пов’язаної з безпосереднім опрацюванням фонду україніки, складовою частиною якого є спецфонд забороненої свого часу літератури. Сучасна концепція НБ розглядає національну бібліографію як неодмінну функцію національної бібліотеки. Поряд з такими функціями, як створення повного фонду видань, що публікуються в країні, зберігання депозитарного примірника національних публікацій, підбору іноземної літератури, співіснують і суто бібліографічні: складання ретроспективної національної бібліографії, публікація поточної НБ, планування і координація бібліографічної інформації, що створюється в країні [20; 61, с. 89]. У Положенні про Національну бібліотеку України ім. В. І. Вернадського (далі – НБУВ) зазначається, що однією з головних функцій Бібліотеки є «виявлення в усьому світі та облік україніки на всіх видах носіїв інформації, створення національних банків даних рукописної, друкованої україніки, видання повної ретроспективної національної бібліографії документів на всіх видах носіїв, що включає: твори українською мовою незалежно від місця створення; твори всіма мовами, створені на території України; твори всіма мовами про Україну і український народ, створені в усьому світі» [61, с. 89]. Національна парламентська бібліотека України (далі – НПБУ) є однією з провідних установ зі створення посібників національної бібліографії, методичним центром з надання допомоги бібліотекам усіх систем і відомств в організації їх діяльності. Визначальні політичні, соціально-економічні особливості розвитку нашої держави поставили перед національною бібліографією ряд нових, важливих завдань. Найважливіше з них — це створення повного українського бібліографічного репертуару, що стане гарантом загальнодоступності вітчизняної документальної інформації. Науково-бібліографічний відділ НПБУ в рамках проекту «Створення системи посібників національної бібліографії» послідовно продовжує підготовку та видання фундаментальних випусків «Друкованого зведеного каталогу української книги у фондах бібліотек та музеїв системи Міністерства культури і мистецтва України (1574-1923)». У 1998 р. вийшов перший випуск «Друкованого зведеного каталогу україномовної книги державних бібліотек та музеїв України» (уклад. : Р. Жданова, І. Негрейчук. – К. : Глобус, 1999. – 296 с.), до якого ввійшли книги українською мовою за 1808-1900 рр., незалежно від місця їх видання. Уже сформовано й чекає на видання другий випуск української книги за 1901-1910 рр. Багатотомне видання стане універсальним джерелом фондів однієї з найпотужніших бібліотечних систем держави, ввійде складовою до Українського бібліографічного репертуару. Подані в них матеріали сприятимуть вивченню історичного розвитку нашої держави, її культури, науки та інших сфер суспільного життя, допоможуть у формуванні джерелознавчої основи наукових досліджень, послужать основою для вивчення книжкових ресурсів бібліотек України [35].
