Електронний каталог – це бібліотечний каталог у машиночитній формі, що працює в реальному режимі часу та забезпечує доступ до ресурсів каталогу не тільки користувачам певної бібліотеки, але і віддаленим клієнтам за допомогою мережі Інтернет. ЕК є складовою ―Системи каталогів і картотек‖. ЕК універсальний за змістом. Розкриває склад і зміст документів різними мовами, що становлять фонд бібліотеки, незалежно від того на яких носіях інформації (друкованих, аудіовізуальних, електронних тощо) вони представлені.
ЕК будується на основі принципів науковості, інформативності, доступності, планомірності, економічності. Вимоги, які повинен задовольняти ЕК: корисність (не тільки для внутрішніх, але й для зовнішніх користувачів); доступність (в будь-який час і в будь-якому місці); повнота на основі постійного оновлення; гнучкість (простота реорганізації); врахування індивідуальних побажань користувачів; формат, який забезпечує повноту надання даних; низькі затрати на введення даних.
Електронний каталог включає машиночитні бібліографічні описи на наступні види видань, представлені у фондах бібліотеки: • книги вітчизняні й іноземні; • періодичні видання; • мультимедійні видання; • брошури.
ЕК призначений для інформаційного пошуку й добору авторських або безавторських документів, необхідних для наукової, практичної чи навчальної діяльності.
ЕК призначений як для користувачів, так і для службового використання працівниками бібліотеки в процесі виконання ними функціональних обов'язків.
ЕК виконує функції усіх видів каталогів: фондовідображальну, інформаційно-пошукову, довідкову й пізнавальну функції.
ЕК сприяє підвищенню загальноосвітнього, професійного й культурного рівня користувачів, формуванню їхнього світогляду, моральному та естетичному становленню через інформацію, яку вони отримують. Це досягається завдяки структурі каталогу, його оформленню, спрямованості анотацій тощо.
Процес створення ЕК ДОНМБ за допомогою програми ІРБІС починається у відділі комплектування, коли відомості про документ вводяться в базу даних. При одержанні документа запис редагується. Редагування запису включає в себе процес індексації, тобто визначення поличного індексу, авторського знаку, каталожного індексу, предметної рубрики. Подальше редагування бібліографічного запису передбачає визначення типу документа, додаткової інформації, а саме: відомостей щодо 5 назви, інформації про видання, серію, редагується весь бібліографічний запис, тобто здійснюється подвійний контроль, який сприяє більш якісному відображенню інформації в електронному каталозі.
Результатом завершення роботи над конкретним документом є каталожна картка та книжковий формуляр, які ми друкуємо. Процес друку буде здійснюватись доти, поки існуватимуть карткові каталоги та видача документів користувачам в традиційному режимі.
Фахівці відділів згідно з функціональним розподілом обов'язків забезпечують комплекс процесів, від наукової систематизації літератури до створення системи електронного каталогу (ЕК).
Частота відновлення бази даних ЕК - постійно в міру надходження бібліографічних описів
